Rynek skanerów dokumentowych wyposażonych w automatyczny podajnik kartek (ang. Automatic Document Feeder) wciąż rozwija się, mimo że od wielu lat mówi się o coraz mniejszym wykorzystaniu w biurze tradycyjnego papieru, a wraz z nim sprzętu do skanowania i drukowania. Widać wzrost zainteresowania tym segmentem rynku, ponieważ ilość dokumentów papierowych w firmach i instytucjach wcale nie spada. Potwierdzeniem tego trendu jest m.in. coraz większa liczba producentów, których oferta zawiera skanery dokumentowe.

Również wyniki badań opublikowane przez IDC w sierpniu 2013 r. pokazują duże ożywienie na tym rynku. Według nich w Europie Zachodniej sprzedaż wydajnych skanerów dokumentowych w II kw. 2013 r. wzrosła aż o 29,9 proc. w ujęciu rocznym. Jako powód analitycy podają fakt, że firmy chcą archiwizować bądź przetwarzać w postaci cyfrowej duże ilości dokumentów. Do piątki głównych dostawców w Europie Zachodniej IDC zalicza firmy: Fujitsu, Canon, Epson, HP oraz Brother, mające łącznie 85,8 proc. udziału w rynku.

Producenci przewidują, że w najbliższym okresie wysoka stopa wzrostu sprzedaży skanerów się utrzyma. Czynnikami napędzającymi sprzedaż będzie dążenie do automatyzacji procesu digitalizacji dokumentów oraz wzrost popularności chmur obliczeniowych i mobilność. Automatyzacja wynika z coraz częstszego skanowania dokumentów od razu w miejscu ich powstania lub pojawienia się w firmie. Z kolei rosnąca liczba urządzeń mobilnych zmienia styl pracy i sposób dostępu do dokumentów – szybko i z dowolnej lokalizacji.

– Papierowe dokumenty są nadal bardzo szeroko wykorzystywane w wielu branżach – mówi Szymon Szczur, koordynator ds. wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych, Konica Minolta Business Solutions Polska. – Temu trendowi towarzyszy drugi, rodzący interesujące możliwości biznesowe dla resellerów. Zyskują bowiem szansę rozszerzenia oferty o usługi towarzyszące sprzedaży samych urządzeń – m.in. o aplikacje i oprogramowanie do zarządzania procesami związanymi ze skanowaniem, przetwarzaniem, archiwizowaniem i zarządzaniem obiegiem dokumentów.

 

Bartłomiej Cholewa

Product Manager odpowiedzialny za skanery dokumentowe Fujitsu, Alstor

Oprócz skanerów, proponujemy naszym partnerom do odsprzedaży usługi serwisowe: serwis eksploatacyjny, wydłużoną gwarancję, naprawy w siedzibie klienta. Nasz serwis ma status autoryzowanego serwisu skanerów dokumentowych Fujitsu, a najwyższa jakość usług potwierdzona jest certyfikatem ISO 9001. Oferujemy również specjalizowane oprogramowanie do skanerów dokumentowych – Kofax Express do obróbki obrazu oraz Readsoft do interpretacji dokumentów. Nasi partnerzy mogą też udostępniać klientom końcowym skanery do testów.

 

Potencjalnym klientem na przemysłowe skanery jest każdy podmiot, który ma problemy związane z obiegiem dokumentów, ewentualnie planuje ich cyfrową archiwizację bądź zwykłe udostępnianie i wysyłanie skanów. Dobrymi odbiorcami są jednostki administracji państwowej wszystkich szczebli, służby mundurowe, szpitale, jednostki edukacyjne, urzędy pracy, firmy ubezpieczeniowe oraz firmy z wdrożoną polityką obiegu dokumentów. Największych możliwości sprzedażowych tego typu urządzeń resellerzy powinni szukać w przetargach publicznych ogłaszanych przez instytucje państwowe oraz konkursach ofert organizowanych przez duże korporacje.

 

Rozproszone czy scentralizowane?

Jedną z ról resellera może być wsparcie klienta w zakresie organizacji systemu skanowania w jego firmie. Może on wskazać odpowiedni rodzaj skanera dla poszczególnych stanowisk pracy lub zasugerować model scentralizowany, z jednym wysokowydajnym skanerem dla całej firmy lub departamentu, zamiast kilkoma mniejszymi.

