Można zaryzykować stwierdzenie, że sytuacja w dziedzinie zarządzania obiegiem dokumentów przypomina dzisiaj w dużej mierze to, co dzieje się w branży motoryzacyjnej. Już od wielu lat mówi się o tym, że w samochodach coraz mniej liczy się mechanika, a kluczowym elementem pojazdów staje się warstwa informatyczna. Według badania IBM Institute for Business Value, do 2035 r. aż 74 proc. komponentów auta będzie zarządzanych przez oprogramowanie i sztuczną inteligencję.

Podobnie ma się sprawa z systemami zarządzania dokumentami. Coraz mniejszą rolę odgrywają w nich urządzenia, a coraz ważniejsze staje się oprogramowanie (w tym również sztuczna inteligencja), które pozwala na zaawansowane przetwarzanie dokumentów i wydobywanie z nich potrzebnych informacji. Owszem, drukarki oraz skanery są nadal potrzebne, cały czas są rozwijane, unowocześniane i wyposażane w nowe funkcje. Stają się szybsze, wydajniejsze, dokładniejsze, coraz bardziej energooszczędne i dostosowane do pracy w różnych warunkach – nie tylko w biurze, ale też z wykorzystaniem chmury i rozwiązań mobilnych. Stanowią podstawę procesów digitalizacji, ale w coraz większym stopniu ich znaczenie uzależnione jest od umiejętnego wpisania w cały system przetwarzania dokumentów oraz dostępu do zawartych w nich treści.

Coraz wyraźniej widać, że to właśnie oprogramowanie decyduje w znaczący sposób o skuteczności prowadzonego procesu digitalizacji, przyczyniającej się do efektywnego biznesowo wykorzystania zawartości obrabianych dokumentów. Nie tylko zresztą tekstowych, ale też w coraz większym zakresie wizualnych, głosowych, a także wiadomości poczty elektronicznej, czy stron internetowych. A przecież w gruncie rzeczy o to przy przetwarzaniu dokumentów chodzi – nie w tym rzecz, by mieć je zarchiwizowane w postaci cyfrowej, lecz by zyskać możliwość szybkiego, efektywnego dostępu do zawartych w nich informacji, jak też ich skutecznego wykorzystania zgodnie z zakładanymi celami. O tym właśnie w dużej mierze decyduje odpowiednio dobrane oprogramowanie, bazujące już w coraz większym stopniu na metodach i technikach sztucznej inteligencji.

Nie sam, lecz w kontekście

Na tym analogie z branżą motoryzacyjną się nie kończą, warto bowiem spojrzeć na trend związany z autonomizacją transportu kołowego, a więc dążenie do tego, by pojazdy mogły docelowo poruszać się całkowicie bez udziału i zaangażowania kierowcy. Podobne oczekiwania towarzyszą rozwojowi systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Idealne rozwiązanie to takie, dzięki któremu użytkownik w ogóle nie zdaje sobie sprawy, że w swoich działaniach korzysta z dostępu do dokumentów. To system, dzięki któremu można w jak największym zakresie zautomatyzować całe procesy biznesowe lub obszary działalności.

Do tego potrzebna jest jednak integracja systemu obiegu dokumentów z innymi systemami IT – tak daleko posunięta, żeby umożliwiała inicjowanie konkretnych działań po pobraniu określonych danych czy informacji ze wskazanych dokumentów lub ich kategorii. Funkcjonalność samego repozytorium cyfrowej dokumentacji jest ograniczona. Jeżeli system elektronicznego obiegu dokumentów ma przynosić faktyczne, realne korzyści, to nie może funkcjonować sam, w oderwaniu od całego kontekstu biznesowej czy merytorycznej aktywności korzystającego zeń podmiotu.

Owszem, może ułatwiać i przyspieszać dostęp do potrzebnych dokumentów czy zawartych w nich informacji lub umożliwiać wspólną pracę nad jednym, konkretnym dokumentem w ramach zdalnego, szybkiego obiegu. To zresztą często jest przedstawiane przez dostawców takich rozwiązań jako jeden z głównych atutów. Nie oddaje on jednak w pełni faktycznej użyteczności systemów zarządzania dokumentami i prawdziwej skali korzyści, jakie można za ich pomocą osiągnąć. W końcu bowiem w warunkach działalności rynkowej czy administracyjnej nie o sam dostęp do informacji chodzi.

Zarządzanie dokumentami wciąż na fali wznoszącej Rynek systemów zarządzania dokumentami (DMS) będzie w najbliższym czasie rósł wykładniczo. Według szacunków Fortune Business Insights, w ciągu najbliższych siedmiu lat zwiększy swoją wartość trzykrotnie – z 8,3 mld dol. w 2025 r. do 24,3 mld dol. w 2032 r. Największe średnioroczne wzrosty wydatków na te rozwiązania spodziewane są w Europie. Impulsem do ich wdrażania mają być postępujące procesy transformacji cyfrowej i inwestowania w platformy cyfrowe. Czynnikiem sprzyjającym ma być także rosnące zastosowanie środowisk chmurowych. W efekcie wdrożeń systemów DMS przedsiębiorcy na całym świecie spodziewają się zwiększenia wydajności pracy.