Dla sprawnego prowadzenia działalności biznesowej potrzebny okazał się w minionych miesiącach przede wszystkim dobrze funkcjonujący obieg dokumentów. Stąd zwiększone zainteresowanie wdrażaniem lub rozbudową systemów elektronicznego obiegu informacji i zarządzania nią. Na początku w dużej mierze wybierane były rozwiązania łatwe do szybkiego wdrożenia, ale wraz z rozwojem świadomości na temat efektów ich wykorzystania zaczęło pojawiać się zapotrzebowanie na te coraz bardziej rozbudowane. Sytuacja pandemiczna przyczyniła się do zintensyfikowania wdrożeń oraz objęcia nimi nowych podmiotów, w tym w znacznej mierze małych i średnich firm.

Co jednak z punktu widzenia firm IT najważniejsze, procesu digitalizacji obiegu dokumentów nie da się już zatrzymać ani odwrócić. Przedsiębiorstwa, które odczuły bezpośrednio w swojej działalności korzyści z tego typu rozwiązań, nie będą chciały z nich rezygnować, nawet po powrocie do biur, a tym bardziej w warunkach pracy hybrydowej. Co więcej, będą starały się rozwijać i doskonalić systemy elektronicznego obiegu dokumentów i informacji, a także coraz mocniej integrować z przepływami pracy i obsługą całych procesów biznesowych. Będą chciały obejmować nimi kolejne obszary działalności oraz automatyzować coraz więcej wybranych zadań i funkcji.

Wiele wskazuje na to, że zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami, w tym organizacją pracy, będzie w najbliższym czasie nadal rosło. Według analiz Canona, aż 96 proc. firm z regionu EMEA spodziewa się wzrostu zapotrzebowania na usługi i procesy wspomagające pracę zdalną. Dostawcy usług digitalizacji dokumentów szacują, że liczba klientów i zapytań zwiększyła się w okresie pandemii o 20–30 proc., a zainteresowanie ich ofertą nie słabnie. Tendencje te potwierdzają dane Grand View Research, z których wynika, że wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Natomiast według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., aby w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Potencjał rynku zarządzania informacją w formie elektronicznej pokazują dobitnie również zestawienia portalu Statista. Według nich globalna tzw. data-sfera powiększyła się w ubiegłym roku o kolejne 65 zettabajtów danych. Prognozy na ten rok mówią o wzroście rzędu 80 ZB, a w 2025 r. ma przybyć następne 181 ZB danych. Zauważalny jest także wzrost ilości danych generowanych przez firmy w stosunku do tych pochodzących od indywidualnych użytkowników sieci. Zjawiska te, zdaniem ekspertów, są w dużej mierze pochodną skutków pandemii, w tym pracy zdalnej i hybrydowej oraz przybierających na sile procesów cyfryzacji różnych obszarów aktywności biznesowej i społecznej.

W stronę optymalizacji procesów

Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w coraz większym stopniu ułatwiają ich gromadzenie, przechowywanie i grupowanie. Często cyfrowy obieg dokumentów bywa też łączony z optymalizacją procesów biznesowych. Przedsiębiorcom w rosnącym stopniu zależy już nie tylko na przeniesieniu dokumentacji do cyfrowych zasobów, lecz przede wszystkim na poprawie funkcjonowania firmy. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesów biznesowych i takim celom ma coraz częściej służyć.

Jednym z kluczowych kierunków rozwoju omawianego segmentu rynku będzie z pewnością automatyzacja procesów, która umożliwi szybszą, sprawniejszą obsługę masowych, standardowych działań. Realizacja płatności pomiędzy kontrahentami już dzisiaj może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego. W przyszłości znaczenie tego typu rozwiązań będzie rosło ze względu na wymierne korzyści biznesowe.

