W ostatnim czasie władze Nowego Jorku oraz San Francisco zaobserwowały interesujące zjawisko, jakim jest exodus mieszkańców. W większości przypadków chodzi o specjalistów, którzy pracują dla dużych koncernów bądź obiecujących start-upów. Przed epoką koronawirusa taka przeprowadzka oznaczałaby rezygnację z najlepiej płatnych i prestiżowych miejsc pracy w Stanach Zjednoczonych.  Teraz jest inaczej, część Amerykanów porzuca wielkie aglomeracje, które drenują ich kieszenie i wraca w rodzinne strony. Tym bardziej, że szefowie wielkich firm często wręcz namawiają personel, aby nie przychodził do biura i wykonywał swoje obowiązki z domu. Sundar Pichai, CEO Alphabetu, oznajmił pracownikom, że nie muszą wracać do biur do połowy 2021 r. Władze Twittera zapowiedziały, że można pracować w domu przez czas nieokreślony. Również szefowie Facebooka poinformowali, że w ciągu najbliższej dekady będą dążyć do popularyzacji pracy zdalnej. Mark Zuckerberg stwierdził, że strategia firmy polega na przyciąganiu najlepszych talentów, a ich produktywność nie maleje, gdy wykonują służbowe obowiązki na odległość.

Tego typu zapowiedzi muszą rodzić pewne obawy, chociażby wśród firm żyjących z wynajmu powierzchni biurowych. Oczywiście takie przestrzenie nie znikną z rynku, ale część ekspertów zwiastuje powolny zmierzch modnych do niedawna aranżacji typu open space. Niewykluczone, że ich miejsce zajmą kameralne, małe biura, złożone z zamkniętych gabinetów. Coraz częściej mówi się również o koncepcji rozproszonego biura, która polega na tym, że centralny duży moloch zastępowany jest przez malutkie oddziały, znajdujące się blisko miejsc, gdzie znajdują się mieszkania pracowników. Oprócz architektów wnętrz sporo pracy mogą mieć w tym kontekście integratorzy IT.  Gdzieniegdzie słychać głosy, żeby na przykład do minimum ograniczyć używanie wspólnych przycisków i, dajmy na to, wysyłać polecenia do windy za pomocą smartfona. Z kolei sale konferencyjne mogłyby zostać wyposażone w aktywowane głosem technologie do sterowania oświetleniem czy sprzętem audiowizualnym. W przestrzeni publicznej pojawiają się też bardziej odważne inicjatywy. Część przedsiębiorców chce monitorować stan zdrowia pracowników, wykorzystując do tego najnowsze technologie. Niektóre firmy pracują nad aplikacjami telefonicznymi do śledzenia kontaktów oraz analizy interakcji między pracownikami w domach i biurach. Jeszcze inni idą krok dalej, postulując umieszczenie czujników do mierzenia temperatury przy każdym biurku. Jak na razie trudno wyrokować, w jakim kierunku pójdą zmiany, ale tak czy inaczej, wydają się nieuniknione.

Workspace i cyfrowy bałagan 

Jednak zanim integratorzy przystąpią do realizacji ambitnych projektów w popandemicznej rzeczywistości, najpierw przyjdzie im się zmierzyć z bardziej przyziemnymi problemami, chociażby takimi jak organizacja cyfrowego miejsca pracy.

– Rozwiązania typu workspace, tworzące cyfrowe miejsca pracy powinny znaleźć się w kręgu zainteresowań resellerów oraz integratorów. Nie można wykluczyć, że takie sytuacje, jak obecna, się powtórzą. Zresztą zawsze będziemy mieć do czynienia z nieprzewidzianymi zdarzeniami i nie musi to być pandemia, ale na przykład katastrofy naturalne. Dodatkowo wiele firm rozważa ograniczenie powierzchni biurowej, czy wprowadzenie systemu pracy zmianowej – tłumaczy Krzysztof Rachwalski, Country Manager Citrix Systems.

