Z usług Managed Print Services (MPS) już teraz korzysta co piąta firma, a co trzecia planuje ich wdrożenie w najbliższym czasie. I trudno się dziwić, skoro narzędzia do monitorowania, kontrolowania i analizowania procesów drukowania pozwalają uzyskać istotne oszczędności, które przekładają się na wzrost przewagi rynkowej. Klienci chcą drukować szybko, wydajnie i tanio, a jednocześnie urządzenia mają być niezawodne i charakteryzować się szeroką funkcjonalnością, która podniesie ogólną efektywność biznesową firmy. Jak to pogodzić? Z pomocą przychodzą takie rozwiązania, jak proponowany przez Epsona coraz popularniejszy model dzierżawy sprzętu z umową serwisową. W takim wypadku rozliczane jest tylko używanie, a nie posiadanie urządzenia.

Bez względu na wielkość oraz charakter firmy, taki abonamentowy model korzystania z urządzeń do druku niesie ze sobą szereg zalet, a przede wszystkim zapewnia wymierne oszczędności. Aby przeprowadzić wdrożenie, nie ma potrzeby zakupu samego sprzętu – jest on wydzierżawiany przez partnera Epsona w ramach długofalowego pełnego kontraktu serwisowego. Użytkownik rozliczany jest wyłącznie za wydrukowaną ilość stron, a w kwestii kosztów eksploatacyjnych związanych z drukiem, po jego stronie leży wyłącznie dbanie o to… by nie skończył się papier. Jednym słowem, klient płaci za stronę wydruku i tylko to powinno go interesować, reszta zaś spoczywa na barkach partnera dostarczającego sprzęt i usługę. Decydująca się na MPS firma otrzymuje usługę szytą na miarę, co zapewnia precyzyjne szacowanie wydatków.

Jak to działa? Partner najpierw przeprowadza analizę jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo oraz kiedy i dlaczego pracownicy drukują dokumenty. Ten etap pozwala wskazać obszary wymagające optymalizacji. W kolejnym kroku proponuje najlepiej pasujące i dobrane rozwiązania, a po dostarczeniu urządzeń zajmuje się kompleksowo ich serwisowaniem, uzupełnianiem materiałów eksploatacyjnych oraz okresowym serwisem i wsparciem technicznym. Umowa gwarantuje po prostu ciągłość pracy urządzeń w najwyższym stopniu ich sprawności, czyli to, czego klient oczekuje.

Poza wygodą i niezawodnością, takie rozwiązanie jest także dobre z punktu widzenia przewidywalności wydatków na utrzymanie zaplecza IT. Rozliczanie transakcji w ramach kosztów operacyjnych pozwala klientowi na optymalizację budżetową. Z kolei dla partnera oznacza to komfort prognozowania przychodów, a dla obu podmiotów długofalowa relacja biznesowa przekłada się na „spokojną głowę” i poczucie bezpieczeństwa.

Umiejętność zaproponowania właściwego rozwiązania zależy oczywiście przede wszystkim od kwalifikacji i doświadczenia integratora. Dlatego Epson cały czas stawia na edukację i wsparcie swoich partnerów handlowych, umożliwiając im oferowanie klientom wartości dodanej w postaci wsparcia eksperckiego. Najważniejsza jest tu dogłębna wiedza o produktach – nie tylko o samych urządzeniach, ale także o systemach zwiększających ich wydajność i funkcjonalność oraz poziom bezpieczeństwa. Co ważne, dołączenie usług MPS do oferty jest dla partnerów szansą na dotarcie do takiego klienta końcowego, który z różnych przyczyn (np. budżetowych) nie zdecydowałby się na kupno sprzętu.

MPS – sposób na optymalizację

Efektem udanego wdrożenia usług do zarządzania drukiem jest zredukowanie niepotrzebnych wydatków i strat związanych z tworzeniem dokumentów, zoptymalizowanie infrastruktury, a nawet zmniejszenie floty urządzeń, co również przekłada się na dodatkowe oszczędności. W przypadku outsourcingu druku, eliminuje się też wydatki na konieczność utrzymywania zasobów zarówno ludzkich, jak i magazynowych, które gwarantują ciągłość dostaw materiałów eksploatacyjnych i utrzymania zapasu urządzeń drukujących na okoliczność wystąpienia nieprzewidywalnych zdarzeń. Możliwość skalowania środowiska druku w tym modelu w reakcji na rozwój firmy zapewnia klientom większą wydajność i rentowność oraz przewidywalność kosztów.