PROJEKTY POD E-NADZOREM Zapotrzebowanie na systemy zarządzania informacją w formie elektronicznej może przełożyć się na wdrażanie nowych projektów w instytucjach administracji publicznej. Przykładowo, od 1 lipca br. można przez portal e-Budownictwo składać w formie elektronicznej wnioski o pozwolenie na budowę, wraz z pełną dokumentacją projektową (projektem zagospodarowania działki i projektem architektoniczno-budowlanym). Przejście z obsługi dokumentacji papierowej na elektroniczną zmusza urzędy do stosowania skutecznych sposobów weryfikacji projektów budowlanych w wersji elektronicznej i zarządzania ich rosnącymi zasobami. Dokumentacja projektowa może być przesyłana nie tylko w plikach pochodzących z programów CAD, ale też udostępniana w postaci odpowiednio przygotowanych plików PDF. Do przetwarzania zawartych w nich informacji potrzebne będzie specjalne oprogramowanie. Do komunikacji z administracją nadzoru budowlanego w ramach prac nad uzgodnieniami i zatwierdzeniem projektu muszą przygotować się też biura projektowe i firmy budowlane. Wprowadzenie elektronicznej obsługi procesu inwestycyjnego otwiera więc nowe możliwości działań dla kolejnych firm z sektora IT, w tym dostawców oprogramowania, jak również integratorów systemów obiegu dokumentów i zarządzania informacją.

Druk wciąż ma znaczenie

Oczywiście, nie samym obiegiem dokumentów elektronicznych firmy stoją. Mimo wzmożonych procesów cyfryzacji i obejmowania nimi coraz to nowych obszarów, wciąż nie widać zmierzchu druku. Materiały drukowane stanowią i będą stanowić w najbliższej przyszłości ważny element obiegu informacji w firmach. Zapotrzebowanie na sprzęt drukujący nie zniknie, a jedynie trzeba go będzie dostosowywać do zmieniających się warunków pracy. Producenci już teraz dynamicznie reagują na nowo pojawiające się potrzeby – wprowadzają na rynek modele przeznaczone do używania w realiach domowego biura lub oferują rozwiązania pozwalające na wysłanie polecenia drukowania do drukarki firmowej przez sieć z dowolnego miejsca.

Z tegorocznego raportu Quocirca wynika, że druk wciąż ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania co najmniej 77 proc. firm. Według prognoz, w ciągu najbliższego roku 59 proc. firm i 73 proc. użytkowników indywidualnych zwiększy liczbę drukowanych dokumentów. Przy tym wśród dziesięciu najważniejszych priorytetów inwestycyjnych przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu znajduje się cyberbezpieczeństwo procesów druku.

Z drugiej strony wciąż potrzebne będą rozwiązania umożliwiające wprowadzanie do cyfrowego obiegu pozostających w użyciu dokumentów drukowanych. Z tego powodu zainteresowaniem użytkowników nadal cieszyć się będzie skanowanie. Przy czym użytkownicy zwracają coraz większą uwagę nie tylko na same skanery, ale też na oprogramowanie służące do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi.

Coraz bardziej cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz katalogowanie zawartości poprzez odpowiednie jej otagowanie. Dzięki temu można potem łatwiej i szybciej dotrzeć do poszukiwanych, potrzebnych w danej sytuacji informacji. Inteligentne oprogramowanie do skanowania dokumentów może także ułatwiać realizację procesów poprzez to, że automatycznie czyta dane, rozpoznaje je i podpowiada użytkownikowi sposób ich wykorzystania, na przykład poprzez propozycję zaszeregowania do odpowiedniej grupy zasobów informacyjnych. Użytkownicy zwracają także uwagę na możliwość integracji systemów skanowania z innymi urządzeniami oraz programami wykorzystywanymi w danym przedsiębiorstwie.

W integracji siła

System obiegu dokumentów to jedno z podstawowych narzędzi wspierających funkcjonowanie firmy, ale niejedyne, w którym przetwarzane są ważne dla niej informacje. Coraz częściej podejmowane są więc próby łączenia i integrowania oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów z innymi programami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwa. Za idealną przez wielu przedsiębiorców bywa uznawana sytuacja, kiedy wszystkie informacje istotne dla sprawnego funkcjonowania firmy są scentralizowane i dostępne za pomocą jednego oprogramowania.