Temat związany z cyfrowym miejscem pracy często przewijał się już podczas ubiegłorocznych konferencji informatycznych. I choć nie ulega wątpliwości, że nowe technologie usprawniły wiele procesów, to jest i druga strona medalu, bo nadmiar aplikacji i urządzeń wprowadził w wielu organizacjach niekontrolowany chaos. Szacuje się, że przeciętne przedsiębiorstwo korzysta z około pół tysiąca aplikacji, które często są od siebie izolowane. Citrix wyliczył, że pracownik biurowy marnuje średnio połowę swojego czasu na logowanie się do programów, a także wyszukiwanie danych lub odpowiednich narzędzi. Platformy workspace mają uporządkować ten cyfrowy bałagan, centralizując zarządzanie aplikacjami, danymi i punktami końcowymi, a jednocześnie umożliwiając poszczególnym członkom zespołów zdalną współpracę. Podstawowym założeniem systemów tej klasy jest zapewnienie dostępu do zasobów z dowolnego miejsca i każdego urządzenia przez 24 godziny na dobę.

– Można śmiało stwierdzić, że wdrożenie platformy workspace uodparnia organizację na wypadek taki, jak pandemia i konieczność zamknięcia biur. Ostatnie pół roku pokazało, że w sytuacji, gdy ze względów bezpieczeństwa trzeba zapewnić pracę w domu, rozwiązania do pracy zdanej są wręcz koniecznością – podkreśla Krzysztof Rachwalski.

Ponieważ wraz z nadejściem koronawirusa trzeba było szybko zorganizować cyfrowe miejsca pracy w mieszkaniach, większość działów IT, aby sprostać nowej sytuacji, sięgało po rozwiązania ad hoc. Nie bez przyczyny Satya Nadella, CEO Microsoftu, podczas konferencji Build w maju br., stwierdził, że rola technologicznych ekspertów stała się teraz ważniejsza niż kiedykolwiek, ponieważ dwa lata transformacji cyfrowej wydarzyły się w dwa miesiące. Zasadne jest pytanie, jakie wnioski wyciągną przedsiębiorcy z tego przyspieszonego kursu cyfryzacji? Czy pozostaną przy rozwiązaniach tymczasowych, a może zainwestują w profesjonalne narzędzia?

Część firm nadal będzie posiłkować się programami do spotkań online czy korzystać z dostępu VPN. Problem polega na tym, że są to rozwiązania doraźne i w dłuższej perspektywie nie zastąpią ciągłego, bezpiecznego dostępu i możliwości zdalnego korzystania z firmowych zasobów. To mogą zrobić jedynie rozwiązania typu workspace,tworzące kompleksowe, cyfrowe i mobilne środowisko pracy – twierdzi Krzysztof Rachwalski.

Blaski i cienie nowego modelu pracy

Praca zdalna przynosi obustronne korzyści. Pracownicy nie tracą czasu i pieniędzy na dojazdy i rozliczają się nie z liczby godzin spędzonych przed biurkiem, lecz ze zrealizowanych zadań. Z kolei pracodawcy zyskują większy dostęp do specjalistów, a poza tym odnotowują mniejszą absencję z powodu zwolnień lekarskich. Tyle teoria, natomiast praktyka okazuje się nieco bardziej złożona. Analitycy IDC w lutym zapytali przedsiębiorców o wskazanie najważniejszego problemu przy wdrażaniu modelu pracy zdalnej. Okazało się, że co piąty respondent wymienił przepustowość łączy internetowych. Gdyby podobne badanie przeprowadzono obecnie, to ten wskaźnik byłby zdecydowanie wyższy. COVID-19 sprawił, że tradycyjne biura, w których „wrzało” od internetowego ruchu przez kilkanaście godzin na dobę, z dnia na dzień zastygły w bezruchu. Odwrotna sytuacja miała miejsce w mieszkaniach, gdzie starsi domownicy wykorzystywali łącza internetowe do codziennej pracy, a młodsi łączyli się ze swoimi nauczycielami, w wolnych chwilach zaś grali w Fortnite’a. O skali zjawiska świadczy skierowany do Netflixa i YouTube’a apel Thierry’ego Bretona, unijnego komisarza ds. rynku wewnętrznego, o… obniżenie jakości oferowanych filmów z rozdzielczości HD do standardowej SD. Również dostawcy rozwiązań do komunikacji podjęli działania umożliwiające uporanie się ze słabą jakością transmisji.

– Udoskonalona wersja naszej platformy pozwala na inteligentne skalowanie rozdzielczości 360p lub niższej, tak aby wyglądała na 720p. Ponadto zwiększa jakość w wybranych, szczególnie istotnych obszarach obrazu wideo, jak chociażby twarz rozmówcy. Dzięki temu nawet użytkownicy dysponujący słabszą przepustowością sieci nie powinni narzekać – zapewnia Przemysław Kania, dyrektor generalny Cisco.

