W zgodzie z doświadczeniem

W rozmowach z klientami warto szukać argumentów mocno osadzonych w codziennej praktyce funkcjonowania danej firmy. Warto pokazywać pożytki z elektronicznego obiegu dokumentów i dostępu do zawartych w nich informacji na prostych, ale bardzo dobrze znanych wszystkim pracownikom – i zazwyczaj mocno uciążliwych – przykładach. Przydatność narzędzi informatycznych bardzo dobitnie ujawnia się w sytuacjach, które bezpośrednio, na co dzień dotykają każdego w pracy.

Zazwyczaj są one związane z pilnymi potrzebami informacyjnymi. Jakie dokładnie ustalenia znajdują się w aneksie do umowy? Czy parametry dostarczonego towaru faktycznie zgadzają się ze specyfikacją z zamówienia? Jaki jest uzgodniony termin zapłaty faktury? Każdy, kto przynajmniej raz spotkał się z potrzebą sprawnego, szybkiego dotarcia do tego typu informacji, z pewnością doceni rozwiązanie, które ułatwi odnalezienie potrzebnych danych – zapewni oszczędność czasu, a przede wszystkim mitręgi związanej z koniecznością przedzierania się przez stosy, również cyfrowe, istniejących zapisów i dokumentów będących potencjalnymi źródłami poszukiwanych informacji.

Umiejętność racjonalnego dobierania argumentów na rzecz wdrożenia lub rozwoju systemów elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania dostępem do zawartych w nich informacji jest ważna z jeszcze jednego powodu. Jak pokazuje przygotowany przez KPMG „Monitor transformacji cyfrowej biznesu”, tylko jedna piąta firm w Polsce ma opracowaną strategię cyfrowej transformacji. Z kolei większość pozostałych nie planuje przygotowania w najbliższym czasie tego typu dokumentu.

To oznacza, że decyzje o inwestycjach w cyfrowe narzędzia wspomagania środowiska pracy są podejmowane w sposób okazjonalny, w momencie pojawienia się określonych potrzeb lub dotarcia do świadomości decydentów przekonania o konieczności wdrożenia tego rodzaju rozwiązań. W takiej sytuacji jeszcze większego znaczenia nabiera umiejętność właściwego, dostosowanego do konkretnych warunków działania i planów rozwoju prezentowania korzyści z wykorzystania systemów zarządzania informacją i obiegiem dokumentów.

Tylko to, co potrzebne

Kluczowe znaczenie w rozmowach z klientami może mieć pojęcie potrzeby informacyjnej. Informacja jest bowiem zawsze dla kogoś. Stwierdzenie, że za dwie godziny odjeżdża pociąg do Poznania nie ma znaczenia dla tych, którzy akurat się do tego miasta nie wybierają. Z drugiej strony rozkład jazdy jako element infrastruktury informacyjnej pozwala w razie potrzeby sprawdzić czas odjazdu.

Podobnie wygląda sytuacja w typowym przedsiębiorstwie. Dane dotyczące terminów realizacji faktur nie są generalnie potrzebne tym, którzy nie zajmują się realizacją płatności czy zarządzaniem finansami. Jednak w niektórych sytuacjach mogą ich potrzebować osoby spoza tej grupy. Dobrze jest zatem wiedzieć kto i kiedy oraz skąd takie dane może pobrać.

Właściwa identyfikacja i szczegółowe określenie faktycznych potrzeb informacyjnych poszczególnych grup pracowników, czy wręcz pojedynczych osób w zespole pracowniczym pozwoli dobrać odpowiedni, rzeczywiście „szyty na miarę” system zarządzania obiegiem dokumentów i zawartych w nich danych. Dzięki temu rzeczywiście możliwe będzie zapewnienie każdemu dostępu do właściwej dla niego informacji we właściwym czasie. Bez prawdziwej znajomości potrzeb informacyjnych użytkowników nie da się tego osiągnąć, nawet przy wykorzystaniu najbardziej zaawansowanych technicznie rozwiązań.

Zdaniem integratora

Adam Kottowicz, wiceprezes zarządu, dyrektor ds. badań i rozwoju, Centrum Informatyki „ZETO” w Białymstoku  

Kluczowa w zarządzaniu informacją jest kompleksowa obsługa całego procesu jej przetwarzania – od momentu wprowadzenia do przekształcenia w wiedzę. Pozyskane informacje muszą być wszechstronnie indeksowane, aby możliwe było ich szybkie przeszukiwanie. Klienci oczekują łatwego i wygodnego wprowadzania dokumentów do systemu, a ponadto nowoczesne rozwiązania powinny zapewniać obsługę wielu procesów biznesowych. Do tego powinny umożliwiać integrowanie danych z wielu źródeł, aby dać dostęp do jak najpełniejszej wiedzy za pomocą elastycznie tworzonych raportów. Wszystko to musi odbywać się w środowisku zapewniającym jak największe bezpieczeństwo oraz wydajność i niezawodność. Najczęstszym problemem we wdrożeniu tego typu rozwiązania jest brak poprawnie zidentyfikowanych procesów. Wyzwaniem jest również znalezienie personelu do obsługi wdrożonego systemu. Rzadziej klienci zgłaszają problemy z dostępnością środowiska sprzętowego, więc zazwyczaj oczekują oni instalacji w chmurze prywatnej.