Bogatą ofertę edukacyjną tworzy 30 kierunków studiów i niemal 100 specjalności. Uniwersytet prowadzi również prawie 40 studiów podyplomowych, poszerzających kwalifikacje i nadających nowe uprawnienia. Tak rozbudowana działalność wymaga sprawnie funkcjonującego systemu pracy grupowej.

“W naszej uczelni codziennie przetwarzanych są tysiące dokumentów. Dlatego potrzebowaliśmy sprawnie działającego systemu, który pomoże pracownikom administracyjnym uporządkować prace nad tymi dokumentami, kalendarzem i poczta elektroniczna. Pakiet Zimbra Collaboration Suite sprostał temu zadaniu.”
— Krzysztof Sobieraj, kierownik Sekcji Systemów Sieciowych Działu Informatyzacji w
Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy

Wyzwanie:

Potrzeba wdrożenia systemu zarządzania poczta elektroniczna oraz współdzielonymi kalendarzami i dokumentami dla pracowników Uniwersytetu.

Rozwiązanie:

Wdrożenie pakietu VMware Zimbra Collaboration Suite i zintegrowanie go z posiadanymi przez UKW systemami ochrony poczty elektronicznej. Modyfikacja zimletów pod własne potrzeby Uniwersytetu.

– Mamy dwie grupy osób korzystających z poczty elektronicznej: tradycyjna kadra administracyjna i biurowa oraz pracownicy dydaktyczni o dużej autonomii i mobilności– mówi Krzysztof Sobieraj, kierownik Sekcji Systemów Sieciowych w Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. – Łącznie są to niespełna dwa tysiące pracowników i osób posiadających konto w systemie głównej poczty , często przetwarzających bardzo istotne, newralgiczne dane. Dlatego konieczne jest systematyczne, metodyczne podejście do zarządzania pocztą elektroniczną, bez przypadkowych działań w trybie ad hoc.

Już od 2003 r. system poczty elektronicznej na UKW jest poddawany nieustannym modyfikacjom i rozwojowi. Proces ten często wiązał się z wysokimi nakładami kosztowymi (dość trudnymi do przeprowadzenia w jednostce budżetowej) oraz eksperymentami związanymi z różnymi technologiami. Wykorzystywano różne platformy poczty elektronicznej oparte na otwartym źródle, m.in. EXIM, Squirrelmail, OpenWebMail. Stworzono też własne autorskie rozwiązanie antyspamowe i system backupowania poczty elektronicznej.

 

Bezproblemowa integracja

Obecnie na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy studiuje ponad 15 tys. studentów, zaś w placówce jest zatrudnionych ok. 2 tys. pracowników. Administratorzy zauważyli konieczność zapewnienia pracownikom wyższych parametrów świadczonej usługi oraz wyodrębnienia kont pracowniczych od studenckich w oddzielnych środowiskach. Rozpoczęto poszukiwania właściwej platformy, która będzie działała bardzo wydajnie, ale też jej wdrożenie nie będzie wiązało się z wysokimi kosztami.

– Prowadziliśmy testy wielu popularnych komercyjnych środowisk – wspomina Krzysztof Sobieraj. – Po testach finalnie wybraliśmy system VMware Zimbra Collaboration Suite ze względu na dobry współczynnik oferowanych funkcjonalności do wydajności. Decyzję o przeprowadzeniu wdrożenia podjęliśmy na początku 2011 r., a w miesiącach wakacyjnych zrealizowaliśmy techniczną fazę wdrożenia. Obecnie ten etap projektu jest zakończony.

