Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z podatnikiem, który zaskarżył niekorzystny dla siebie wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, i nakazał ponowne rozpatrzenie sprawy. Firma chciałaby wysyłać faktury w formacie PDF e-mailem. Później odbiorca mógłby je u siebie wydrukować, czyli de facto miałyby postać papierową. Według dotychczasowej interpretacji przepisów istnieją dwa rodzaje faktur: papierowe, czyli przesłane odbiorcy w kopercie, oraz elektroniczne, czyli docierające do adresatów za pośrednictwem systemu elektronicznej wymiany danych EDI lub e-maila, ale opatrzone bezpiecznym e-podpisem. Nowa wykładnia, jaką zaproponował Naczelny Sąd Administracyjny, rewolucjonizuje pojęcie faktury papierowej. Nie jest nią bowiem tylko faktura wydrukowana przez wystawiającego i przesłana do odbiorcy pocztą tradycyjną, ale także taka, którą adresat otrzyma pocztą elektroniczną w pliku PDF i sam wydrukuje. Trzeba pamiętać o obowiązku przechowywania faktur w postaci papierowej (stąd konieczność wykonania wydruku). Wolne od niego są tylko przedsiębiorstwa, które stosują e-faktury. Chociaż  wyrok NSA ucieszył firmy, nie oznacza automatycznie, że fiskus również się przychyli do takiej interpretacji przepisów, ponieważ nie jest ona wiążąca dla urzędników skarbowych.

MNIEJSZE KOSZTY

Możliwość przesyłania faktury e-mailem przyniosłaby resellerom różnego rodzaju oszczędności. Według Piotra Kamyka, pracownika działu wdrożeń w koszalińskiej MH-Informatyce, oznaczałoby to przede wszystkim ograniczenie kosztów przesyłek pocztowych lub dojazdu do klienta z fakturą. Adrian Skrobot, właściciel bydgoskiego Entera, twierdzi, że koszty związane z przesyłkami zostałyby obniżone do minimum. Leszek Pawlewicz, właściciel M Software ze Szczecinka, podkreśla, że na wyeliminowaniu pakowania faktur i ich wysyłki przedsiębiorcy zyskaliby tysiące złotych.
Według Jarosława Banackiego, właściciela gdańskiego Jarkomu, znacząco niższe koszty przekazania faktury do odbiorcy są szczególnie istotne przy sprzedaży usług i dóbr niematerialnych. – Przykładowo wtedy, kiedy sprzedajemy oprogramowanie przez Internet. Choć nie przesyłamy wówczas fizycznie towaru, fakturę musimy – wyjaśnia. – Akceptacja drogi e-mailowej przyniosłaby bardzo duże oszczędności, szczególnie w przypadku masowej wysyłki faktur, np. kiedy firma świadczy usługi hostingowe czy dostępu do Internetu – wtóruje mu Radosław Ambroży, szef Pracowni Komputerowej AB z Myślenic. Również zdaniem Tomasza Konopki, właściciela rzeszowskiej Intermedii, byłoby to korzystne, przede wszystkim dla firm świadczących masowe usługi elektroniczne. – Koszty wysyłki kilku tysięcy faktur wystawianych miesięcznie są stosunkowo duże i – w naszym przypadku – stanowią kilka procent przychodu z takich transakcji, zwłaszcza jeśli opiewają na niewielkie kwoty – twierdzi.

OSZCZĘDNOŚĆ CZASU

Ponadto przedsiębiorcy zyskaliby na czasie, bo nie trzeba by go tracić na pakowanie faktur do kopert i stanie w kolejkach w urzędach pocztowych. W dodatku faktura dotarłaby do odbiorcy natychmiast po wysłaniu, bez względu na jego lokalizację. W opinii Michała Klimka, właściciela rydułtowskiego Ambera, ma to bardzo duże znaczenie na przełomie miesiąca. – Zdarza się, że poczta dostarcza faktury po terminie płatności – podkreśla. Podobnie uważa Adam Ciszewski, zastępca kierownika gdańskiego oddziału Petrosoft.pl z Jasła: – Działalność poczty ostatnio odbiega od ideału, przesyłki giną i nie są dostarczane na czas. Zdaniem Piotra Koniecznego, właściciela Serwkomu, wysyłanie faktur e-mailem przyspieszyłoby termin regulowania płatności.

