Dzięki uldze badawczo-rozwojowej podatnik może dwukrotnie odliczyć niektóre z ponoszonych kosztów prowadzenia działalności, a tym samym zmniejszyć podstawę opodatkowania, na podstawie której obliczany jest podatek dochodowy. Na tym kończy się łatwość ulgi, a zaczynają ograniczenia i wymogi, które ustawodawca postawił na drodze podatnika chcącego z niej skorzystać. I tak, by w ogóle myśleć o uldze, podatnik musi zastanowić się, czy prowadzi działalność badawczo-rozwojową. Co to takiego? Wyjątkowo zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i od osób prawnych, zawiera definicję takiej działalności. Wynika z niej, że działalność badawczo-rozwojowa to „działalność twórcza, obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

Jak można zauważyć, nie jest to najbardziej precyzyjna definicja, jaką możemy spotkać w przepisach podatkowych. Pozwala jednak na dokonanie wstępnej oceny naszej działalności i jej potencjału w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej. W dużym skrócie – jeśli przedsiębiorca sam opracowuje nowy produkt, usługę, technologię lub rozwiązania, które wykorzystane zostaną w jego przedsiębiorstwie, a działania w tym kierunku podejmowane są według wcześniej ustalonego schematu, to istnieje szansa, że takie czynności zostaną uznane za działalność badawczo-rozwojową. Ale czy samo prowadzenie takiej działalności wystarczy? Otóż nie.

Postaw na pracownika

Obok wymogu prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, każdy przedsiębiorca chcący skorzystać z ulgi B+R musi przeanalizować ponoszone koszty. Rozliczenie ulgi nie jest możliwe, jeśli podatnik nie poniósł tzw. kosztów kwalifikowanych – to właśnie one mogą być dwukrotnie ujęte przy obliczaniu podstawy opodatkowania. Ich katalog znajduje się w obu ustawach o podatku dochodowym i – niestety – przez swoje zamknięcie nie pozwala na dowolne ich uwzględnianie. Wśród wskazanych przez ustawodawcę kosztów kwalifikowanych znajdują się między innymi wydatki na materiały i surowce, czy też na odpisy amortyzacyjne dokonywane od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na wyróżnienie zasługują jednak wydatki związane z wynagrodzeniami, które w większości przypadków mają największy potencjał do rozliczenia ulgi.

Zanim dokonane zostaną rozliczenia, przedsiębiorca musi pamiętać, że w ramach ulgi nie mogą być uwzględnione pensje każdego pracownika. Ustawodawca wyraźnie podkreśla, że jeśli podatnik chce uznać jakiś koszt za kwalifikowany, to taki wydatek musi być bezpośrednio związany z wykonywaniem prac badawczo-rozwojowych. Tutaj wracamy do punktu wyjścia – konieczne jest przeanalizowanie zakresu obowiązków pracowników i wybranie spośród nich tych osób, które faktycznie biorą udział w tego typu pracach. Jeśli więc jeden z pracowników opracuje recepturę nowego produktu, a drugi przeprowadzi badania nad jego składem oraz bezpieczeństwem, to jak najbardziej możemy uznać, że są to pracownicy realizujący działalność badawczo-rozwojową. Natomiast księgowa, która dokonuje rozliczenia całego projektu, związanego z wprowadzeniem do oferty produktu, albo operator maszyny, która wyprodukuje nalepki na opakowanie, w którym wyrób będzie sprzedawany, nie prowadzą bezpośrednich prac nad stworzeniem nowego produktu, a tym samym ich wynagrodzenia nie mogą być uwzględnione w rozliczeniu ulgi B+R.

Wśród orzeczeń, które dotyczą wynagrodzeń pracowników, w kontekście możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej znaleźć można wyrok uznający za koszt kwalifikowany np. wynagrodzenie kierowników projektu. Sąd administracyjny podkreślił w nim, że twórczy charakter podejmowanych działań można przypisać także pracy osób nadzorujących i kierujących pracownikami, bezpośrednio wykonującymi prace badawczo-rozwojowe. Wymogiem jest tu, by kierownicy nie tylko sprawowali nadzór, ale i doradzali współpracownikom przy wykorzystaniu posiadanej wiedzy technicznej i zdobytego doświadczenia.

