Pandemia koronawirusa przyspieszyła digitalizację polskich firm w różnych aspektach, a dotyczy to również dokumentów i tzw. przepływów pracy. Zasadniczy powód jest jeden – przejście na home office. Kiedyś, pracując w biurze, można było bez problemu wyciągnąć z segregatora odpowiedni papier, więc digitalizacja dokumentów była traktowana przez firmy, zwłaszcza te mniejsze, jako dodatek do papieru lub wręcz fanaberia. Jednak teraz, po przymusowej migracji pracowników do domowego zacisza, bez cyfryzacji często ani rusz. Przeniesienie różnych zasobów i obiegu dokumentacji do rozwiązań wirtualnych stało się niezbędne do funkcjonowania, a nawet do przetrwania przedsiębiorstw.

Według danych Canona aż 96 proc. firm w krajach EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające je w organizacji pracy zdalnej. Dostawcy usług digitalizacji oceniają, że klientów i zapytań jest o 20 – 30 proc. więcej niż przed pandemią. Co istotne, mimo że firmy już od roku pracują w trybie zdalnym, popyt nie słabnie. A przecież raz rozpoczęta digitalizacja wiąże się z systematycznym rozwojem związanych z tym systemów, co oznacza dla integratorów szansę na wieloletnią współpracę z raz pozyskanymi klientami. Digitalizacja i wdrożenie obiegu dokumentów wpisuje się też w rosnący trend outsourcingu usług IT i popyt na rozwiązania gwarantujące ciągłość działania biznesu.

– Wielu klientów dostrzegło potrzebę przeniesienia swoich dokumentów do elektronicznego archiwum, a nie mają fachowców, aby taki proces przeprowadzić szybko i sprawnie. Usługi w tym zakresie partnerzy mogą rozwijać jako nową ofertę dla klientów – uważa Barbara Boryczka, CSR & Marketing Manager w Ricohu.

Widoczne jest również zapotrzebowanie na skanery w branżach, które najmniej ucierpiały z powodu pandemii. Szczególnie popularne stały się urządzenia przeznaczone do małych biur. Przy czym ich użytkownicy oczekują od tego rodzaju produktów zaawansowanej automatyzacji.

– Oprócz samych urządzeń, zauważamy także duże zainteresowanie inteligentnym oprogramowaniem do skanowania dokumentów, które automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i umiejętnie wykorzystuje, przez co ułatwia poszczególne procesy – mówi Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canonie.

Klienci zwracają uwagę zwłaszcza na prędkość skanowania oraz sprawną integrację z innymi urządzeniami i oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie.

Zdaniem producenta

Tomasz Miękus, Product Business Developer, Canon  

W 2021 r. procesy cyfryzacji przyspieszą. Stanie się to głównie za sprawą szybkiego rozwoju trendów takich jak co-working, czy home office, a także z uwagi na rosnące znaczenie ochrony danych. Ponadto w tym roku przewidujemy wzrost znaczenia modelu subskrypcyjnego usług wspierających procesy druku i skanowania. Od mechanizmu zapewniającego komplet usług serwisowych w pojedynczej opłacie za wydrukowaną stronę, aż po zaawansowane systemy chmurowe, elastycznie dopasowywane do wielkości firmy, zwalniające klienta z zakupu i utrzymania osobnych serwerów.

  
Barbara Boryczka, Product Marketing Manager, Ricoh  

W związku z pandemią odnotowujemy spadek liczby wydruków, a jednocześnie rośnie liczba skanowanych dokumentów. Nowoczesne urządzenia drukujące zapewniają dostęp do bardzo wydajnego skanowania i zaawansowanych funkcji OCR. Jest to szczególnie ważne ze względu na to, że cyfryzacja to dopiero początek drogi. Dokument elektroniczny powinien zostać odpowiednio oznaczony i nazwany, a jego zawartość zindeksowana. Następnie powinien trafić do archiwum/elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Najlepiej jeśli odbywa się to w sposób zautomatyzowany. Obecna sytuacja wymusiła zmianę podejścia do cyfrowego dokumentu nawet wśród najbardziej nieprzekonanych. Dotyczy to niemalże wszystkich branż. Obserwujemy duży wzrost zainteresowania cyfryzacją w działach finansowo-księgowych i HR. Należy przypuszczać, że wiele firm będzie potrzebowało również wsparcia we wstecznej archiwizacji swojej dokumentacji.

