Pandemia przyspieszyła wiele procesów transformacji cyfrowej w firmach. Niejednokrotnie to, co było planowane na lata, trzeba było zrobić niemalże natychmiast. Przedsiębiorstwa postawione z dnia na dzień przed koniecznością zorganizowania pracy w trybie zdalnym, rozwijały systemy komunikacji, pracy grupowej, zarządzania obiegiem dokumentów i dostępu do informacji.

Nie wiadomo jednak dokładnie, jak dalej sytuacja będzie się rozwijać. Z jednej strony prognozowane jest umacnianie się hybrydowego modelu pracy, przy czym zainteresowanie wykonywaniem obowiązków służbowych z dowolnego miejsca widoczne jest szczególnie wśród młodych pracowników. Z drugiej strony pojawia się coraz więcej doniesień, że firmy chcą ich powrotu do biur. Jak wynika z badania Cushman & Wakefield, pracodawcy podejmują szereg działań, które mają zachęcać i motywować do powrotu do pracy stacjonarnej.

Z pewnością jednak w obu przypadkach do sprawnego funkcjonowania firm potrzebne będzie zintegrowane, cyfrowe środowisko pracy. Jego podstawą jest efektywny i bezpieczny system komunikacji oraz wymiany informacji. W niestabilnym, zmiennym otoczeniu biznesowym, z jakim mamy dzisiaj do czynienia, jest to warunek niezbędny do zachowania ciągłości działania.

Właściwy język

Podczas pandemii firmy skorzystały w sposób bezpośredni z pożytków płynących z zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów w warunkach pracy zdalnej. Będą też z pewnością nadal wdrażać, rozwijać i udoskonalać tego typu rozwiązania. Problem polega jednak na tym, że coraz bardziej słabnie pandemiczna presja, która wcześniej mocno napędzała zainteresowanie i zapotrzebowanie ze strony użytkowników. Teraz decyzje zapadają już w innym trybie i z uwzględnieniem innych okoliczności.

To stawia przed firmami IT nowe wyzwania. Znowu muszą zacząć myśleć o swojej ofercie przede wszystkim w kategoriach korzyści biznesowych dla klientów, a nie poprzez pryzmat konieczności szybkiego reagowania na sytuację kryzysową. Warto także znaleźć skuteczne, adekwatne do obecnych realiów sposoby pokazywania faktycznych korzyści z wdrożeń. Tym bardziej, że sytuacja geopolityczna, jak również związane z nią w dużej części uwarunkowania ekonomiczne, zmuszają do jeszcze dokładniejszego przyjrzenia się każdemu wydatkowi na IT.

Integratorzy muszą zatem na nowo przemyśleć, jakim językiem najlepiej mówić dzisiaj do odbiorcy o pożytkach z oferowanych rozwiązań, w jaki sposób najlepiej pokazywać możliwe do osiągnięcia rezultaty, jak skutecznie przekonywać do stosowania cyfrowych narzędzi pracy. Im mniej abstrakcyjne, mniej ogólne będą prezentowane korzyści, tym lepiej.

Duże pole manewru Jak wynika z opracowanego przez Fundację Digital Poland raportu „Paperless 2021”, do głównych zalet cyfrowego obiegu dokumentów zalicza się: bardzo szybki dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu pracownika (80 proc. odpowiedzi), ograniczenie zużycia papieru, prądu, infrastruktury druku (78 proc.), możliwość śledzenia drogi danego dokumentu i czynności z nim związanych (78 proc.) oraz możliwość monitorowania i zarządzania pracą zdalną (74 proc.). W sumie 45 proc. ankietowanych przyznało, że w ciągu ostatniego roku korzystało z elektronicznego obiegu dokumentów do celów służbowych lub prywatnych. Jednocześnie jednak tylko 35 proc. pracowników firm posługiwało się w swojej pracy systemami obiegu cyfrowego. To pokazuje biznesowy potencjał do działania dla integratorów. Tym bardziej, że 47 proc. uczestników badania uważa, iż dokumenty należy drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Taka postawa poszerza wachlarz rozwiązań możliwych do zaoferowania klientom, którzy mogą być zainteresowani nie tylko oprogramowaniem, lecz również sprzętem w postaci skanerów, drukarek, a także systemów przechowywania czy zabezpieczeń.