Praca hybrydowa, czyli biuro po nowemu

Z jednej strony technologie cyfrowe powinny upraszczać złożone środowisko biurowe, tworzone w celu upowszechniania elastycznych form pracy, z drugiej zaś zwiększać zaangażowanie i produktywność pracowników w biurze. Na pracę hybrydową składają się dwa elementy: umożliwienie wykonywania obowiązków zarówno z domu, jak i biura oraz dostosowanie do tego narzędzi pracy. Pracownicy muszą mieć możliwość współpracy z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie dzięki inteligentnym, bezpiecznym oraz stabilnym rozwiązaniom.

Jak zauważa Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe w Poly, to właśnie osiągnięcie „równości” – rozumianej jako wykorzystanie technologii w celu zapewnienia spójnego, profesjonalnego doświadczenia wirtualnego spotkania, zarówno dla obecnych w biurze, jak i dla tych, którzy w nim nie są – staje się nowym celem firm. Dostarczenie pracownikom odpowiednich rozwiązań technologicznych jest szczególnie istotne przy pracy hybrydowej i pracodawca powinien zadbać, aby członkowie jego zespołów mieli do dyspozycji urządzenia i systemy do pracy, bez względu na miejsce jej wykonywania.

– Platformy do komunikacji, rozwiązania chmurowe pozwalające na udostępnianie plików oraz współpracę w czasie rzeczywistym, narzędzia do zarządzania projektami, urządzenia do audio- i wideokonferencji wpisały się już w podstawowe wyposażenie znacznej grupy zatrudnionych – mówi Jakub Abramczyk.

Na rynku istnieje duża liczba platform i narzędzi do obsługi wideokonferencji i współpracy. Wciąż widać duże zainteresowanie tego typu rozwiązaniami, ale firmy zaczęły poszukiwać wśród nich tych najbardziej wszechstronnych, ułatwiających współpracę zarówno między współpracownikami, jak i klientami.

– Rozwiązania ograniczające się do podstawowych funkcjonalności muszą ustąpić miejsca środowiskom współpracy w chmurze tworzącym digital workplace. To przestrzeń robocza, miejsce codziennej pracy, znacznie więcej niż same spotkania czy też wideokonferencje – uważa Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Avaya.

Klienci bardziej wnikliwie analizują dodatkowe walory cyfrowego środowiska pracy. Oprócz podstawowej funkcji wideokonferencji ważna jest możliwość pracy zespołu nad wspólnymi projektami, zarządzanie zadaniami, udostępnianie plików, nagrywanie spotkań oraz powracanie do ich odczytu w dowolnym momencie, a to wszystko w ramach jednej bezpiecznej i wydajnej platformy. Wymaga to konsolidacji z rozmaitymi środowiskami pracy i narzędziami użytkowników.

– Dzisiaj wciąż opieramy się na dostarczaniu gotowych systemów. Natomiast w niedalekiej przyszłości nastąpi faza indywidualizacji, ścisłego dopasowania rozwiązań stosownie do potrzeb użytkowników – przewiduje Łukasz Kulig.

Warto być przygotowanym na trend kreowania dedykowanych rozwiązań dla specjalistycznych zadań w sprzedaży, finansach, usługach, edukacji. Już teraz obecne systemy oferują spore możliwości w tym zakresie – poprzez rozbudowane API czy chmurowe narzędzia AI (np. transkrypcja, sterowanie głosem, automatyzacja w oparciu o AI, analiza danych).

Hybryda jako szansa i wyzwanie dla integratorów

Kiedy wybuchła pandemia, ciągłość działania była najważniejszym priorytetem biznesu. Teraz chodzi o to, aby sprawnie wyposażyć i przekształcić miejsca pracy. Organizacje, które posiadały długoterminową strategię transformacji cyfrowej i dokonały inwestycji przed pandemią, wykazują silne oznaki wzrostu. Inne mają przed sobą jeszcze długą drogę do przebycia, a to stwarza wiele możliwości biznesowych dla integratorów.

– Potrzeba wdrażania rozwiązań cyfrowego środowiska pracy skłania klientów do zwrócenia się do tych dostawców, których rozwiązania obejmują wszystkie modele: biurowy, hybrydowy i zdalny – mówi Jakub Abramczyk.

Dla integratorów spore wyzwanie wciąż stanowi zmiana mentalności u klientów przeświadczonych o konieczności pozostania przy tradycyjnej, papierowej dokumentacji i tym podobnych, „analogowych” narzędziach pracy. Z jednej strony trzeba w dalszym ciągu przekonywać do odchodzenia od archaicznych rozwiązań i jak najdalej posuniętego przechodzenia do świata danych cyfrowych, a z drugiej – umiejętnie reagować na oczekiwania rynku.

