Wbrew prognozom sprzed paru lat, zapowiadającym biuro bez papieru, drukowane dokumenty wciąż nie zostały wyeliminowane z firm. Technika w zasadzie umożliwia już obecnie całkowite przejście na elektroniczny obieg dokumentów, ale ludzkie przyzwyczajenia są po prostu silniejsze. Poza tym prawo w wielu przypadkach nadal wymaga archiwizowania dokumentów, np. finansowych, w postaci papierowej. Do tego podpis elektroniczny, choć można z niego korzystać od lat, nie jest powszechnie używany i nie widać oznak, żeby w ciągu kilku najbliższych lat na dobre zagościł w urzędach i przedsiębiorstwach.

Jeśli dokładnie przeanalizujemy cykl życia dokumentu w przeciętnej firmie, na którymś jego etapie znajdziemy drukarkę. Z reguły jest to urządzenie MFP (Multi Function Printer), które pełni rolę łącznika między elektroniczną a fizyczną formą dokumentu. Integrator może czerpać przychody nie tylko ze sprzedaży urządzeń wielofunkcyjnych, ale również (a w wielu przypadkach przede wszystkim) z ich serwisu i dodatkowo świadczonych usług (np. utrzymania systemu).

W przypadku sprzętu drukującego atrakcyjną i coraz popularniejszą alternatywą tradycyjnego modelu sprzedaży jest leasing lub wynajem. Dzięki nim można zachęcić klienta do realizacji projektów, które wymagają zainwestowania większych kwot, nawet jeśli nie dysponuje w danej chwili środkami finansowymi. Oprócz tego, że skorzystanie z takiej formy płatności nie wymaga od klienta wysokiego początkowego nakładu finansowego, ważny jest też fakt, że ułatwia mu długofalowe planowanie wydatków, a integratorowi zapewnia rozłożone w czasie przychody. Integrator może także czerpać przychody z usług serwisowych, pobierając za nie z góry umówioną opłatę, w ramach której klient ma pełne wsparcie w zakresie utrzymania sprzętu oraz modyfikacji infrastruktury IT.

Bardzo podobny do leasingu jest wynajem. Na mocy umowy najmu klient nie ponosi kosztów napraw i części zamiennych (w przypadku leasingu koszty te obciążają leasingobiorcę). Do opłaty za wynajem trzeba doliczyć tylko koszty materiałów eksploatacyjnych.

 

MPS także dla małych i średnich

Innym sposobem na uzyskiwanie regularnych przychodów jest świadczenie usług zarządzania i optymalizacji druku, czyli Managed Print Services. Obejmują one głównie ocenę potrzeb danego przedsiębiorstwa w zakresie drukowania (efektem może być np. zalecenie wymiany dotychczas używanego sprzętu) oraz dostarczenie usług, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych potrzebnych do zapewnienia sprawnego działania drukarek. Usługodawca m.in. sprawdza, jak urządzenia są używane, i wykrywa ich awarie, co umożliwia szybką reakcję. Umowy na usługi MPS są rozliczane według kosztu jednej strony i zobowiązania klienta do konkretnej, minimalnej liczby wydrukowanych kartek.

Usługi zarządzania drukiem mogą oferować zarówno resellerzy z niewielką wiedzą fachową, jak też integratorzy urządzeń wielofunkcyjnych, którzy mają duże doświadczenie w tym zakresie. Oferta producentów obejmuje bowiem proste pakiety MPS i zaawansowane, modułowe rozwiązania. Wynika to z dużego zróżnicowania oferowanych na rynku drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Gdzie szukać klientów

Rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów można sprzedać praktycznie każdej firmie. Nawet małe, kilkuosobowe przedsiębiorstwa są coraz bardziej świadome korzyści płynących z optymalizacji środowiska druku i digitalizacji danych. Do branż, które wykazują popyt większy od przeciętnego, zaliczają się:

– sektor medyczny, co wynika z ustawowego obowiązku wprowadzenia systemu EDM (Elektronicznej Dokumentacji Medycznej);

– branża geodezyjna, np. Powiatowe Ośrodki Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej – w tym przypadku urzędy również są zobligowane przepisami do przeniesienia swoich papierowych archiwów do postaci cyfrowej;

– firmy świadczące usługi rachunkowe, ze względu na wysoką wrażliwość danych, z którymi pracują.