e-faktura

Według Dezyderiusza Kozłowskiego, kierownika Neo-Systemu z Brodnicy, często producent przysyła towar kurierem, a fakturę pocztą. – Zdarza się więc, że towar dotarł, ale bez faktury zakupu sprzedać go nie można. Gdy poczta zawodzi, automatycznie opóźnia się cały proces. Jeśli faktura zostanie przesłana  w formie elektronicznej, po jej pobraniu będzie można przyjąć i sprzedać towar – mówi Dezyderiusz Kozłowski. – Faktura wysłana e-mailem dotrze do adresata w tym samym dniu, w którym wysyłany jest produkt – wyjaśnia Bartłomiej Musialik, specjalista ds. sprzedaży w katowickim Unibicie. Zdaniem Piotra Makarowicza, specjalisty ds. sprzedaży w konińskim Biurze Raj Wasilewski, możliwość szybkiego przesłania i odbioru faktury jest bardzo istotna, szczególnie przy dużych projektach, na przykład dofinansowanych z budżetu państwa. Według Marka Markowskiego, właściciela gdyńskiego Markenu, szybkość realizacji zamówień, w tym otrzymania faktury, to aspekty, które decydują o konkurencyjności na rynku. – Kto szybciej sprzeda, ten więcej zarobi – podkreśla.

 

WIĘKSZA PEWNOŚĆ

Według resellerów wprowadzenie otrzymanej lub wysłanej e-mailem faktury do systemu sprzedaży trwa krótko, więc przyspieszyłoby obrót dokumentami. Zdaniem Michała Maciążka, sprzedawcy w Logic One z Zawiercia, ułatwiony zostałby też dostęp do archiwalnych dokumentów. Uprościłoby to więc procedury obrotu handlowego i przyspieszyło wiele procesów. – Często towar dociera do klienta bezpośrednio od dystrybutora,  nie musiałbym zatem wysyłać lub zawozić faktur – zauważa Wojciech Grzegółka, szef poznańskiego Nowasoftu. Przedsiębiorcy zyskaliby możność zautomatyzowania elektronicznej wysyłki faktur. – Jako mały ISP, mógłbym przejść na system udostępniania faktur klientom końcowym za pośrednictwem panelu administracyjnego, co pozwoliłoby uniknąć np. drukowania duplikatów faktur, gdyby nie dotarły do adresata, zostały zagubione, zjedzone przez psa itd. – wylicza Tomasz Kruk, właściciel Czarnetu z Czarnego. Wysyłanie faktur pocztą elektroniczną nie tylko ułatwiłoby sprawdzenie, czy rzeczywiście zostały wysłane, ale i gwarantowałoby, że na 100 procent dotrą do adresatów. Według Jarosława Utrackiego, dyrektora PC.Netu z Sosnowca, sprzedawcy mogliby szybciej zareagować np. na złe lub niewłaściwe zafakturowanie towaru jeszcze przed jego wysyłką. – Oznacza to, że w paczce znalazłoby się prawdopodobnie to, czego oczekuje klient, a nie to, co błędnie zostało zafakturowane.

NSA SOBIE, FISKUS SOBIE

Część sprzedawców już praktykuje wysyłanie faktur przez Internet. Niektórzy tłumaczą się chęcią jak najszybszego dostarczenia dowodu sprzedaży odbiorcy, inni – paradoksalnym interpretowaniem przepisów przez urzędników (brak konieczności podpisywania i stemplowania faktur przez odbiorcę, ale także formalnego zakazu przesyłania ich pocztą elektroniczną oraz różnie pojmowana definicja faktury papierowej). Wszyscy, którzy chcieliby ułatwić sobie życie, powinni jednak pamiętać, że dla urzędów skarbowych wiążące są interpretacje ministra finansów, a nie wykładnie sądów, w tym również Naczelnego Sądu Administracyjnego.

e-faktura1

Nie wiadomo, czy wyrok NSA ostatecznie zakończy wątpliwości, przedsiębiorstwa bowiem nie unikną ryzyka kontroli, a fiskus w dalszym ciągu może kierować się swoim widzimisię. Resellerzy doskonale zdają sobie z tego sprawę. – Przesyłanie faktur e-mailem jest istotne dla efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza gdy transakcja jest zawierana na odległość albo gdy warunki handlowe wymuszają przedpłatę lub zapłatę zaliczkową. Zalety łatwo mnożyć, problem pojawia się tylko wtedy, gdy urzędnik z urzędu skarbowego zakwestionuje koszt lub odliczony  na tej podstawie VAT – zauważa Andrzej Majewski, właściciel gdańskiego DSC.  – Być może urzędnicy będą podawać w wątpliwość ważność tych dokumentów, które np. zostały wydrukowane na drukarce odbiorcy – zastanawia się Bogusław Ziemianin, właściciel krakowskiego Posejdona. Natomist zdaniem Stefana Ocetkiewicza, właściciela krakowskiego Sopteno, na szczęście sceptyczne będą także… księgowe. – Większość jest niezwykle ostrożna w kwestii dokumentów – podkreśla przedsiębiorca .