  

Nie tylko biura potrzebują cyfryzacji

Kiedyś digitalizację przeprowadzały głównie duże podmioty, zatrudniające kilkaset i więcej osób. Obecnie wzmożone zainteresowanie digitalizacją dokumentów widoczne jest także w średnich firmach (zatrudniających od 50 pracowników wzwyż). Szczególnie duży popyt na cyfryzację widoczny jest w bankowości, logistyce i ochronie zdrowia, gdzie rośnie znaczenie cyfrowego obiegu dokumentów (jego stosowanie wymusza także prawo). Dostawcy usług odnotowują duże zapotrzebowanie również w firmach budowlanych oraz produkcyjnych. W przypadku tych ostatnich dokumentacja dotycząca kontroli jakości dotychczas spoczywała w segregatorach, a w ostatnim czasie następuje proces jej cyfryzacji. Oczywiście klientów nie brakuje wśród kancelarii prawnych, przybywa ich także w sektorze edukacji.

Jak podkreślają dostawcy usług, obecnie zainteresowanie digitalizacją jest nie tylko większe niż rok czy dwa lata temu, lecz także – co istotne – zmieniło się podejście klientów. Rozmowy są bardziej konkretne, a decyzje bardziej przemyślane i zapadają szybciej niż dotychczas. Widać przy tym rosnącą świadomość znaczenia digitalizacji u przedsiębiorców.

– Klienci inaczej z nami rozmawiają niż jeszcze 2 – 3 lata temu. Kiedyś pytali o takie rozwiązania bardziej z ciekawości, na zasadzie: dowiemy się, o co chodzi z tą digitalizacją, a potem pomyślimy co dalej. Teraz zapytania są na poważnie – mówi Maciej Pastwiński, właściciel e.volution.

Warto podkreślić, że w ostatnim czasie zapytania klientów dotyczą przede wszystkim optymalizacji procesów, a nie jedynie przeniesienia papierowych dokumentów do wersji cyfrowej.

– Przedsiębiorcy potrzebują rozwiązań obejmujących całość digitalizowanych zasobów, zapewniających ciągłość opartych na nich procesów i usprawniających właściwy przepływ pracy. Między innymi dlatego właśnie potrzeba digitalizacji faktur jest powiązana z automatyzacją procesów czy procesami workflow – mówi Tomasz Pieniążek, członek zarządu Archivio.

Zdaniem specjalisty

Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager, Epson  

Popyt na skanery wzrósł znacząco w sektorze medycznym, szczególnie ze względu na wymóg archiwizacji danych i większą ilość dokumentów przesyłanych w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów ma też coraz większe znaczenie w instytucjach publicznych: bibliotekach, muzeach, archiwach, instytutach takich jak IPN czy Filmoteka Narodowa. Szkoły w czasie pandemii także udostępniają treści online, co wymaga od nauczycieli przygotowania tych materiałów, często przy pomocy skanerów. Obserwujemy też zapotrzebowanie na skanowanie w branży transportowej – głównie dotyczy to skanerów przenośnych. Na pewno w najbliższym czasie duże znaczenie będzie miało zastosowanie systemów do digitalizacji jako narzędzia przy wykonywaniu kopii dokumentów w celach zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych.

  
Daniel Murawski, Key Account Manager, Stovaris  

Odnotowaliśmy wzrost sprzedaży skanerów przeznaczonych do małych biur, w tym domowych, co odbyło się kosztem rozwiązań wyspecjalizowanych grup low i high volume, gdzie widzimy delikatny trend malejący. Dużym wyznacznikiem popularności skanera jest jego cena. W dobie kryzysu klienci często rezygnują z większych i bardziej wyspecjalizowanych rozwiązań na korzyść tych standardowych i niezawodnych. Kierując się ceną, gotowi są pogodzić się ze spadkiem wydajności urządzenia. Popularność zyskują skanery dokumentowe typu Push Scan, których nie trzeba podłączać do komputera. Zainteresowaniem cieszą się również rozwiązania niskobudżetowe, np. ScanSnap iX1600 ze skanowaniem do chmury. Rośnie sprzedaż rozwiązań do digitalizacji dokumentów tożsamości. Użytkownicy oczekują, by oprogramowanie do skanerów posiadało więcej automatycznych funkcji, upraszczających pracę.