 

Małym firmom można zaproponować podstawowe pakiety, obejmujące dostawę urządzeń i materiałów eksploatacyjnych oraz usługi serwisowe. Dla większych klientów właściwa będzie kompleksowa oferta, połączona z konsultingiem i wsparciem technicznym. Taka propozycja może składać się m.in. z audytu dotychczasowego systemu drukowania u klienta, posiadanych przez niego urządzeń i używanych materiałów eksploatacyjnych, opracowania propozycji zmian i usprawnień oraz ich wdrożenia. Co więcej, producenci stale rozszerzają ofertę, np. o narzędzia do zarządzania flotą drukującą, kontami użytkowników czy drukiem, dzięki czemu partnerzy mogą proponować klientom coraz to nowe usługi związane z drukiem i cyfrowym obiegiem dokumentów.

 

Obieg dokumentów i obróbka danych

W przedsiębiorstwach dokumenty drukowane coraz częściej funkcjonują równolegle z elektronicznymi, z reguły w jednym zintegrowanym systemie. Dlatego producenci oferujący sprzęt drukujący kierują swoją uwagę na systemy obiegu dokumentów i obróbki danych. Według badań IDC ze stycznia 2016 r. zdecydowana większość europejskich firm korzysta obecnie z dwóch równoległych obiegów dokumentów – cyfrowego i papierowego. Na pełną cyfryzację i implementację automatycznych procesów biznesowych zdecydowana jest zaledwie 1/3 przedsiębiorstw. Światowy rynek rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów nieustannie rośnie i według prognoz agencji TechNavio w 2019 r. osiągnie wartość 5,5 mld dol. Do tego czasu ich sprzedaż ma się zwiększać średnio o prawie 29 proc. rocznie. Jest to więc bardzo perspektywiczny segment. Ważne, że do potencjalnych odbiorców należą nie tylko podmioty z sektora prywatnego, ale również instytucje administracji publicznej.

W elektronicznym obiegu dokumentów można wydzielić następujące etapy: skanowanie, indeksowanie, przechowywanie, odtwarzanie i archiwizację. Obsługa każdego z tych procesów wymaga stosowania innych narzędzi i aplikacji. Po zeskanowaniu dokument trafia do obróbki za pomocą oprogramowania OCR i odpowiednich algorytmów, dzięki którym rozpoznawany jest zawarty w nim tekst i wydobywane są słowa kluczowe. Dane te z reguły są dołączane do zeskanowanego obrazu. Czasem skany nie są potrzebne, wówczas w bazie przechowywane są wyłącznie informacje wydobyte z przetworzonych dokumentów.

Skanery uchodziły do niedawna za peryferia komputerowe, ale dzisiaj stały się ważnym ogniwem w procesie archiwizacji i obiegu danych. Normą jest, że producenci wyposażają je w funkcje współpracy z systemami zarządzania obiegiem informacji. Rynek skanerów nie oparł się też wpływom mobilności. Efektem jest m.in. ich integracja z usługami chmurowymi, takimi jak Evernote czy Dropbox, które zapewniają szybki dostęp do zeskanowanych dokumentów z dowolnego miejsca.

Daniel Gajkowski

specjalista produktu, Ricoh

Od producenta rozwiązań do zarządzania dokumentami resellerzy powinni oczekiwać wartości dodanej w postaci długofalowego wsparcia w zakresie dostępu do wiedzy dotyczącej oferowanych produktów i usług. Na polskim rynku pracy podaż ekspertów IT jest zbyt mała i to najczęściej producenci zatrudniają najwyższej klasy specjalistów, na pozyskanie których resellerzy nie mogą sobie pozwolić. Fachowcy po stronie vendorów powinni więc być do stałej dyspozycji partnerów.

 

Warto dodać, że sprzedaż skanerów oraz oprogramowania do automatycznej obróbki dokumentów i usług serwisowych szybko rośnie. Według agencji MarketsandMarkets światowy rynek oprogramowania do automatycznej obróbki skanowanych obrazów osiągnie w 2020 r. wartość aż 30 mld dol. Do tego czasu średni roczny wzrost ma wynosić 19,1 proc.