W kontekście usług MPS trzeba pamiętać, że obejmowane nimi urządzenia wielofunkcyjne to obecnie znacznie więcej niż sprzęt drukujący z dodatkowymi opcjami. Dzięki zaawansowanym narzędziom do skanowania i dystrybucji dokumentów cyfrowych stają się one centrami obiegu informacji i pozwalają skutecznie je współużytkować. Świadome wykorzystanie tych możliwości pozwala – przy użyciu drukarek jako platformy – korzystać z rozwiązań niosących szersze możliwości niż tylko druk.

Wśród przedsiębiorców z roku na rok coraz bardziej rośnie też świadomość potrzeby uszczelniania systemów przed ewentualnymi wyciekami wrażliwych informacji. Odpowiadając na to, Epson od lat dostarcza swoje urządzenia z narzędziami, które poz-walają na odpowiednie zabezpieczenie systemu obiegu informacji. Administratorzy otrzymują pełen zestaw oprogramowania, które umożliwia zarządzenie flotą (także taką, w skład której wchodzą urządzenia innych producentów), przez co minimalizuje ryzyko wycieku informacji oraz kosztownego przestoju sprzętu.

WorkForce Enterprise – pełna integracja z MPS

W środowisko usług zarządzania drukiem idealnie wpisują się urządzenia z rodziny Epson WorkForce Enterprise. Niezawodność sprawdzonej technologii głowic PrecisionCore, drukujących w niewymagającej użycia ciepła, autorskiej technologii Heat-Free, gwarantuje olbrzymie oszczędności. Wynikają one z niskich kosztów druku, ale także ze zmniejszenia liczby koniecznych interwencji serwisowych. Te atramentowe urządzenia, w przeciwieństwie do drukarek laserowych, pozbawione są podzespołów wymagających częstej wymiany, takich jak bębny, grzałki i tonery. Dzięki uproszczonej budowie oraz obecności pojemnych zasobników na tusz korzystanie z nich ogranicza czynności serwisowe do minimum.

Zastosowany tu zaawansowany system wymiany pojemników z atramentem zapewnia wysoką wydajność drukowania, co pozwala na znaczące zmniejszenie kosztów związanych z obsługą serwisową i logistyką. Urządzenia WorkForce Enteprise zmniejszają negatywny wpływ na środowisko związany z logistyką i recyklingiem, gdyż generują nawet 96 proc. mniej odpadów i zużywają do 83 proc. mniej energii elektrycznej (w porównaniu z analogicznymi drukarkami laserowymi i kopiarkami).

Warto także wspomnieć, że używane w rodzinie WorkForce Pro tusze DURABrite i UltraDURABrite zapewniają bardzo wysoką wydajność, co przekłada się na niski koszt druku w przeliczeniu na jedną stronę. Dzięki tym atramentom Epsona wydruki znacznie lepiej znoszą upływ czasu, gdyż zachowują najwyższe parametry przez wiele lat. Jest to idealne rozwiązanie do archiwizowania dokumentów zgodnie z przepisami prawa.

Dodatkowo można korzystać z wielu rozwiązań usprawniających przepływ pracy, które pomagają zwiększyć rentowność firmy. Epson Open Platform, Epson Print Admin, Document Capture Pro i Epson Device Admin to zaawansowane funkcje, dzięki którym urządzenie z rodziny WorkForce Enterprise będzie czymś więcej niż tylko zwykłą drukarką i skanerem. W połączeniu z zaletami modeli z serii Enterprise, usługi zarządzania drukiem to doskonałe rozwiązanie, pozwalające na połączenie przewidywalności wydatków i rozłożenia ich w czasie, ze stabilnym, a jednocześnie bezpiecznym przebiegiem procesów obiegu dokumentów.

Dodatkowe informacje: Krzysztof Janiec, MPS Specialist, Epson, krzysztof.janiec@epson.pl