  

Apetyt rośnie w miarę jedzenia

Apetyt klientów na nowe rozwiązania rośnie wraz z implementacją kolejnych. Gdy dokumenty są przynajmniej częściowo zdigitalizowane i okazuje się, że usprawniło to pracę, pojawiają się zapytania i zlecenia kolejnych prac. Zwykle firmy już na początkowych etapach decydują się na elektroniczny obieg faktur, a następnie umów. Potem przychodzi pora na cyfrowe procesy pracy. Przy czym przedsiębiorcy mają przede wszystkim potrzebę zdalnego dostępu do cyfrowych dokumentów, w czym dobrze sprawdza się chmura. A jako że lokalnie zeskanowane dokumenty trzeba przechowywać nie na komputerach, ale na macierzach, które nie pozwalają na wymazanie zapisów, tak aby nic nie zginęło, to dostawcy infrastruktury również mają szansę uczestniczyć w cyfryzacyjnym boomie.

– Rynek zmierza w stronę rozwiązań skanowania sieciowego. Dane muszą być teraz zdigitalizowane i zapisane na serwerze lub w chmurze. Nastąpił wzrost zapotrzebowania na stacje robocze oraz centralizowanie zbiorów. Nabiera znaczenia skanowanie dystrybucyjne, czyli skanowanie na jeden centralny serwer – podkreśla Daniel Murawski, Key Account Manager Stovaris.

Na rynku digitalizacji dokumentów działają również integratorzy obsługujący klientów biznesowych w zakresie druku. Wdrożenia związane z cyfrowym obiegiem dokumentów mogą stanowić część świadczonych przez nich usług. Jak mówi Maciej Pastwiński z e.volution (specjalizuje się między innymi w elektronicznym obiegu dokumentów): „zwykle firmy MPS zajmują się skanowaniem dokumentów do formatu PDF, a my przejmujemy pałeczkę na kolejnych etapach klasyfikacji oraz porządkowania cyfrowych zasobów i wdrażania obiegu dokumentów”.

Rozwój rynku cyfryzacji dokumentów mogą przyspieszać takie inicjatywy, jak ta ogłoszona niedawno pod hasłem #Biznes BezPapieru. Zaangażowane są w nią dwie firmy zrzeszone w Związku Cyfrowa Polska – Asseco oraz Samsung. Są one wspierane przez ekspertów Centrum GovTech Polska, a także przez uczelnie, banki i firmy prawnicze. Celem tego przedsięwzięcia jest edukacja przedsiębiorców na temat korzyści, jakie niesie za sobą digitalizacja obiegu dokumentów oraz wdrożenie strategii paperless. Kampania obejmuje specjalną stronę internetową, poradniki, case studies, analizy i webinary.

Zdaniem integratora

Maciej Pastwiński, właściciel e.volution  

Spodziewam się, że zainteresowanie digitalizacją dokumentów nie osłabnie, bo ona dopiero się w Polsce zaczyna. To perspektywiczny rynek dla wyspecjalizowanych firm. Po pierwsze dlatego, że cyfryzacja przebiega etapami, tu nie dzieje się wszystko na raz. Dzięki temu, że można budować kolejne procesy, czy też usprawniać już działające, raz pozyskani klienci zostają z nami na lata. Po drugie w ostatnim czasie wyraźnie widać, że przedsiębiorcy potrzebują cyfrowych rozwiązań i nie ma już od tego odwrotu. Zdarza się, że dla niektórych pojawia się problem kosztów, ale zwykle dają się przekonać, że inwestycja w digitalizację usprawni pracę firmy, co da się przeliczyć na oszczędności. Szacuję, że inwestycja w cyfryzację zwraca się klientom w ciągu około 3 lat. Koszt tak zwanego dysku chmurowego ze zdalnym dostępem do dokumentów to około 100 złotych miesięcznie na pracownika, więc nie są to wielkie pieniądze nawet dla drobnych biznesów.

  
Tomasz Pieniążek, członek zarządu Archivio  

W porównaniu z poprzednimi latami wzrosła świadomość klientów w zakresie digitalizacji dokumentów, jest też większa odwaga w podejmowaniu decyzji. Mamy więcej klientów niż przed pandemią. Wzrost ten szacuję na około 20 proc. Ostatni rok jednak tylko przyspieszył zapotrzebowanie na przenoszenie dokumentów do wersji i procesów cyfrowych, bo wyraźny wzrost popytu zaczął się jakieś 2–3 lata temu. Klientami są głównie średnie i duże podmioty, od około 50 pracowników wzwyż. Wydaje się, że w mniejszych firmach procesy są na tyle uproszczone, że potrzeba digitalizacji nie jest jeszcze tak pilna, a świadomość korzyści i długoterminowych oszczędności jest dużo niższa.