 
RESELLERZY O PRZESYŁANIU FAKTUR E-MAILEM

Kuba Harasymowicz, właściciel legionowskiego A Primu
Jest tańsze (o koszt papieru, koperty i znaczka), szybsze (bez oczekiwania na poczcie i na doręczenie), pewniejsze (e-maile rzadziej giną), bardziej nowoczesne.

Krzysztof Pietrzak, właściciel warszawskiego krzychu.pl
Po pierwsze – zapewnia szybkość. Po drugie – możliwość natychmiastowego sprawdzenia, czy faktura rzeczywiście została wystawiona (i wysłana). Po trzecie – mniejsze koszty korespondencji. Po czwarte – mniej pracy, jeśli chodzi o drukowanie, podpisywanie (jeśli w danej firmie ktoś podpisuje i przystawia pieczątkę), pakowanie do koperty i wysyłanie listu na poczcie.

Tomasz Król, szef katowickiego Intellinetu
Zautomatyzuje wysyłkę faktur, obniżając koszty obsługi i przesyłki (poczta tradycyjna kontra e-mail). Wreszcie dobra wiadomość dla e-commerce!

Roman Kaczmarek, zastępca prezesa zarządu Silpolu z Dąbrowy
Akceptacja przesyłania faktur e-mailem to byłaby dobra decyzja, ponieważ ostatecznie rozwiałaby wszelkie wątpliwości związane z tego typu fakturami. Poza tym zdecydowanie zwiększyłaby liczbę faktur przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej, przyspieszyła pracę oraz ułatwiła życie księgowości.

Andrzej Jaśkiewicz, koordynator w Davicomie z Sosnowca
Zdecydowanie jestem za, pod warunkiem, że faktury będą przesyłane w formacie .xml lub .txt ze znacznikami umożliwiającymi zaimportowanie do programów magazynowo-księgowych. Efektem byłaby duża oszczędność czasu przy wprowadzaniu dokumentów zakupu oraz możliwość szybkiego porównania stanu faktycznego dostawy z przesłanym dokumentem.

Bogusław Adam Makowski, prezes łódzkich Systemów Informatycznych BAM
Nareszcie coś sensownego! Kupuję u dystrybutora towar przez Internet i od ręki mam fakturę. Wykonuję usługę przez Internet i wysyłam fakturę e-mailem. Tworzę program i wysyłam go e-mailem razem z fakturą. Nie muszę biegać na pocztę i wydawać 3,75 zł na każdy list. Mam klientów w kilku krajach UE i dla nich jest zupełnie niezrozumiałe (jak wiele innych rzeczy), że nie można wysłać faktury faksem lub e-mailem. Przynajmniej w tej jednej kwestii ich dogonimy.

Jerzy Krawczyk, szef katowickiego Dateksu III
To ułatwi życie sprzedawcom, bo przerzucą koszt wydruku faktur na odbiorców. Mnie tylko doda pracy, bo będę musiał wydrukować każdą fakturę dla księgowej. Jeśli komuś zależało na czasie, już od niepamiętnych czasów wysyłał faktury faksem albo e-mailem.

Łukasz Juszczyk, właściciel iComp.pl z Dzierżoniowa
Obecnie i tak praktykuje się przesyłanie faktur e-mailem. Traktowanie faktury wysłanej PDF-em jako nieważnej i obowiązujący jednocześnie przepis, że faktura nie wymaga pieczątki i podpisu odbiorcy, to paradoks, który w końcu ma szansę zniknąć.

Grzegorz Konert, właściciel kołobrzeskiego Grekompu
Używam tej drogi przesyłania faktur VAT z następujących powodów:
1.    czas dostarczenia – można uznać, że jest natychmiastowy,
2. wygoda – od wystawienia faktury do dostarczenia wszystko realizujemy wyłącznie za pomocą sprzętu i oprogramowania komputerowego,
3. koszty – pomijając koszty certyfikatów, są zerowe.

E-FAKTURY

– Faktury elektroniczne można przesyłać z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu
elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI).
– Faktury elektroniczne muszą być podpisane przez odbiorcę (chociaż papierowe nie muszą).
– Faktur elektronicznych nie wolno przesyłać pocztą elektroniczną (np. w formie plików
PDF) ani udostępniać kontrahentowi za pośrednictwem serwera.

PRZESYŁANIE FAKTUR E-MAILEM

– Faktura przesłana e-mailem (np. w formie pliku PDF) nie jest e-fakturą.
– W rozumieniu NSA faktura przesłana e-mailem jest tak samo ważna jak dostarczona za
pośrednictwem tradycyjnej przesyłki pocztowej, o ile się ją następnie wydrukuje.
– Nie wiadomo, czy fiskus uwzględni interpretację NSA – dla urzędów skarbowych wiążące
są interpretacje ministra finansów, a nie sądów.