Ze wsparciem sztucznej inteligencji

Rosnące potrzeby użytkowników sprawiają, że na znaczeniu zyskują i nadal będą zyskiwać systemy zarządzania dokumentami (Document Management System, DMS). Pozwalają nie tylko gromadzić, przechowywać czy grupować dokumenty, ale także w wielu przypadkach rozpoznawać znajdujące się w nich treści. To ułatwia pracę i pozwala szybko znajdować pożądane informacje. Doświadczenia firm wdrażających takie rozwiązania pokazują, że najłatwiej zacząć od kilku wybranych obszarów (np. faktury, umowy) i sukcesywnie rozszerzać zasięg wykorzystania systemu DMS.

Jednym z zauważalnych ostatnio trendów jest postępująca automatyzacja procesów przetwarzania dokumentów. Chodzi o to, aby w jak największym stopniu odciążyć pracownika od obróbki zawartości dokumentów skanowanych lub przesyłanych w cyfrowych plikach. Systemy samoczynnie rozpoznają rodzaj znajdujących się w nich danych, automatycznie je klasyfikują i katalogują, umieszczają w odpowiednich miejscach cyfrowej biblioteki, a nawet łączą z innymi danymi, czy dopasowują do właściwych procesów biznesowych w firmie.

Inteligentne przetwarzanie dokumentów (Intelligent Document Processing, IDP) wykorzystuje w coraz większym stopniu rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji. Dzięki temu odczytywaniem i przetwarzaniem danych z dokumentów, również tych o nieuporządkowanej strukturze, mogą w coraz większym stopniu zajmować się systemy informatyczne, nie pracownicy.

Rozwiązania te wpisują się w szerszy trend automatyzacji procesów biznesowych i są z nimi nierozerwalnie związane. Prawie trzy czwarte uczestników badania przeprowadzonego przez GlobalData stwierdziło, że techniki służące automatyzacji zrewolucjonizują ich branżę w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy.

Inteligentna automatyzacja, obejmująca również inteligentne przetwarzanie dokumentów, to połączenie technik RPA (Robotic Process Automation) z algorytmami sztucznej inteligencji. Z perspektywy resellerów i integratorów ważne jest to, że – jak wynika z raportu GlobalData – firmy rozważają jej zastosowanie nie w perspektywie najbliższych lat, lecz już obecnie, do rozwiązywania konkretnych, pojawiających się tu i teraz problemów. I chociaż na polskim rynku nie jest jeszcze zbyt powszechnie wykorzystywana, to przekonanie do takiego podejścia również polskich użytkowników może owocować konkretnymi umowami i wdrożeniami.

Zdaniem integratora

Radosław Nowak, prezes zarządu, Penta  

Obserwujemy silny wzrost zainteresowania systemami elektronicznego obiegu dokumentów. Klienci wykazują własną inicjatywę w poszukiwaniu informacji na temat możliwości ich wdrażania. Hybrydowy model pracy nadal zdecydowanie wzmacnia ten trend. Przed pandemią tego rodzaju zapytania należały do rzadkości, teraz są na porządku dziennym. Rośnie też popyt na przetwarzanie informacji w chmurze – firmy dostrzegają, że mechanizm ten umożliwia łatwe korzystanie z zasobów. Doceniają też zdecydowanie szybszy proces wdrożeniowy, bez konieczności dostosowywania infrastruktury na potrzeby instalacji systemów.