Zdaniem integratora 

Jacek Wołczuk, IT Solution Architect, ITBoom  

Jednym z kluczowych obszarów, który przechodzi obecnie sporą rewolucję cyfrową u naszych klientów jest HR. Zadania związane z automatyzacją wniosków urlopowych czy procesami rekrutacji i wdrożeń nowych pracowników to obszary działalności, które znakomicie można przenieść do świata online. Z powodzeniem wdrażamy u wielu klientów nasze rozwiązanie, które mapuje procesy, kategoryzuje pomieszczenia w firmie i pozwala je przyporządkowywać pod kątem wymogów i oczekiwań danej organizacji. Rozwiązanie jest zorientowane na chmurę, choć można je także integrować z serwerami stacjonarnymi. Co ważne, z wykorzystaniem dowolnej przeglądarki mobilnej jest dostępne z dowolnego urządzenia połączonego z internetem. Zapewniamy także możliwość stworzenia dedykowanej aplikacji na smartfony, która w jeszcze prostszy sposób pozwoli na dostęp do zasobów i planu pracy pracownikom danej firmy. Wśród funkcjonalności znajduje się rejestracja czasu pracy, nadgodzin oraz zastosowanie szeregu narzędzi motywujących, w tym grywalizacja i systemy motywacyjne czy premiowe. Dodatkowo rozwiązanie pozwala zarządzać przestrzenią biurową, rezerwacją sal, pomieszczeń roboczych, biurek i pokoi, a także miejsc postojowych wynajmowanych przez firmę. Ostatnio dodaliśmy też wtyczkę pozwalającą przyporządkować zasoby do pracy zdalnej i uwzględniać tych pracowników w ogólnym planie pracy.

  

Im większa firma, tym korzyści płynące z „digital workspace” są większe, ale małe organizacje też chcą przechodzić na pracę cyfrową, ponieważ to jest znaczna oszczędność pieniędzy przy jednoczesnym zachowaniu mobilności. Co więcej, w tak dynamicznie zmieniających się okolicznościach jak pandemia, praca online i jej zastosowanie daje możliwość szybkiej rekrutacji bez konieczności zwiększania powierzchni biurowej.

– Minimalizuje się w ten sposób szereg zagrożeń. Można zatrudnić pracowników czasowo przy zwiększonym zapotrzebowaniu i dużo elastyczniej wypracowywać zysk. Małe i średnie przedsiębiorstwa już to wiedzą i podążają za tym trendem w organizację pracy w oparciu o „digital workspace” i „body leasing” – twierdzi Jacek Wołczuk, IT Solution Architect w ITBoom.

Dystrybutorzy i integratorzy muszą się skupiać na rozwiązaniach kompleksowych, obejmujących produkty od różnych vendorów i wiele technologii. Muszą dodatkowo umieć zabezpieczyć całą infrastrukturę klienta. Tylko w ten sposób staną się bardziej konkurencyjni na rynku, zdobywając wiedzę i umiejętności. Za te kompetencje klienci bardzo chętnie zapłacą, aby osiągnąć zamierzone cele.

– Integratorzy muszą się obecnie nie tylko znać na sprzęcie i umieć go integrować z rozwiązaniami software’owymi, chociaż do niedawna to wystarczało. Teraz muszą dorzucić do tego wiedzę z obszaru cybersecurity. To duże wyzwanie, ale dzisiaj także konieczność – uważa Jakub Gowin, dyrektor sprzedaży w Westconie.

W cyfrowym ekosystemie pewne czynności lub funkcje biurowe są wykonywane wirtualnie. Chociaż digital workplace może być wdrażane na potrzeby małej, lokalnej grupy pracowników, to można je również skonfigurować dla wielu biur lub oddziałów, niezależnie od tego, czy znajdują się w różnych miastach czy nawet krajach. W rezultacie cyfrowe środowisko, przełamując powszechne bariery tradycyjnych miejsc pracy poprzez zmianę sposobu i miejsca jej wykonywania, tworzy przed integratorami wiele nowych perspektyw.

Już nie biuro, a smart office

Cyfrowa transformacja przynosi coraz większe wykorzystanie Internetu Rzeczy, za sprawą którego biura mają się stać inteligentniejsze. Nowe technologie mogą sprawić, że środowisko pracy stanie się bezpieczniejsze i bardziej elastyczne, odpowiadając na rosnące wymagania w zakresie łączności i bezpieczeństwa w nowych strukturach biurowych.

Smart office może wykorzystywać sensory do monitorowania takich wskaźników, jak obłożenie przestrzeni i miejsc parkingowych, temperatura i jakość powietrza w pomieszczeniach czy poziom naturalnego światła, i odpowiednio w danej sytuacji reagować. Przykładowo, inteligentny system oświetlenia może śledzić sposób w jaki pracownicy wykorzystują przestrzeń i dostosowywać się do niego.