Jednym z możliwych do zastosowania w tym celu rozwiązań są systemy klasy ECM (Enterprise Content Management). Są to systemy zintegrowanego zarządzania zasobami informacyjnymi firmy lub instytucji. Z punktu widzenia integratorów ważne jest, że ECM to nie tylko konkretne narzędzia, lecz także strategie i metody wykorzystywane do przechwytywania, zarządzania, gromadzenia, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i innych danych ze wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Takie podejście daje większe możliwości działania i oferowania różnorodnych rozwiązań, dostosowanych do określonych potrzeb przedsiębiorstw.

Systemy ECM służą głównie do zarządzania nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa, niezależnie od ich lokalizacji. Są to nie tylko pliki tekstowe, ale też arkusze kalkulacyjne, prezentacje, skany, zdjęcia, rysunki techniczne, projekty maszyn i urządzeń, instrukcje obsługi, dokumenty finansowe i kadrowe oraz wiele innych tego typu materiałów. Wyzwaniem jest efektywne wykorzystanie ich w firmowych procesach.

W praktyce systemy klasy ECM funkcjonują głównie jako platformy do zarządzania treścią i informacją w przedsiębiorstwie. Tradycyjnie w ich skład wchodzą następujące moduły: zarządzanie dokumentami, systemy współpracy grupowej, zarządzanie treścią serwisów internetowych, archiwizacja danych oraz obieg dokumentów i zarządzanie procesami biznesowymi. Integratorzy, którzy chcieliby poszerzyć zakres działalności i wyjść poza ramy tradycyjnie pojmowanych systemów obiegu dokumentów, ale też pozostać w obszarze zarządzania informacjami i wspierania procesów biznesowych, powinni rozważyć umieszczenie tego typu rozwiązań w swojej ofercie.

Zdaniem integratora

Marcin Lesiak, Services Development Manager, Geotechnology  

Pandemia przyspieszyła przyswajanie usług chmurowych i bazujących na nich systemów obiegu informacji. Firmy musiały z dnia na dzień przejść na elektroniczny obieg informacji i raczej już z niego nie zrezygnują. Pierwszym krokiem dla wielu z nich było przeszkolenie pracowników z obsługi systemów pracy grupowej. Potem w naturalny sposób pojawiła się potrzeba automatyzacji niektórych czynności, powiadomień, przypomnień, a to już pierwszy krok w stronę prawdziwego workflow. Część procesów obiegu jest powtarzalna i może być wykorzystana w wielu firmach, inne są unikalne dla konkretnych przedsiębiorstw lub branż. Częściowy powrót pracowników do biur spowodował lawinowe zainteresowanie systemami wspomagającymi współdzielenie przestrzeni biurowej. Ostatnim poziomem jest tworzenie specjalistycznych aplikacji mobilnych dla pracowników. Korzystając z chmury obliczeniowej mogą wykonywać na smartfonach wiele operacji, jak generowanie i podpisywanie dokumentów.

  
Adrian Groszyk, Product Manager, MAP solutions  

Obecnie klienci dysponują dużo większą wiedzą na temat elektronicznego obiegu informacji i dokumentów niż w momencie pojawienia się pandemii. Szukają rozwiązań znacznie bardziej elastycznych, które można dopasować do indywidualnych potrzeb. Przed pandemią wystarczyła integracja z systemem finansowo-księgowym, obecnie zaś, ze względu na postępującą digitalizację różnych rodzajów dokumentów, pojawiają się również nowe potrzeby. Obserwujemy rosnące zainteresowanie projektami integracji nie tylko z modułem księgowym systemów ERP, lecz również modułami handlowo-magazynowymi oraz kadrowo-płacowymi. Wykonujemy też coraz więcej integracji z pobocznymi aplikacjami, jak systemy do zarządzania projektami. Rozwój systemów do elektronicznego obiegu dokumentów i informacji powoduje, że w najbliższej przyszłości mogą one stać się podstawowym narzędziem do prowadzenia działalności firmy.