W modelu centralnym osiąga się oszczędności płynące z efektu skali, ale jednocześnie powoduje to sytuację, gdzie np. lokalne oddziały są zmuszone do wysyłania dużych ilości dokumentów do centrali, co generuje koszty transportu, powoduje opóźnienia, grozi uszkodzeniem bądź utratą części dokumentów. Dlatego warto rozważyć wdrożenie modelu rozproszonego, w którym lokalne biura mają własne skanery dokumentów i dzięki nim mogą zasilać swój system zarządzania dokumentami. W ten sposób można ograniczyć koszty operacyjne i przyspieszyć procesy biznesowe

 

Od najmniejszych do największych

Klienci najchętniej kupują skanery do masowego przetwarzania dokumentów w formacie A4, ponieważ większość dokumentów w firmowym obiegu ma właśnie tę wielkość. Wydajne skanery produkcyjne są przeznaczone dla dużych instytucji z sektorów finansowego i publicznego. Natomiast małe firmy stają się coraz częściej odbiorcami mniejszych, biurkowych modeli skanerów dokumentowych.

Najprostsze urządzenia to właśnie skanery biurkowe, przeznaczone do skanowania maksymalnie 2 tys. dokumentów dziennie. Są dobrym rozwiązaniem dla biznesu, w którym istnieje potrzeba archiwizacji dokumentów, skanowania do aplikacji lub wdrożenia niedrogiego systemu zarządzania dokumentami. Tej klasy sprzęt potrafi już skanować dwustronnie i z prędkością nawet 20 kartek na minutę. Kolejna kategoria to skanery dla grup roboczych, sprawdzające się we współpracy z aplikacjami zarządzającymi obiegiem dokumentów. Urządzenia z tej grupy oferują skanowanie za pomocą ADF lub podajnika płaskiego, z prędkością do 30 stron A4 na minutę. Poziom wyżej stoją skanery departamentowe. Charakteryzują się prędkością skanowania dochodzącą do 60 stron na minutę i znacznie wyższą jakością skanów.

 

Najwyższa klasa to skanery produkcyjne, mogące przetworzyć nawet 100 tys. stron dziennie, z prędkością 240 kartek na minutę. Są wyposażone w dużej pojemności podajniki ADF oraz zaawansowane rozwiązania, np. ultradźwiękowy czujnik zapobiegający podwójnym pobraniom. Odrębną klasę stanowią skanery sieciowe, z których może korzystać wielu użytkowników z przyznanymi uprawnieniami poprzez odpowiednią aplikację. Ich wydajność oscyluje między 20 a 50 stron na minutę.

 

Skaner w pakiecie

Skanery do niedawna były zaliczane głównie do peryferii komputerowych. Obecnie stanowią ważne ogniwo w procesie archiwizacji i obiegu dokumentów. Coraz częściej są wyposażane w funkcje współdziałania z usługami w chmurze, np. Evernote czy Dropbox, które zapewniają użytkownikom dostęp do zeskanowanych dokumentów. Powstają skanery miniaturowe, przeznaczone do współpracy z laptopami. Ale urządzenia mobilne zagrażają także pozycji mniejszych skanerów, bowiem coraz lepsza jakość aparatów fotograficznych wbudowanych w smartfony umożliwia po prostu wykonanie fotografii potrzebnego dokumentu i w ten sposób wprowadzenie go do cyfrowego obiegu.

Istotne jest, aby reseller rozszerzył swoją ofertę nie tylko o skanery, ale również o oprogramowanie do zarządzania dokumentami. W przetargach bowiem często wymogiem jest wdrożenie aplikacji DMS lub innej, np. do automatycznej obróbki obrazu. Także producenci urządzeń w coraz większym stopniu rozwijają tę dziedzinę biznesu. Obecnie odchodzi się od rozwiązań skoncentrowanych na jednej podstawowej funkcji na rzecz tych pozwalających zrealizować pełne spektrum zadań związanych z obsługą dokumentów. Całościowe podejście do tych zagadnień pozwala resellerom zarabiać nie tylko na dostawie urządzeń, ale również na usługach wdrożeniowych.