Ważne, żeby mieć w ofercie nie tylko skanery, ponieważ w przetargach często wymogiem jest dostarczenie oprogramowania, np. do automatycznej obróbki obrazu. Dlatego warto rozszerzyć portfolio o takie właśnie produkty. Kompletne rozwiązanie – skaner w parze z oprogramowaniem – to dobra alternatywa dla urządzeń wielofunkcyjnych. Skanowane dokumenty można przesyłać do różnych systemów informatycznych, np. serwerów FTP czy pocztą e-mail, gdzie będą dalej przetwarzane. W ten sposób integrator zarobi nie tylko na dostawie urządzeń, ale również na usługach wdrożeniowych związanych z instalacją, szkoleniami i opieką posprzedażową (serwis, wydłużona gwarancja).

Zdaniem integratora

• Piotr Golis, zastępca dyrektora Działu Produkcji Systemów ERP w Asseco Business Solutions

Po stronie klientów najczęściej wyrażaną obawą przed wdrożeniem rozwiązania do cyfrowego obiegu dokumentów jest utrata kontroli nad tym procesem, czy też samymi dokumentami. Papier zawsze gdzieś się fizycznie znajduje, ma swoje archiwum, którym ktoś się opiekuje i jednocześnie steruje procesem obiegu. W przypadku obiegu cyfrowego trudno wskazać takie fizyczne miejsce oraz jedną osobę. Ostatecznie jednak klienci dają się przekonać do tego typu rozwiązań, ponieważ dostrzegają korzyści polegające na sprawniejszym i szybszym zarządzaniu obiegiem dokumentów.

• Tomasz Dominiak, konsultant systemu ECM, Comarch

Dziś coraz rzadziej należy przekonywać zarządzających w firmach o konieczności wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Przedsiębiorstwa chętniej korzystają z tego typu rozwiązań, mając świadomość płynących z tego korzyści. Redukcja pracy manualnej, eliminacja błędów oraz pozbycie się papieru wpływają na znaczne obniżenie kosztów w firmach.

 

Zarówno skany pism, jak i odczytane z nich informacje należy odpowiednio zabezpieczyć. Tu z pomocą przychodzą pamięci masowe. Wybór rozwiązań zależy od ilości danych do przechowywania i przewidywanego tempa ich przybywania. Jeśli prawdopodobieństwo częstego wykorzystywania przechowywanych informacji spada, można dokonać ich archiwizacji, przenosząc je na tańsze nośniki. Warto zatem, oferując rozwiązania do zarządzania dokumentami, mieć w asortymencie odpowiednie systemy pamięci masowych.

 

Argumenty sprzedażowe

Według badań ICM na poszukiwanie ważnych dokumentów polscy pracownicy tracą dziennie od 25 do 30 minut, co daje łącznie aż 90 godzin rocznie. Dzięki nowoczesnym technikom można z powodzeniem wprowadzić cyfrowe odpowiedniki drukowanych materiałów. Dokonanie tej zmiany napotyka jednak na mentalny opór kadry kierowniczej i właścicieli przedsiębiorstw. Ci, którzy się na nią zdecydują, zyskają bezpieczeństwo i wyższą wydajność pracowników, a co za tym idzie – przewagę nad konkurencją.

Poza oszczędnościami, związanymi ze zwiększeniem wydajności pracy, za cyfrowym obiegiem dokumentów przemawiają dwa ważne czynniki. Pierwszy to optymalizacja wykorzystania przestrzeni przeznaczonej na archiwizację pism. Drugim jest bezpieczeństwo przechowywania danych. Obieg dokumentów, który choćby w części polega na przekazywaniu papierowych kopii, jest dużo bardziej zagrożony „wyciekiem” danych lub ich utratą niż obieg w całości cyfrowy.

Zakres potrzeb firm w zakresie druku i zarządzania obiegiem informacji jest bardzo różny. Właściwe zarządzanie dokumentami jest znacznie ważniejsze, jeśli od tego zależy działalność biznesowa przedsiębiorstwa i nie chodzi tylko o wystawianie faktur. Jednak każda firma powinna rozważyć inwestycję w  tym obszarze, aby ograniczyć koszty, usprawnić działalność i zapewnić bezpieczeństwo. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty związane z drukiem stanowią średnio 2–3 proc. przychodów firm, warto wspólnie z klientem przyjrzeć się jego wydatkom na ten cel.

Tomasz Wieczorek

Solutions Product Manager CEE, Sharp Electronics Europe

Rolą producenta jest pomoc partnerom w rozmowach z klientem, przeprowadzeniu audytu czy negocjacjach, a nawet w realizacji wdrożenia. Natomiast zadaniem resellera pozostaje serwis rozwiązania i to jest obszar, z którego może on czerpać profity.