W coraz większej liczbie firm obowiązują procedury, których celem jest zagwarantowanie ciągłości prowadzenia biznesu. Gdy zostanie zakłócona przez czynniki zewnętrzne (jak brak zasilania, awaria łącza internetowego, brak dostępu do biura np. w wyniku strajku, pożar, zalanie, zawalenie budynku itp.), nie zawsze jest możliwe, aby pracownicy wykonywali swoje służbowe zadania z domu, korzystając z prywatnego dostępu do Internetu czy też z publicznych miejsc, typu restauracja lub kafejka. Jakość pracy w takich miejscach zazwyczaj jest znacznie ograniczona i obniżona chociażby ze względu na niesprzyjające warunki otoczenia, np. hałas czy słabą przepustowość i niestabilność połączenia z Internetem.

Firmom, w których awaryjne procedury operacyjne przewidują konieczność zapewnienia ciągłości pracy, ATM proponuje usługę biura zapasowego. Dla nich utrzymywana jest w gotowości operacyjnej wydzielona powierzchnia biurowa udostępniana zawsze, kiedy wystąpi taka potrzeba, a także w celu przeprowadzania okresowych szkoleń pracowników lub testów związanych z planami zachowania ciągłości działania. Do dyspozycji klienta jest przestrzeń biurowa z określoną liczbą stanowisk, niezbędną infrastrukturą teleinformatyczną i socjalną.

Dzięki biurom zapasowym kluczowi pracownicy firmy mogą kontynuować pracę w sytuacjach kryzysowych – utrzymywać obsługę klientów bądź weryfikować poprawność pracy systemów teleinformatycznych. Fakt skorzystania z biura zapasowego (zarówno podczas faktycznego kryzysu, jak też do testów) jest traktowany przez usługodawcę jako informacja poufna.

 

Jak u siebie w… biurze

Usługa biur zapasowych świadczona jest w Centrum Telekomunikacyjnym ATMAN-Grochowska, w kampusie zlokalizowanym na warszawskiej Pradze Południe. Budynki, w których znajdują się biura zapasowe, spełniają wszelkie wymagania określone formalnymi przepisami dla obiektów biurowych (w tym dla powierzchni biurowych klasy B według klasyfikacji C. H. BECK), a także przepisami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Łącznie ATM dysponuje prawie tysiącem zapasowych miejsc pracy.

 

W ramach usługi zapewniona jest klimatyzowana powierzchnia biurowa, ze stanowiskami pracy wyposażonymi w biurka z komputerami PC połączonymi w sieć lokalną, zasilaniem bezprzerwowym, telefony z numerami miejskimi i wewnętrznymi, a także dostęp do drukarek, faksów i kserokopiarek oraz pomieszczeń socjalnych (toalety, kuchnie). Budynki, w których znajdują się biura, są objęte zarówno ochroną fizyczną, jak też systemem kontroli i rejestracji dostępu (klient musi wcześniej zgłosić listę osób, które będą uprawnione do skorzystania z biura zapasowego). Do dyspozycji są też miejsca parkingowe.

 

Trzy pytania do…

 

Eweliny Hryszkiewicz, product managera, ATM

CRN Do jakich firm kierowana jest usługa biur zapasowych? Czy mogą skorzystać z niej także mniejsze podmioty?

Ewelina Hryszkiewicz Jak najbardziej. Są klienci, którzy wykupili tylko kilka stanowisk. Ta usługa jest przeznaczona dla wszystkich firm, których praca nie może być przerwana na dłuższy czas. Dzisiaj coraz częściej każda minuta bez dostępu do infrastruktury i możliwości świadczenia usług klientom wiąże się z konkretnymi stratami finansowymi. Jeżeli firmie zależy na tym, aby być dobrze postrzeganą na rynku i minimalizować efekty przestoju spowodowanego różnymi losowymi czynnikami, to usługa biura zapasowego idealnie spełnia swoje zadanie. Dla mniejszych przedsiębiorstw to duża oszczędność, bo nie ponoszą wydatków na przygotowanie, wyposażenie i utrzymywanie infrastruktury teleinformatycznej własnego biura zapasowego, a także personelu IT i administracyjno-technicznego, odpowiedzialnego za eksploatację i ochronę.

 

CRN Od jak dawna ATM świadczy tę usługę i jak duże jest nią zainteresowanie?

