Różne korzyści

Integratorzy powinni rozważyć zaoferowanie dodatkowych usług związanych z identyfikacją potrzeb informacyjnych klientów, które w dużej części wynikają z realizowanych w firmie procesów. Można więc też pomyśleć o  usługach zarządzania procesami. A na pewno warto mieć z tego zakresu wiedzę, co ułatwi rozmowy z klientami.

Wybrane podejście będzie miało daleko idące konsekwencje dla wdrażania i wykorzystywania systemów. W ślad za odpowiednim określeniem potrzeb informacyjnych idzie bowiem chociażby oszczędność kosztów, co zawsze stanowi mocny argument przy podejmowaniu decyzji o zakupie oprogramowania lub usługi.

W każdej firmie funkcjonuje już dzisiaj co najmniej kilka czy kilkanaście aplikacji, w których przetwarzane są różnego rodzaju dane. Przy dobrej identyfikacji potrzeb informacyjnych nie trzeba myśleć od razu o zapewnieniu niejako na zapas dostępu wszystkim do wszystkiego. Z takiego podejścia biorą się bowiem w dużej części puchnące listy oczekiwanych funkcji, z których potem w praktyce wiele nie jest wykorzystywanych. To z kolei przekłada się na zniechęcenie klientów do dalszego inwestowania w rozwój systemów informatycznych. Niestety, wyjątkowo wiele firm jest niezadowolonych ze swoich ostatnich inwestycji w IT. Jak pokazują badania Gartnera, 56 proc. podmiotów czuje frustrację i „bardzo żałuje” swoich największych zakupów informatycznych z ostatnich dwóch lat.

Kolejna korzyść z dobrej identyfikacji potrzeb informacyjnych użytkowników jest taka, że powoduje poprawę sprawności funkcjonowania systemów obiegu dokumentów. Możliwa jest bowiem właściwa, precyzyjna, dopasowana do rzeczywistych oczekiwań i potrzeb użytkowników, w tym również okresowych, czy też motywowanych zmieniającymi się wymogami prawnymi, klasyfikacja przetwarzanych treści i zasobów danych. Łatwiej i dokładniej można indeksować zawartość dokumentów, kiedy wiadomo do jakich informacji użytkownicy potrzebują dostępu.

Do tego dochodzi jeszcze lepsza ochrona przetwarzanych danych. Wskazanie potrzeb informacyjnych zapewnia bowiem możliwość ścisłego określenia, kto do jakich informacji może czy powinien mieć dostęp. Ma to na przykład szczególne znaczenie przy ochronie danych osobowych w kontekście wymogów RODO.

Nie tylko IT

Do kogo integratorzy i resellerzy powinni kierować swoją ofertę współpracy? Niekoniecznie do szefów działów IT czy menedżerów pionów teleinformatycznych. W dużej mierze mogą zwracać się do osób kierujących działami biznesowymi, gdyż to tam właśnie zazwyczaj powstają i funkcjonują określone potrzeby informacyjne.

Systemy informatyczne są, de facto, narzędziem do zaspokajania potrzeb informacyjnych użytkowników. Im dokładniejsze ich rozpoznanie, tym lepsze dopasowanie rozwiązań technicznych, a więc i bardziej ukierunkowana na potrzeby konkretnego odbiorcy oferta handlowa.

Badania rynkowe pokazują już zresztą faktyczne przesuwanie się strefy decyzyjnej poza obszar IT. Według raportu Gartnera 67 proc. osób zaangażowanych w decyzje dotyczące zakupów nowych technologii nie jest związanych z IT. Sytuację tę zdaje się też potwierdzać występujące dzisiaj w znacznej liczbie firm zjawisko shadow IT. Wiele zakupów rozwiązań informatycznych odbywa się bezpośrednio w działach biznesowych, często poza wiedzą i zgodą pionu IT, głównie pod wpływem aktualnej potrzeby biznesowej.

Abstrahując od toczącej się dyskusji na temat skutków tego rodzaju praktyk dla funkcjonowania całości środowiska informatycznego przedsiębiorstwa, warto zwrócić uwagę, że otwierają one nowe możliwości działania dla integratorów. Zwłaszcza tych, którzy będą potrafili zaoferować rozwiązania pozwalające sprawnie zaspokajać pojawiające się potrzeby informacyjne konkretnych grup pracowników. Być może niebawem sfinalizowanie sprzedaży takich narzędzi nie będzie wymagało w ogóle kontaktów z szefem IT. Poszukiwanie już dzisiaj kontaktów z osobami spoza działów IT może więc okazać się dobrą inwestycją na przyszłość.

Infrastrukturalne podejście Do wdrażania systemów obiegu dokumentów i zarządzania informacją trzeba podchodzić w sposób kompleksowy, zintegrowany. Warto patrzeć na ich wykorzystanie w kontekście funkcjonowania całej firmy. Pomocne w takiej sytuacji może okazać się pojęcie infrastruktury informacyjnej przedsiębiorstwa. Pozwala ono spojrzeć na procesy przetwarzania informacji w firmie i dostęp do nich w sposób całościowy, zorientowany na efekt. Może okazać się przydatne zarówno przy projektowaniu systemów informacyjno-komunikacyjnych jak i podczas rozmów handlowych z potencjalnymi kontrahentami. Pozwala myśleć zarówno o rozwiązaniach programistycznych, jak i sprzętowych, ale także organizacyjnych czy związanych z funkcjonowaniem procesów korzystania z informacji. Prof. Józef Oleński, dwukrotny prezes GUS, obecnie wykładowca Uczelni Łazarskiego, określa infrastrukturę informacyjną jako zasoby, systemy i procesy, które determinują bezpieczeństwo informacyjne oraz funkcjonowanie innych systemów i zasobów. Porównuje ją na przykład z infrastrukturą drogową, która stale istnieje i jest wykorzystywana w różnych miejscach, w różnym czasie, w różny sposób i z różną intensywnością. Jego zdaniem szef IT powinien odpowiadać tylko za tę część infrastruktury informacyjnej, która dotyczy warstwy sprzętowej i oprogramowania narzędziowego. Inne jej aspekty, w tym zasady tworzenia zasobów informacji, czy wybór języków informacyjnych, powinny być w gestii innych osób.