Administracja publiczna to jeden z największych zleceniodawców dla branży IT, ale jednocześnie dość trudny we współpracy. Niemniej jednak wielu dostawców rozwiązań informatycznych podejmuje działania w celu intensyfikowania sprzedaży tej grupie klientów (jako przykład można podać firmę EMC, której odsetek przychodów z przetargów wynosi obecnie 30 proc., a która chce go zwiększyć do 50 proc.). Fundusze unijne pomagają temu renomowanemu dostawcy, ale nie ma powodu, żeby nie zarobili także początkujący gracze. Ale łatwo nie będzie… Zacznijmy od najważniejszego tematu, czyli ceny.

 

Cios w dyktat kosztów

Instytucje odpowiedzialne za kontrolę postępowań publicznych doprowadziły do takiej sytuacji, że główny nacisk kładziony jest na cenę zakupu. Nie uwzględnia się innych kryteriów: jakości produktu, gwarancji i serwisu, a także obsługi technicznej oraz administracyjnej. Wkrótce jednak ten stan rzeczy powinien się zmienić na lepsze. W połowie października 2014 r. weszły w życie znowelizowane przepisy prawa zamówień publicznych. Zakładają, że cena zakupu nie powinna już być wyłącznym kryterium rozstrzygania przetargów.

– Jest niezmiernie ważne, by zamawiający brali pod uwagę parametr TCO, czyli całkowity koszt pozyskania, instalacji, użytkowania, serwisu, a nawet potencjalnej rozbudowy danego narzędzia. Dotyczy to zwłaszcza produktów i rozwiązań z zakresu IT  – mówi Dominik Rauk z ABC Daty, Business Unit Manager PC-Hardware, pełniący obowiązki dyrektora obszaru A-Brands.

 

Natalia Łuczak

 

dyrektor sprzedaży na Polskę i region CEEC, Ectacom

Oceniając pojawiające się wyzwania w realizacji zamówień publicznych, należy zacząć od ustawy o zamówieniach publicznych, która wprowadza wiele ograniczeń i często nie pozwala instytucji na kupno właściwego rozwiązania. Nierzadko proces przygotowania przetargu jest tak długi, że system, który jednostka administracji publicznej zamierza kupić po przeprowadzonych testach, przygotowaniu budżetu itp., nie jest już najbardziej optymalnym rozwiązaniem uwzględniającym problemy i zagrożenia, które pojawiły się lub zmieniły od czasu, gdy rozpoczęto postępowanie przetargowe.

 
 
Finansowanie inwestycji

Administracja publiczna musi się liczyć z narzuconymi budżetami. Nie ma więc możliwości tak elastycznego planowania wydatków, jak w przypadku firm komercyjnych. Nie znaczy to jednak, że nie można wygospodarować dodatkowych środków w ramach istniejących budżetów. Chodzi przede wszystkim o sposoby zaoszczędzenia pieniędzy, które będzie można przeznaczyć na dodatkowe zakupy.

Dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu ESCO (Energy Saving Company). Wywodzi się z branży oświetleniowej i jest nazywany beznakładowym modelem finansowania. Przykładowo, klient otrzymuje oświetlenie LED, za które płaci w ratach o ustalonej wysokości. Jest zobowiązany uiścić ratę tylko wtedy, gdy uzyskał realne oszczędności, czyli poniósł niższe koszty, niż gdy korzystał z oświetlenia żarówkowego czy świetlówkowego. Podobny scenariusz można zrealizować w przypadku projektów IT. Znaczne oszczędności energii przynosi na przykład wirtualizacja serwerów.

 

Sztywne wymagania

Żeby realizacja projektu informatycznego się udała, potrzebna jest współpraca między stronami umowy. Niestety, obowiązujące przepisy ją utrudniają. Ustawa Prawo zamówień publicznych nakłada obowiązek bardzo dokładnego opisania wymagań już na etapie projektowania.

– Projekty realizowane w ramach ustawy o zamówieniach publicznych od początku mają określony zakres, budżet i harmonogram. Jednak w trakcie ich wykonywania czasami następują zmiany w prawie lub w oczekiwaniach użytkowników, którzy dzięki obserwacji przebiegu prac są w stanie bardziej doprecyzować funkcjonalność powstającego rozwiązania  – zwraca uwagę Piotr Żukowski, dyrektor Obszaru Biznesowego Pion Public w Sygnity.