Innym zmartwieniem szefów, którzy odesłali swoich podwładnych do pracy w domu, jest wzrost zagrożeń cybernetycznych. Jak wynika z najnowszego „Netskope Cloud and Threat Report” korzystanie z aplikacji oraz witryn wysokiego ryzyka zwiększyło się w czasie pandemii o 161 proc., a ruch na stronach dla dorosłych wzrósł o 600 proc. Autorzy raportu zauważają, że jedną z konsekwencji zacierania się granic pomiędzy użytkownikiem domowym i biznesowym, jest nagminne wykorzystywanie urządzeń służbowych do celów prywatnych.  Według  danych IBM-a niemal 30 proc. zdalnych pracowników deklaruje, że pozwala dzieciom oraz innym członkom rodziny korzystać ze swoich służbowych laptopów. Z kolei 53 proc. pracuje zdalnie na prywatnych komputerach, którym brakuje odpowiednich zabezpieczeń, takich jak system antywirusowy czy firewall. Tymczasem profesjonalne systemy workspace posiadają funkcjonalności pozwalające do minimum ograniczyć ryzyko cyberataku. Pod względem technicznym dział IT wykorzystuje integrację takiego systemu z wszystkimi głównymi repozytoriami tożsamości, wieloskładnikowymi mechanizmami uwierzytelniania i protokołami SSO. Poza tym osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo mogą poskromić swobodę pracowników, uniemożliwiając im kopiowanie czy drukowanie określonych dokumentów, bądź korzystanie z określonych witryn internetowych.  Zdaniem specjalistów elementy bezpieczeństwa powinny być wbudowane w każdy element rozwiązania typu workspace – od tablic i terminali w salach konferencyjnych, aż po aplikacje do współpracy.

Zdaniem specjalisty

Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya  

Badania przeprowadzane w wielu firmach pokazują, że znacząca część osób woli kontynuować pracę zdalną. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom mogą wspólnie pracować nad projektami, udostępniać treści i prezentacje, ustawiać zadania do wykonania, a pracodawcy mogą kontrolować poziom i status realizacji przydzielonego zadania.  I jest to niezależne od miejsca, w którym przebywają.

  
Rafał Lipka-Zanozik, Area Sales Manager, innovaphone  

Nowoczesne narzędzia do komunikacji bardzo dobrze wpisują się w pracę środowisk rozproszonych. Elastyczność tego typu rozwiązań zapewnia sprawną i efektywną współpracę. Należy jednak też zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa. To jeden z kluczowych kierunków rozwoju systemów komunikacyjnych, zwłaszcza w kontekście zwiększającej się liczby cyberataków.

  
Paweł Marciniak, dyrektor regionalny na Europę Wschodnią, Matrix42  

Zdalny dostęp do sieci i zasobów firmy już nie jest przywilejem wybranej grupy pracowników, lecz stał się wymogiem. Cyfrowe środowisko pracy zwiększa elastyczność i konkurencyjność firmy, a jednocześnie powoduje nowe zagrożenia. Wśród nich należy wymienić zabezpieczenia dostępu do zasobów IT firmy oraz bezpieczne zarządzanie sprzętem, oprogramowaniem i procesami. Nie mniej ważnym aspektem jest cyfrowa kontrola behawioralna użytkowników sieci.

  

Zintegrowana komunikacja

Większość firm opiera swoje systemy łączności na rozwiązaniach IP PBX lub tradycyjnych centralach abonenckich, korzystających z tradycyjnej sieci PSTN. Producenci zachęcają przedsiębiorców, aby zrobili kolejny krok i wdrożyli rozwiązania ujednoliconej komunikacji (Unified Communication), scalające połączenia telefoniczne, komunikatory i pocztę elektroniczną w jeden spójny system. Wprowadzenie tej klasy narzędzi pozwala na płynną integrację rozproszonych lokalizacji, bez względu na ich wielkość oraz dzielące je odległości. Jeszcze do niedawna właściciele firmy często postrzegali systemy Unified Commu-nication jako wodotrysk, ale pandemia pokazała, że jest inaczej. Co ciekawe, na hermetycznym rynku systemów telekomunikacyjnych pojawiają się startupy (Aircall, BVoIP) oferujące interesujące rozwiązania dla użytkowników z sektora MŚP. Innym ciekawym trendem może być integracja Unified Communication z systemami workspace.

