Dobór drukarki i ewentualnie skanera dla użytkownika indywidualnego lub mikrobiura bywa trudniejszy niż wskazanie właściwego modelu dla firmy. O ile w większych przedsiębiorstwach i instytucjach drukowane są głównie dokumenty, o tyle drobni przedsiębiorcy i osoby prywatne nie są w stanie przewidzieć, czy i kiedy będą potrzebowali papierowej odbitki zdjęcia lub grafiki o nietypowych rozmiarach. Poprzeczkę często podnoszą dzieci i młodzież potrzebujący wydruków w związku ze swoim hobby lub zadawanymi w szkole pracami domowymi.

Sytuacji nie ułatwia ogromna różnorodność modeli drukarek i liczba oferowanych przez nie funkcji. W efekcie wybór odpowiedniego urządzenia dla klienta wcale nie jest tak prostym zadaniem, jak mogłoby się wydawać. Dlatego należy podejść do problemu analitycznie, posługując się trzema głównymi kryteriami: celem wykonywania wydruków (może być ogólny lub specjalnego przeznaczenia), miejscem użytkowania (w domu lub w biurze) oraz techniką druku. Tylko precyzyjne zdefiniowanie potrzeb umożliwi znalezienie modelu, z którego użytkownik będzie w pełni zadowolony.

Atrament czy laser?

Większość wprowadzanych na rynek drukarek atramentowych, mimo że określane są jako drukarki fotograficzne, to modele ogólnego przeznaczenia, do drukowania tekstu, grafiki i zdjęć. Oczywiście, istnieją także drukarki specjalnego przeznaczenia – przenośne oraz specjalistyczne, do druku fotografii lub etykiet. Jeżeli producent urządzenia nie wskazuje drukowania zdjęć jako jego głównego zadania, należy założyć, że jest przeznaczone do pracy w biurze.

Laserowe i atramentowe techniki druku w coraz większym stopniu „zbliżają się” w zakresie możliwości i uzyskiwanego efektu, ale nadal istnieją między nimi duże różnice. Najważniejszą jest ta, że prawie wszystkie modele laserowe (oraz modele klasy laserowej, takie jak drukarki na stały atrament i LED) drukują tekst wyższej jakości niż prawie każdy model atramentowy. Natomiast prawie każde urządzenie atramentowe drukuje zdjęcia znacznie wyższej jakości niż zdecydowana większość sprzętu laserowego. Zatem dla wyboru właściwego urządzenia decydujące znaczenie ma odpowiedź klienta na pytanie, co jest dla niego ważniejsze – tekst czy zdjęcia.

 

W przypadku wyboru drukarki laserowej pojawia się pytanie, czy ma zapewniać wydruki w kolorze. Urządzenia drukujące w kolorze są znacznie większe niż monochromatyczne, ponieważ trzeba zainstalować w nich aż cztery kasety z tonerem (CMYK). Ale wiele kolorowych drukarek laserowych ma tę zaletę, że drukuje w jakości na tyle wysokiej, iż użytkownik sam wyprodukuje sobie ulotki reklamowe lub składane broszury, a więc zaoszczędzi na usługach profesjonalnego druku, w przypadku których wymagany jest duży nakład.

Użytkownicy indywidualni oraz właściciele małych biur powinni rozważyć instalację atramentowego lub laserowego wielofunkcyjnego urządzenia all-in-one, które zapewnia drukowanie i skanowanie, a niektóre modele także faksowanie (mimo że z tej usługi dziś już mało kto korzysta). W zależności od potrzeb użytkownika warto sprawdzić, czy sprzęt ma dodatkowe atuty, np. automatyczny podajnik dokumentów (ADF) do skanowania, kopiowania i/lub faksowania tekstów wielostronicowych. Niektóre podajniki „obsługują” również dokumenty dwustronne – skanują jedną stronę, odwracają kartkę i skanują drugą stronę, ewentualnie są wyposażone w dwie listwy optyczne skanujące obie strony kartki w jednym przebiegu (to rozwiązanie jest zazwyczaj droższe).

Warto również przedyskutować z klientem, czy będzie korzystał z dodatkowych funkcji urządzenia wielofunkcyjnego, takich jak łączność z internetem w celu drukowania plików z poczty elektronicznej bądź przechowywanych w chmurze lub wysyłania do niej zeskanowanych dokumentów.