Jaki pracownik, taka oszczędność

Opierając się zarówno na treści interpretacji indywidualnych, jak i orzeczeń sądów, wskazać należy, że są branże o szczególnym potencjale badawczo-rozwojowym – i to nie tylko ze względu na charakter wykonywanych prac, ale również zakres obowiązków pracowników. Nie tylko laboratoria i duże przedsiębiorstwa mogą w tym zakresie korzystać z ulgi. Opracowywanie receptur nowych produktów kosmetycznych, zaprojektowanie nowego procesu technologicznego, dostosowanego do produkcji wcześniej niewykorzystywanego materiału, czy też wdrażanie prototypu nowego rodzaju grzejnika – to wszystko wymaga zaangażowania pracowników, których wynagrodzenia mogą być uznane za koszty kwalifikowane. Przykłady można mnożyć, bo nieważne jest to, czy przedsiębiorca zajmuje się produkcją domofonów, czy też przygotowywaniem platformy edukacyjnej – im więcej w danym przedsiębiorstwie realizowanych jest etapów związanych z działalnością badawczo-rozwojową, tym większy potencjał dla kosztów kwalifikowanych.

Przy uwzględnianiu wynagrodzeń jako kosztów kwalifikowanych, należy pamiętać o jeszcze jednym, dość istotnym aspekcie. Jeśli pracownik zajmuje się wyłącznie opracowywaniem nowatorskich produktów czy rozwiązań, problemu nie będzie. Ale gdy w międzyczasie zaangażowany jest również w inne czynności, jak obsługa klienta czy realizacja stałej produkcji, pojawia się konieczność obliczenia proporcji czasu jego pracy. Przepisy są jasne: jeśli chcesz uwzględnić w kosztach kwalifikowanych wynagrodzenia pracowników, to tylko w takiej części, w jakiej wykonują oni prace badawczo-rozwojowe. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie do rozliczenia ulgi. Każdy pracownik, który naszym zdaniem wykonuje zadania o charakterze badawczo-rozwojowym, powinien prowadzić ewidencję czasu pracy. Nie musi to być skomplikowany formularz – wystarczy, że na przykład w Excelu wyszczególnionych zostanie kilka rubryk, w których każdego dnia zatrudnione osoby określą zakres wykonywanych obowiązków, ogólny czas pracy oraz czas, w którym realizowały prace o stricte badawczo-rozwojowym charakterze. Im więcej danych przedsiębiorca zbierze na potwierdzenie tych informacji, jak listy obecności, raporty z wykonywania poszczególnych projektów itp., tym lepiej. Warto pamiętać, że taka dokumentacja przyda nam się nie tylko przy rozliczaniu ulgi – do określenia odpowiedniej proporcji, a tym samym do obliczenia wysokości kosztów kwalifikowanych – ale również na wypadek czynności sprawdzających czy kontroli ze strony urzędu skarbowego.

Umowa ma znaczenie

Zanim jednak przystąpimy do rozliczania ulgi, konieczne jest dopilnowanie bardzo ważnego szczegółu, który – niestety – często umyka przedsiębiorcom. Oprócz tego, że pracownik musi realizować prace badawczo-rozwojowe, powinien jeszcze być odpowiednio zatrudniony. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z ulgi. Podobnie będzie w przypadku umów cywilnoprawnych – z tym, że diabeł tkwi w szczegółach. Pod płaszczykiem umowy zlecenia nie jest możliwe ukrycie podwykonawcy, bo w ustawach podatkowych wyraźnie wskazano, że tylko wynagrodzenia osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, bez własnej działalności gospodarczej, mogą być rozpatrywane jako koszty kwalifikowane. Przedsiębiorcy bardzo często korzystają z usług innych podmiotów w ramach kontraktów B2B, jednak w przypadku ulgi badawczo-rozwojowej skutecznie zmniejsza to możliwość obniżenia podatku, czasem nawet całkowicie to uniemożliwiając.

Cele ulgi B+R są jasne – przedsiębiorcy powinni projektować nowe produkty lub technologie, tworzyć je i wdrażać, dzięki czemu podniesiona zostanie konkurencyjność nie tylko konkretnego podmiotu, ale i polskiej gospodarki. Jeśli więc to Wy lub Wasi pracownicy jesteście autorami danych rozwiązań oraz poszczególnych etapów realizowanego projektu, zwiększycie swoje szanse na zakończone sukcesem rozliczenie ulgi badawczo-rozwojowej, zostawiając w swojej kieszeni środki na dalsze inwestycje.

Patrycja Reksulak  

jest specjalistą ds. ulgi B+R w Kancelarii Mentzen, doradzającej klientom w tej dziedzinie, www.mentzen.pl