– Łączenie obu narzędzi powoli staje się standardem w tworzeniu rozwiązań telekomunikacyjnych dla firm. Do zalet takiego rozwiązania należy bezpieczeństwo i łatwość dostępu do wielu systemów. W obecnej sytuacji epidemiologicznej integracja tych dwóch środowisk w wielu przypadkach pozwoliła na zapewnienie ciągłości obsługi klientów oraz efektywną pracę wielu zespołów – mówi Łukasz Kulig,dyrektor zarządzający Avaya.

Systemy komunikacyjne mają wiele możliwości w zakresie integracji z innymi narzędziami. Rafał Lipka-Zanozik, Area Sales Manager innovaphone, uważa, że w szczególnie uprzywilejowanej  sytuacji znajdują się dostawcy rozwiązań o otwartej i rozszerzalnej architekturze. To pozwala dostarczać klientowi systemy, które łatwo przystosowują się do zachodzących zmian. Skoordynowanie łączności może być pewnego rodzaju wyzwaniem dla menedżerów zarządzających telefonicznymi biurami obsługi klienta czy innymi firmami lub instytucjami, w których połączenia odbierają grupy osób. W jaki sposób zorganizować ich pracę w trybie zdalnym lub na rozproszonych stanowiskach? Przykładowo, specjaliści Platana przygotowali specjalną aplikację adresowaną zarówno dla osób odbierających połączenia, jak i zarządzających ich pracą. Użytkownicy mają dostęp do statystyk, analizy i wskaźników efektywności pracy.

Ważną rolę w popularyzacji nowych rozwiązań i ich wykorzystaniu w pracy zdalnej odgrywają instalatorzy oraz integratorzy.

– Nasi partnerzy proponują klientom wdrożenie określonych narzędzi, uzmysławiają im zagrożenia i wdrażają odpowiednie zabezpieczenia. Dostosowują rozwiązania do potrzeb użytkownika, a czasem uświadamiają mu, że pewne elementy codziennej pracy może łatwiej,  a także szybciej wykonać za pomocą centrali i współpracujących z nimi telefonów czy aplikacji – mówi Joanna Lewandowska, specjalista ds. marketingu i public relations w Platanie.

Jeden z instalatorów Platana, podczas wizyty u  klienta zauważył, że sekretarka biegała po pokojach, informując o oczekujących kanapkach, a przecież wystarczyło za pośrednictwem aplikacji CTI wysłać informację na ekrany komputerów. Ten prosty przykład pokazuje, że sposób wykorzystania narzędzi zależy jedynie od inwencji integratora lub użytkownika oraz dostępności rozwiązań sprzętowych i programistycznych.

Zdaniem dystrybutora

Barbara Michalska, Modern Workplace Business Group Director, Microsoft  

Nagły wzrost popularności pracy zdalnej z całą pewnością przedefiniuje produkty typu workspace, a także przyspieszy ich adopcję i rozwój. Spodziewamy się dalszych zmian, również w samych systemach pracy – coraz częściej będą się one opierały na strukturze zadaniowej, rezygnując z rozliczania czasu. Przewidujemy także, że zmieni się sam sposób pracy, ze względu na konieczność dostosowania go do potrzeb domowników, w tym dzieci. Powstaną nowe modele i nowa etyka pracy, dzięki którym pogodzenie życia zawodowego z rodzinnym stanie się łatwiejsze. Najbardziej prawdopodobny jest model hybrydowy – pracownicy będą wykonywać swoje obowiązki naprzemiennie z biura i z domu. Jednak potrzebne do tego będzie zaufanie pracodawców oraz przede wszystkim dostęp do dobrej jakości internetu.

  
Przemysław Kania, dyrektor generalny, Cisco  

Pandemia COVID-19 znacznie przyspieszyła proces cyfrowej transformacji biznesu. Do tej pory zdarzało się, że  sporym wyzwaniem była zmiana przyzwyczajeń pracowników, którzy wcześniej nie korzystali z narzędzi do współpracy. Obecnie wiele osób musiało bardzo szybko zdobyć nowe umiejętności cyfrowe. Niekiedy brakowało im szkoleń, co było szczególnie widoczne w szkołach, gdzie dochodziło do tzw. zoombombingu, a nauczyciele niejednokrotnie nie dawali sobie rady z prowadzeniem zajęć w trybie online. Ważne jest także zapewnienie odpowiednich narzędzi specjalistom odpowiedzialnym za cyberbezpieczeństwo w realiach nowej normalności, gdzie należy efektywnie chronić rozproszony ekosystem urządzeń.