 

Ewa Pytlak Channel Marketing Manager, Epson

Z badania, przeprowadzonego wśród polskich firm przez Epson w grudniu ubiegłego roku, wynika, że mimo postępującej cyfryzacji druk ma nadal bardzo silną pozycję. Ponad połowa respondentów (52,5 proc.) twierdzi, że w ich przedsiębiorstwach wciąż korzysta się głównie z dokumentów papierowych, a wersja online traktowana jest pomocniczo. Z kolei 45,1 proc. ankietowanych wskazało sytuację odwrotną. Jedynie 2,4 proc. ankietowanych zadeklarowało, że korzysta wyłącznie z dokumentów w wersji online. Respondenci, zapytani o przyczynę drukowania, wymieniali: wymogi prawne oraz zwiększenie estetyki/prestiżu korespondencji i dokumentów (49,5 proc.), archiwizację dokumentów (20,1 proc.), a także wygodę lektury, szczególnie podczas sprawdzania i korekty tekstów (14,7 proc.).

 

Łączność, szybkość, wydajność i cena

Kryterium jakości wydruków jest tylko jednym z wielu, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze drukarki. Do ważniejszych należy sposób jej podłączenia do komputera lub innych urządzeń. Skorzystanie z portu USB nie zawsze jest wygodne, dlatego większość drukarek biurowych i coraz liczniejsze urządzenia domowe producenci wyposażają w karty sieciowe z portem Ethernet, często również z modułem Wi-Fi. Ma to znaczenie szczególnie tam, gdzie z drukarki korzysta kilka osób znajdujących się w różnych pomieszczeniach. Warto zainteresować klienta technologią Wi-Fi Direct (lub jej odpowiednikiem, bowiem niektórzy dostawcy używają własnych nazw marketingowych). Dzięki niej możliwe jest bezpośrednie drukowanie z urządzeń z kartą bezprzewodową, nawet jeśli komputer lub urządzenie przenośne nie jest zaprojektowane do obsługi Wi-Fi Direct. Niektóre modele zapewniają także druk z wykorzystaniem mechanizmu NFC (Near-Field Communication) – poprzez zbliżenie telefonu lub tabletu do określonego miejsca na drukarce.

Prędkość wydruku w domu lub małym biurze, gdzie dokumenty rzadko mają więcej niż 10 stron, nie ma specjalnego znaczenia. Ale gdy z jakiegoś powodu wydruków wykonuje się więcej (np. w kancelariach prawnych), należy rozważyć kwestie związane z wydajnością drukarki, także mechaniczną. Informacje o maksymalnej liczbie (dziennie lub miesięcznie) wydrukowanych stron podaje większość producentów urządzeń. Jej znaczne przekroczenie może skutkować problemami z mechanizmem pobierania i prowadzenia papieru. Warto też zastanowić się nad poleceniem klientowi urządzenia umożliwiającego automatyczny dwustronny wydruk. Eliminacja ręcznego przekładania kartek wpływa na skrócenie czasu druku i pozwala uniknąć błędów przy sortowaniu papieru.

Oczywiście, nie bez znaczenia jest też całkowity koszt użytkowania drukarki. Większość producentów podaje koszt druku jednej strony, a w przypadku drukarek atramentowych także zdjęcia. Jednak, żeby poznać całkowity koszt użytkowania sprzętu, trzeba wykonać dodatkowe obliczenia. Należy ustalić koszt dla każdego rodzaju wydruku (dokumentu monochromatycznego, kolorowego, zdjęcia) i pomnożyć go przez liczbę drukowanych co roku stron oraz liczbę lat, przez które drukarka szacunkowo będzie używana. Do wyniku trzeba dodać wartość urządzenia.

 

Gdy urządzenie wielofunkcyjne nie wystarczy 

Z różnych powodów wielofunkcyjna drukarka, wyposażona w skaner, nie jest właściwym rozwiązaniem dla użytkownika, który chciałby mieć możliwość digitalizacji dokumentów w podróży lub chce stworzyć w biurze stanowisko skanowania korespondencji. Tymczasem na rynku jest wiele rodzajów skanerów, więc wybór właściwego – podobnie jak w przypadku drukarek – poprzedzony powinien być skrupulatną analizą potrzeb klienta.

Przede wszystkim trzeba uwzględnić rodzaj skanowanych mediów. Najczęściej są to dokumenty i zdjęcia, ale skanuje się też oprawione książki, wizytówki, klisze (slajdy i negatywy), czasopisma i inne podatne na uszkodzenia przedmioty, np. znaczki pocztowe. Należy również wziąć pod uwagę maksymalny rozmiar dokumentu oraz to, czy trzeba będzie zeskanować obie jego strony.