 

System Zimbra Collaboration Suite został zainstalowany w wirtualnym środowisku VMWare ESXi 5, między innymi na systememie operacyjnym SUSE Linux i zintegrowany z posiadanym przez UKW rozwiązaniem Cisco IronPort (seria C) zapewniającym dodatkową ochronę poczty elektronicznej przed różnego typu zagrożeniami i niepowołanym dostępem oraz oferującym dobre środowisko zapewniające szyfrowanie poczty elektronicznej. Wyzwaniem było też utrzymanie i zintegrowanie z Zimbrą istniejących rozwiązań antyspamowych oraz szyfrujących, a także systemu pamięci masowych. Dodatkowym utrudnieniem dla realizacji tego projektu była konieczność przeprowadzenia go w taki sposób, aby zapewnić ciągłość pracy. Cały proces migracji został jednak zrealizowany samodzielnie przez pracowników Sekcji Systemów Sieciowych Uniwersytetu. “Uważam, że profesjonalne podejście i duża wiedza techniczna pracowników przyczyniły się w dużej mierze do sukcesu wdrożenia

“ – dodaje Krzysztof Sobieraj.


Zimbra – zrób to sam

 

Użytkownicy nowego systemu poczty elektronicznej podkreślają, że jest on znacznie łatwiejszy w obsłudze i bardziej intuicyjny. Nie mają z nim problemów nawet użytkownicy o podstawowej znajomości zasad obsługi komputera i systemów pocztowych. Aktywnie wykorzystują też środowisko współdzielenia spotkań i kalendarzy.

Model open source pozwolił informatykom Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego na niemal bez kosztowe wdrożenie całego systemu poczty elektronicznej i pracy grupowej, opierając się wyłącznie na wiedzy zespołu wdrażającego. – Obecnie jesteśmy w trakcie opracowywania dodatkowych modułów dla oprogramowania Zimbra, czyli tzw. zimletów – mówi Krzysztof Sobieraj. – Ponieważ cały system jest oparty na otwartym źródle, mamy możliwość poprawienia i dostosowania do własnych potrzeb m.in. silnika konstrukcji i migracji haseł wykorzystującego zewnętrzne bazy autoryzacyjne LDAP. Usprawniliśmy też skrypty do montowania dysków sieciowych WebDAV oraz stworzyliśmy możliwość dodawania polskich słowników do aplikacji Zimbra Desktop. Aktywnie współpracujemy także ze środowiskiem programistycznym Zimbry, zgłaszając nasze uwagi i poprawki do kodu.

 

Ewolucja zamiast rewolucji

 

Do połowy 2012 r. potrwa okres, kiedy użytkownicy dotychczasowego systemu poczty elektronicznej mogą ją odbierać zarówno przez nowy, jak i stary interfejs. – Zdecydowaliśmy się na model ewolucyjny, zamiast rewolucyjnego – podkreśla Krzysztof Sobieraj. – Ponieważ chcieliśmy uniknąć bałaganu organizacyjnego, udostępniliśmy użytkownikom oba interfejsy, zachęcając oczywiście do korzystania z bogatych funkcji interfejsu Zimbra jako środowisko koordynowania spotkań i współdzielenia dokumentów. Natomiast utrzymujemy już tylko jedną infrastrukturę backoffice.

Oczywiście planowany jest także rozwój nowego rozwiązania. Pracownicy Sekcji Systemów Sieciowych planują uruchomienie całego systemu poczty elektronicznej wyłącznie w środowisku wirtualnym VMware, rozważają też skorzystanie z komercyjnej wersji oprogramowania Zimbra. Analizują także korzyści, które mogłyby płynąć z uruchomienia poczty elektronicznej dla studentów w systemie Zimbra, zastrzegając jednak, że nadal funkcjonowałaby ona jako zupełnie oddzielne środowisko.

 

Efekty

• Zwiększenie poziomu dostępności systemu poczty elektronicznej

• Wprowadzenie dodatkowych funkcjonalności do systemu pracy grupowej

• Stworzenie otwartej platformy, umożliwiającej dalszy rozwój

• Obniżenie kosztów energii elektrycznej i zwolnienie miejsca w serwerowni dzięki wyłączeniu z produkcyjnego użycia starych serwerów wraz z macierzą