Internet Rzeczy może sprawić, że biura będą wygodniejsze dla pracowników i bardziej energooszczędne. Czujniki środowiskowe mogą pomóc kontrolować zużycie energii w ramach instalacji ogrzewania i klimatyzacji. Kamery wspierać w lepszym wykorzystaniu powierzchni biurowej, natomiast technologie takie jak oświetlenie w systemie PoE (Power of Ethernet) przynosić oszczędności, zapewniając jednocześnie lepszą obsługę pracowników.

Inteligentne biura mogą gromadzić i udostępniać dane do analizy, która umożliwi firmom lepsze zrozumienie tego, kiedy i w jaki sposób wykorzystywane są obiekty biurowe. To bardzo pomocne narzędzie do projektowania i racjonalizacji przestrzeni, co ma szczególne znaczenie w kontekście bezpieczeństwa (zwłaszcza w obecnej sytuacji wymagającej konieczności zachowywania dystansu społecznego). Ułatwi to także aplikacja do rezerwacji biurek, która pomoże w utrzymaniu płynnego przepływu pracowników po ich powrocie do biur.

Pod kopułą strategii cyberbezpieczeństwa

Z wykorzystaniem Internetu Rzeczy i chmury wiąże się zdecydowanie większa ekspozycja systemów biurowych na ataki z zewnątrz. Nie wystarczy zatem inwestowanie w sprzęt i oprogramowanie tworzące smart office. Potrzebna jest całościowa strategia cyberbezpieczeństwa dla takiego środowiska. Punktem wyjścia powinno być przeprowadzenie kompleksowej oceny ryzyka  oraz zidentyfikowanie największych luk w systemie. A mówiąc wprost: ustalenie, w jaki sposób przedsiębiorstwo może zostać zaatakowane. Jednym z priorytetów będzie ochrona cyfrowych tożsamości osób zatrudnionych, co może wymagać zaimplementowania i odpowiedniego skonfigurowania wieloskładnikowego uwierzytelniania (MFA). Niewątpliwie potrzebne będzie też regularne szkolenie pracowników.

Zdaniem specjalisty

 Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya  

Digital workspace to szansa dla integratorów i firm wdrażających rozwiązania IT do rozbudowy swoich kompetencji o najnowocześniejsze, innowacyjne rozwiązania łączące wiele produktów i systemów – bazujących na technologiach AI i działających w modelu cloud. Kluczowa będzie również możliwość dostarczenia klientom rozwiązań, które są dopasowane do ich specyficznych potrzeb, angażujących, ale nie obciążających użytkowników. Wymaga to od integratora wyjścia poza obszar komfortu sprzedaży rozwiązań z „półki” oraz zgromadzenia wiedzy z wielu obszarów, począwszy od technologii sieciowych, typowo komunikacyjnych, poprzez bezpieczeństwo aż do warstwy aplikacyjnej i wykorzystywania API. Dla wielu dostawców takich usług, o ile będą chcieli wykazać się wartością dodaną, stanowi to wyzwanie, ale równocześnie szansę na rozwój i przebudowę swojego biznesu oraz wyróżnienie się na tle konkurencji.

  

Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe, Poly  

Wzrost produktywności i retencji pracowników w połączeniu z niższymi kosztami operacyjnymi będą sprzyjać chęci korzystania z modelu pracy hybrydowej. Biura będą wyglądały inaczej niż dawne fizyczne przestrzenie z biurkami przypisanymi do pracowników. Przyszłe miejsca pracy będą ekosystemami przestrzeni i pomieszczeń, które odpowiadają przyzwyczajeniom i potrzebom różnych osób. Członkowie zespołu nie będą już przychodzić do biura z obowiązku, ale z chęci. Potrzeba zapewnienia jak najlepszych doświadczeń w pracy doprowadzi do znaczących zmian w projektowaniu pomieszczeń oraz inwestycji w budynkach biurowych w sprzęt i technologie do współpracy.

  

Jakub Gowin, dyrektor sprzedaży, Westcon  

Największym aktualnie wyzwaniem jest umożliwienie łączenia pracy zdalnej z pracą w biurze oraz zapewnienie możliwości kontaktu z innymi pracownikami oraz z firmami zewnętrznymi bez względu na to, gdzie się ktoś w danym momencie znajduje. Narzędziami, które spełniają te potrzeby są oczywiście mejl i czat, ale również softphone i wideokonferencje o bardzo dobrej jakości. Niezbędne stały się również: wideokolaboracja, praca grupowa z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, jak też możliwość szybkiego podłączenia się do systemów firmy.