Do skanowania zdjęć lub innych łatwo ulegających zniszczeniu oryginałów, oprawionych materiałów i niektórych obiektów trójwymiarowych potrzebny jest skaner płaski. W przypadku skanowania dużych ilości dokumentów warto skorzystać z automatycznego podajnika. Można dokupić go do niektórych modeli skanerów płaskich, ale istnieje też odrębna kategoria skanerów dokumentowych wyposażonych w taki podajnik. Gdy często skanowane są dokumenty dwustronne, warto dopłacić za funkcję dupleksu. Jeżeli klient kupi urządzenie bez tej opcji, po zeskanowaniu pierwszej strony każdej kartki ono domagać się będzie ręcznego obrócenia kartki.

Rozdzielczość skanerów nie jest już ich specjalnym wyróżnikiem. Do zwykłych dokumentów wystarczy 200 pikseli na cal (ppi), a obecnie większość urządzeń zapewnia minimum 600 ppi. Dopiero przy skanowaniu zdjęć lub klisz rozdzielczość optyczna zaczyna mieć znaczenie i wówczas urządzenie powinno gwarantować co najmniej 4800 dpi.

Czasami warto polecić klientowi skanery specjalnego przeznaczenia. Istnieją bardzo małe modele, przeznaczone wyłącznie do hurtowego skanowania wizytówek, ale też miniaturowe, przenośne skanery dokumentowe, które z łatwością mieszczą się w torbie na laptopa, ale bez problemu skanują kartki A4. Niektóre działają bez podłączonego komputera – zapisują skany na karcie pamięci lub wysyłają do smartfona. Inne zaś, dzięki funkcji połączenia ze stacją dokującą zawierającą podajnik dokumentów, pracują zarówno jako urządzenie przenośne, jak i stacjonarne. Dwie kolejne kategorie nietypowych skanerów to: bezdotykowe urządzenia do digitalizacji leżących płasko otwartych książek oraz specjalnie skalibrowane skanery klisz.

Piotr Żyliński Product Manager, Alstor SDS

Jeśli klient decyduje się na kupno skanera dokumentowego, należy mu wytłumaczyć, że w tym przypadku nie warto oszczędzać. Konstrukcja urządzenia zawiera mechanizmy podobnie delikatne jak systemy podawania papieru w drukarkach. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy skanowane będą dokumenty bardzo cienkie lub o gramaturze większej niż standardowa (80 g/m2), a także małe obiekty w rodzaju wizytówek czy plastikowych kart identyfikacyjnych. Dlatego ważny jest wybór dostawcy, który przetestował swoje urządzenia pod kątem bezpiecznego skanowania różnorodnych materiałów, o różnej grubości i trwałości. 

 

Porządek w dokumentach

Do wszystkich skanerów dołączane jest oprogramowanie umożliwiające ustawienie parametrów skanowania, a wielu producentów w ramach promocji dołącza pakiety zapewniające np. optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Warto jednak zainteresować się dodatkowymi aplikacjami ułatwiającymi zarządzanie cyfrowymi dokumentami. Nie skorzystają z nich raczej użytkownicy domowi, ale będą bardzo przydatne nawet w małych firmach, takich jak biura podatkowe czy kancelarie prawne.

Dzięki tego typu narzędziom łatwiejsza jest klasyfikacja dokumentów, ich współużytkowanie i późniejsza archiwizacja. Rozbudowane mechanizmy wyszukiwania, bazujące na metadanych i tagach przypisanych każdemu dokumentowi, ułatwiają i przyspieszają ten proces. Niektóre aplikacje nadają się do zarządzania repozytoriami poczty elektronicznej. Można je też zintegrować z usługami przechowywania plików w chmurze, takimi jak Dropbox. Jedyną niedogodnością bywa fakt, że nadal brakuje tego typu oprogramowania dla najmniejszych firm w języku polskim.

Rozmiar ma znaczenie

Dla klientów indywidualnych oraz właścicieli mikrobiur duże znaczenie mają gabaryty użytkowanego sprzętu. Często nie ma na niego zbyt wiele miejsca bądź zostało ono precyzyjnie „wyliczone”. Dlatego, wybierając drukarkę lub urządzenie wielofunkcyjne, należy zwrócić uwagę nie na wymiary sprzętu, lecz na zajmowaną przez niego przestrzeń podczas użytkowania – z załadowanym papierem, wysuniętymi tacami podawczymi i odbiorczymi oraz podłączonym okablowaniem. Dotyczy to szczególnie urządzeń, które oferowane są przez producentów jako kompaktowe – po przygotowaniu do pracy mogą zajmować nawet dwukrotnie więcej miejsca, niż gdy są złożone do transportu.