 

 
Szybko i bez zagnieceń

Dostawcy skanerów produkcyjnych muszą sprostać wymaganiom rynku – klienci chcą skanować więcej, szybciej, bezpieczniej, dokładniej i taniej. Najbardziej wydajne urządzenia, które skanują więcej niż dwie strony A4 na sekundę, powinny zapewniać także bezpieczeństwo dokumentów i… użytkowników. Gwarantują je m.in. systemy separacji kartek i aktywnej ochrony papieru wykorzystujące czujniki ultradźwiękowe oraz sensory mierzące prędkość obrotową rolek. Ważna jest także wszechstronność urządzenia, czyli możliwość skanowania różnej grubości dokumentów w jednym cyklu.

 

Karol Andruszkiewicz

szef sprzedaży systemów biurowych, Epson

Głównym odbiorcą rozwiązań IT od dłuższego czasu pozostają wszelkiego typu instytucje finansowe (banki, firmy ubezpieczeniowe) i sektor publiczny. To właśnie w tym miejscu resellerzy powinni szukać sporych możliwości sprzedaży skanerów dokumentowych. Również rynek medyczny jest ciekawym kąskiem dla sprzedawców zarówno skanerów, jak i drukarek, ponieważ – mimo kryzysu – przewiduje się spory wzrost wydatków na infrastrukturę IT w tym sektorze.

 

Profesjonalne skanery dbają także o kwestie związane z odpowiednio delikatnym pobieraniem kartek. Powinny być rozpędzane w taki sposób, aby papier (szczególnie o małej gramaturze) nie był szarpany, tylko stopniowo rozpędzany i płynnie przesuwany. Bardzo ważne jest też odpowiednie wyhamowanie ruchu papieru po zeskanowaniu, aby zapobiec wypadaniu kartek, szczególnie w przypadku największej prędkości skanowania. W mniej wydajnych urządzeniach służą do tego odpowiednie stopery, w bardziej wydajnych – specjalne rolki wyjściowe.

 

Skan lepszy niż oryginał

Skanery produkcyjne to specyficzna grupa produktów, ponieważ prędkość skanowania oraz wielkość podajnika nie są głównymi czynnikami wpływającymi na wybór modelu. Użytkownicy zwracają uwagę głównie na jakość uzyskiwanych skanów, oczekując, że będzie lepsza niż oryginału. Dlatego dostawcy wyposażają urządzenia w funkcje, które poprawiają jakość skanowanych treści (szczególnie tekstu), co finalnie przekłada się też na skuteczność np. optycznego rozpoznawania znaków.

– Klienci coraz częściej zwracają także uwagę na dołączone do skanerów oprogramowanie. Z tego powodu do naszych urządzeń dodajemy pakiet funcji umożliwiający zarówno skanowanie, jak i zarządzanie już przetworzoną na format cyfrowy dokumentacją – mówi Krzysztof Wójciak, dyrektor zarządzający Modecomu.

W najlepszych dostępnych obecnie na rynku skanerach są montowane systemy cyfrowego przetwarzania obrazu zawierające specjalne procesory. Dzięki temu urządzenia te umożliwiają wykonania dodatkowych bez wpływu na prędkość skanowania. Umożliwiają na przykład konwersję dokumentów kolorowych na czarno-białe lub pozbawienie skanu konkretnego koloru, automatyczne rozpoznawanie formatu zeskanowanego dokumentu czy filtrowanie tła.

Wybrani producenci skanerów dokumentowych i ich dystrybutorzy na polskim rynku

Avision: DtpSoft, Veracomp

Brother: ABC Data, Action, For Ever, Megabajt, Tech Data

Canon: ABC Data, Dicom, Veracomp

Epson: AB, ABC Data, For Ever, Tech Data

Fujitsu: Alstor, Dicom

HP: AB, ABC Data, Tech Data

ibml: Dicom, DtpSoft

Image Access: DDP

InoTec: DDP

Kodak: Dicom, Veracomp

Panasonic: Dicom

Plustek: Modecom

Triumph-Adler: Galaxy