Trafne przewidzenie w fazie projektowej, jaki powinien być finalny efekt prac, jest bardzo trudne. Podczas realizacji wdrożenia bardzo często pojawia się potrzeba wprowadzenia modyfikacji pierwotnie zdefiniowanych parametrów, związana ze zmianą wymagań. W przypadku prac dla klientów komercyjnych jest to naturalne zjawisko. Natomiast osoby reprezentujące administrację publiczną bardzo niechętnie podchodzą do takich zmian. Wręcz boją się zrobić coś niezgodnie z kontraktem. Nie chcą narazić się na nieprzyjemności podczas kontroli NIK lub CBA, która może wykazać, że realizacja zamówienia została przeprowadzona niezgodnie ze specyfikacją.

W efekcie często ważniejsze staje się zachowanie zgodności z kontraktem niż zakończenie projektu z sukcesem. Dlatego największym wyzwaniem dla integratorów podczas realizacji projektów w administracji publicznej jest zarządzanie zmianami. To mechanizm niezbędny do efektywnego realizowania projektów, ale stojący w opozycji do zapisów umowy i obowiązujących regulacji prawnych.

 
Dialog techniczny

Przepisy Prawa zamówień publicznych nie sprzyjają partnerskim relacjom między resellerem a zamawiającym. Próby budowania bliskich kontaktów między administracją a firmą prywatną często budzą wątpliwości co do ich rzeczywistego charakteru. Z drugiej strony skutkiem braku owych dobrych relacji bywa rozminięcie się oczekiwań zamawiającego z finalnym efektem. A przecież często chodzi o bardzo kosztowne systemy.

Trzeba jednak nauczyć się żyć w takich warunkach i szukać metod ułat-
wiających realizację projektów. Jedną z nich jest dialog techniczny. W ramach tego trybu – przewidzianego w ustawie – zamawiający może prowadzić konsultacje z potencjalnymi dostawcami na temat produktów, które spełniałyby jego oczekiwania. Dzięki temu przedstawiciele administracji publicznej mają możliwość poznania najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych. Obie strony powinny korzystać z tego modelu, bo oficjalna, merytoryczna dyskusja pozwala na zbudowanie pozytywnej atmosfery wokół kontaktu, eliminując jednocześnie podejrzenia o korupcję.

 

Kłopotliwy outsourcing

Na rynku komercyjnym normą jest zlecanie różnych prac związanych z IT (np. utrzymywania wdrożonych systemów) zewnętrznym konsultantom, co zmniejsza koszty. Z usług takich ekspertów korzysta się tylko wtedy, jeśli jest to konieczne, i to z reguły w trybie zdalnym. Instytucjom publicznym trudność sprawia jednak przekazywanie zewnętrznym konsultantom uprawnień do zdalnego dostępu do zasobów (rodziłyby bowiem wątpliwości w kilku obszarach – ochrony danych osobowych, zarządzania informacjami niejawnymi itd.).

Przemysław Kucharzewski

dyrektor operacyjny, Eptimo

Najtrudniejszym zadaniem integratorów jest pogodzenie kryterium niskiej ceny z jakością oferowanych rozwiązań. W przetargach publicznych brakuje kryteriów jakościowych, nie zwraca się uwagi na istotne aspekty, takie choćby jak czas i rodzaj serwisu, gwarancji itd. Większą wagę powinno się przykładać do kompetencji firmy oraz jej pracowników, czego wyraźnie dowiodły problemy z systemem liczenia głosów podczas ostatnich wyborów samorządowych.

 

W takiej sytuacji możliwość szybkiego reagowania na losowe zdarzenia jest ograniczona, a ceny świadczonych usług rosną. Konsultant nie może bowiem zasiąść do rozwiązania problemu, kiedy tylko zostanie on zgłoszony, bo musi dojechać do siedziby klienta. Stanowi to wyzwanie nie tylko dla firmy realizującej projekt, ale także dla placówki administracji publicznej.

 

Ludzie z doświadczeniem

Aby skutecznie prowadzić projekty z jednostkami administracji publicznej, reseller potrzebuje odpowiedniej wiedzy i umiejętności, nie tylko dobrej znajomości oferowanego produktu. Po pierwsze, musi stosować się do prawa zamówień publicznych czy regulacji resortowych. Niezbędna staje się więc fachowa obsługa prawna. Znajomość przepisów to wręcz nieodzowny warunek udziału w wielu przetargach.

