Wyzwania i szanse

Z punktu widzenia integratorów to wręcz wymarzony czas na robienie interesów w obszarze przetwarzania dokumentów i zarządzania ich obiegiem. W modelu hybrydowym trzeba bowiem zapewnić pracownikom odpowiednie warunki w dwóch miejscach – w domu i w biurze. I tu, i tu cyfrowe środowisko pracy powinno charakteryzować się odpowiednio zdefiniowanymi parametrami i podobnym pod względem funkcjonalnym wyposażeniem. Do tego dochodzi konieczność zastosowania systemu integrującego poszczególne elementy obiegu informacji i komunikacji.

Pracownik obsługi płatności musi mieć możliwość digitalizacji napływających faktur zarówno w domu, jak i w siedzibie firmy. Oczywiście, nie potrzebuje w obu miejscach takiego samego, rozbudowanego skanera o dużych gabarytach. W domu powinien mieć przenośne oraz łatwe w obsłudze urządzenie. W biurze może natomiast korzystać z wielofunkcyjnej maszyny, która pozwoli na wykonanie zadań trudnych do zrealizowania w warunkach domowych, jak na przykład wprowadzenie do systemu dokumentów o większych formatach czy automatyczne OCR-owanie większej ilości materiałów. Ważne, aby dane z obu urządzeń były ze sobą spójne i znajdowały się w jednym środowisku informacyjnym.

Dla integratorów to duże wyzwanie, ale i jednocześnie duża – być może nawet już w najbliższym czasie niepowtarzalna– szansa biznesowa. Wykorzystają ją przede wszystkim ci, którzy będą potrafili umiejętnie dobrać i doradzić przedsiębiorcom wdrożenie stosownych rozwiązań dla kształtującego się właśnie cyfrowego środowiska pracy. Nie tylko zresztą pod wpływem skutków pandemii, lecz także za sprawą dziejących się równocześnie od dłuższego czasu procesów tzw. cyfrowej transformacji. 

To dobry czas na współpracę z klientami również i z tego powodu, że w momencie ogłoszenia lockdownu firmy zazwyczaj na szybko wprowadzały rozwiązania z zakresu pracy zdalnej. Ad hoc dostosowywały posiadane zasoby do wymogów sytuacji pandemicznej, godząc się (niejednokrotnie świadomie) na tymczasową rezygnację z wymaganych standardów. Teraz przychodzi czas na analizę sytuacji, weryfikację zastosowanych narzędzi i wdrożenie potrzebnych, dopasowanych do własnych potrzeb i wymogów systemów informatycznych. To, co sprawdzało się w warunkach pandemii, nie musi wcale dobrze funkcjonować w realiach pracy hybrydowej.

Źródło: Cyfrowa Rewolucja, Raport EFL, 2021

Rynek do zagospodarowania

Już w czasie pandemii zauważalny był wzrost zapotrzebowania na rozwiązania z zakresu elektronicznego obiegu i przetwarzania dokumentów. Narzędziami do digitalizacji dokumentów zaczęły interesować się w większym niż wcześniej stopniu mniejsze firmy i instytucje publiczne. 

Przedsiębiorcy zauważyli bowiem, że elektroniczne przetwarzanie nie tylko umożliwia pracę zdalną, lecz także służy zwiększeniu efektywności funkcjonowania firmy czy instytucji. Jak wynika z raportu „Paperless 2021” opracowanego przez fundację Digital Poland, do głównych zalet cyfrowego obiegu zalicza się: bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu pracownika (80 proc. odpowiedzi), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.), możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.), a także, co istotne z punktu widzenia pracodawcy, możliwość monitorowania i zarządzania pracą zdalną (74 proc.).

Potencjał do biznesowego zagospodarowania jest wciąż spory. Jedynie 45 proc. ankietowanych w badaniu Digital Poland przyznało, że w ciągu wcześniejszych 12 miesięcy korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Jednocześnie jednak tylko 35 proc. pracowników firm posługiwało się systemami stworzonymi na potrzeby cyfrowego obiegu. To informacja ważna dla integratorów, gdyż pokazuje skalę możliwości dalszego rozwoju. Warto przy tym zauważyć, że prawie połowa uczestników badania (47 proc.) jest zdania, iż dokumenty należy również drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Takie podejście poszerza wachlarz rozwiązań możliwych do zaoferowania klientom.