Ewelina Hryszkiewicz Biura zapasowe są w naszej ofercie od 2007 r. Zainteresowanie nimi jest coraz większe ze względu na kilka czynników. Dla naszych największych klientów, którymi są instytucje finansowe, jest to opublikowana przez Komisję Nadzoru Finansowego w styczniu 2013 r. tzw. Rekomendacja D, która dotyczy zarządzania środowiskiem IT i jego bezpieczeństwem w bankach. Mówi ona wyraźnie o konieczności zapewnienia możliwości wykonywania służbowych zadań przez wybranych pracowników banku w ośrodku zapasowym. Ale widzimy też rosnące zainteresowanie ze strony firm z rynku e-commerce. W dzisiejszych czasach, gdy witryna i pracownicy jednego sklepu internetowego będą niedostępni, klient bez wahania zrobi zakupy w drugim. Właściciele tych sklepów nie chcą do tego dopuścić. Usługa skierowana jest do wszystkich podmiotów gospodarczych oraz innych jednostek, dla których przerwanie ciągłości operacyjnej wiąże się z utratą prestiżu, zaufania czy wysokimi stratami finansowymi. Coraz więcej firm, np. z sektora medycznego, call center czy contact center, widzi potrzebę korzystania z usługi biura zapasowego.

 

CRN W jaki sposób współpracujecie z resellerami przy sprzedaży powierzchni biur zapasowych?

Ewelina Hryszkiewicz Ze względu na jej charakter umowa o świadczeniu takich usług musi być podpisana bezpośrednio między nami a zainteresowaną firmą. Ale resellerom, którzy przyczynią się do zainicjowania rozmów handlowych z nowym klientem, zakończonych podpisaniem umowy, proponujemy wynagrodzenie prowizyjne. Wszystkie warunki finansowe są negocjowane – zarówno z potencjalnym klientem, jak i resellerem – indywidualnie, bo każda zainteresowana firma ma inne wymagania.

 

Oferta podstawowa może być elastycznie rozszerzona o dodatkowe elementy, zgodnie z indywidualnymi wymaganiami. Istnieje na przykład możliwość wyposażenia stanowisk pracy w biurze zapasowym w szerokopasmowy dostęp do Internetu, korporacyjnej sieci LAN/WAN przez dedykowane łącza transmisji danych.

 

Jak to działa?

Dostęp uprawnionych pracowników klienta do biura zapasowego możliwy jest przez całą dobę – zarówno podczas sytuacji kryzysowej, jak też w celu przeprowadzenia testów procedur awaryjnych. Zawsze jednak konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie takiej potrzeby. Podpisana umowa między klientem a ATM precyzuje czas, w którym usługodawca jest zobowiązany do uruchomienia stanowisk pracy i przygotowania całego środowiska.

W umowie są też określone parametry konfiguracji udostępnianych komputerów. Gdy firma równocześnie korzysta z usług kolokacji lub hostingu w Centrum Danych ATMAN, będzie miała zagwarantowany nieprzerwany dostęp do swoich danych. Jest to sytuacja idealna, ale nie wymagana, gdyż nie ma problemu, aby komputery z biura zapasowego podłączyć przez sieć do serwerów znajdujących się w innym centrum danych.

 

Na wyłączność lub współdzielone

Usługa biur zapasowych sprzedawana jest w dwóch modelach. Pierwszy to biuro na żądanie, w którym obowiązuje zasada kontrolowanego overbookingu. Jeżeli w tym samym czasie z biura współdzielonego chce skorzystać kilka firm, ich pracownicy mają gwarancję, że będą znajdowali się w różnych pomieszczeniach (standardowa powierzchnia pomieszczenia to 23 mkw., ale możliwe jest łączenie pomieszczeń ze sobą po demontażu ścianek działowych).

W drugim modelu dana przestrzeń biurowa i znajdujące się w niej urządzenia dostępne są na wyłączność dla wynajmującej ją firmy. Klient ma więc gwarancję dostępności tych konkretnych stanowisk pracy zarówno do testów, jak też w sytuacji kryzysowej.

W modelu biur współdzielonych klient co miesiąc płaci określoną kwotę za gwarancję dostępu do każdego stanowiska komputerowego oraz pobierana jest dodatkowa należność za rzeczywiste skorzystanie z biura w sytuacji kryzysowej lub do testów. W przypadku biur dedykowanych za każdym razem prowadzona jest indywidualna wycena, której podstawą jest wynajmowana powierzchnia.

Dodatkowe informacje:

 

Ewelina Hryszkiewicz, Product Manager, ATM,

ewelina.hryszkiewicz@atm.com.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmą ATM.