Po drugie, naczelnym celem administracji publicznej jest realizacja zadań statutowych, a nie biznesowych. Dlatego należy stosować inny sposób komunikacji w rozmowach z przedstawicielami urzędów, aby pokazać im korzyści płynące z zakupu danego rozwiązania. Handlowiec, który dobrze radził sobie w sektorze komercyjnym, może nie sprawdzić się w rozmowach z urzędem. Takie bowiem argumenty, jak „korzyści biznesowe” lub „przewaga konkurencyjna” nie mają w tym przypadku zastosowania. Żeby jednak zatrudnienie fachowców od współpracy z jednostkami administracji publicznej było opłacalne, reseller czy integrator musi brać udział w dużej liczbie przetargów.

 

Brak koordynacji

Poważne wyzwanie stanowią ograniczone możliwości prowadzenia przemyślanej, skoordynowanej działalności wobec klientów z sektora administracji publicznej. Nie ma bowiem centralnego ośrodka, który koordynowałby wszystkie projekty w tym sektorze, także od strony technicznej, oraz dokumentował te, które są już zrealizowane. Tymczasem dużą rolę odgrywa integracja. Często trzeba spinać nowe rozwiązania z systemami, które już funkcjonują w urzędach. Gdyby reseller mógł uzyskać informację, z jakich rozwiązań administracja już korzysta, zaproponowałby takie systemy, których integracja byłaby łatwiejsza. Jednocześnie koordynacja na poziomie ogólnopolskim wskazywałaby urzędom, jakich rozwiązań szukać.

 

Warto też wspomnieć jeszcze jeden problem. Pojedyncza firma nie zawsze dysponuje wystarczającymi zasobami, aby dostarczyć kompletne rozwiązanie w przypadku złożonych projektów. Możliwe jest jednak tworzenie konsorcjów, których uczestniczy oferują różne elementy, ale od razu zintegrowane ze sobą. Niestety, specyfikacje często wykluczają rozwiązania będące połączeniem komponentów od różnych producentów z innych segmentów rynkowych. Nierzadko faworyzowana jest oferta wybranego producenta lub jego partnerów handlowych.

Oczywiście problemów, które może napotkać reseller przystępujący do współpracy z jednostkami administracji publicznej, jest znacznie więcej. Integratorów odstraszają też wysokie kary za niedotrzymanie terminów. To również utrudnia współpracę z placówkami publicznymi, tym bardziej że czas przeznaczony na realizację projektów bywa niedoszacowany, szczególnie w końcówce roku. Praktyka pokazuje, że im dłuższy okres wyboru najkorzystniejszej oferty przewidziano w przetargu, tym krótszy jest czas na wdrożenie. To kolejne niekorzystne zjawisko, które ma bezpośredni wpływ na jakość realizacji projektu.

 

Nie poddawajmy się

Wymienione przeciwności nie powinny jednak całkowicie zniechęcać od współpracy z placówkami administracji publicznej i innymi państwowymi instytucjami. Patologia, która przez długie lata funkcjonowała w obszarze związanym z przetargami, wydaje się mieć swój kres. Presja na ustawodawcę – wywierana przez obywateli oraz media – znalazła swoje odbicie w nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. Najbliższe miesiące pokażą, jakie będą jej efekty.

Pozostaje też liczyć na to, że wyrażana przez wiele komercyjnych podmiotów krytyka działań Krajowej Izby Odwoławczej skłoni urzędników do refleksji, powodując większą elastyczność i profesjonalizm działań. Kierunek jest właściwy, bo nasze państwo po prostu traci na niechęci wielu podmiotów do uczestnictwa w przetargach, mimo że oferują ciekawe  rozwiązania.     

Paweł Prokop

wiceprezes, dyrektor sektora publicznego, Comarch

Zachęcamy zamawiających zobligowanych do stosowania ustawy  Prawo Zamówień Publicznych, aby korzystali z niektórych przewidzianych w tym akcie prawnym trybów postępowania, np. dialogu technicznego. Umożliwia on transparentne prowadzenie postępowania przetargowego i pozyskanie rozwiązań, które spełnią wymagania zamawiającego. Dzięki temu potencjalni wykonawcy pomogą odpowiednio opisać przedmiot zamówienia.