Jedni nieco szybciej, inni trochę wolniej

Badanie Itelli, zarządzającej przepływem informacji u klientów m.in. w zakresie przetwarzania oraz obsługi faktur sprzedaży i zakupu, dotyczyło popularności e-fakturowania w 16 krajach europejskich, w tym w Polsce. Ankieta została przeprowadzona wiosną bieżącego roku i objęła prawie 5 tys. osób podejmujących decyzje w firmach. Próba dla Polski liczyła 304 średnie przedsiębiorstwa.
Warto zauważyć, że autorzy ankiety posługują się szerszym pojęciem e-faktury niż obowiązujące w polskim prawie. Ich zdaniem fakturą elektroniczną jest bowiem zarówno wysłana w systemie EDI, jak i e-mailem, ale także faktura internetowa (czyli np. pobrana z serwera). Tymczasem w myśl polskich przepisów faktura wysłana e-mailem nie jest fakturą elektroniczną, lecz papierową, a w dodatku nie jest do końca jasne, czy wolno ją wysyłać pocztą elektroniczną, o ile nie jest opatrzona e-podpisem (o czym pisaliśmy w artykule „Nowocześnie, taniej, szybciej, pewniej”, opublikowanym w CRN Polska nr 13/2010). Natomiast w ogóle nie wolno umieszczać na serwerze faktur, które klienci mieliby pobierać samodzielnie (o czym pisaliśmy w artykule „Same sprzeczności”, opublikowanym w CRN Polska nr 15/2009).

POLSKA W OGONIE EUROPY

Z badania Itelli wynika, że ponad 10 proc. naszych firm wysyła e-faktury oraz przesyła faktury pocztą elektroniczną, ale ten wynik oznacza, że Polska znalazła się na ostatnim, 16. miejscu wśród badanych krajów. Najwięcej e-faktur oraz faktur e-mailem przesyłają przedsiębiorcy z Wielkiej Brytanii (niemal 90 proc.), Estonii (powyżej 80 proc.) oraz Danii (prawie 70 proc.). Według danych Itelli w Europie – głównie w Estonii, Wielkiej Brytanii oraz Austrii – dominuje wysyłanie tradycyjnych faktur e-mailem.

Przedsiębiorstwa wysyłające e-faktury

Najwięcej e-faktur wysyłają przedsiębiorstwa fińskie (prawie co czwartą) i brytyjskie (prawie co piątą). Z badania Itelli wynika, że e-faktury stosuje 2 proc. polskich firm (według GUS-u: 3 – 7 proc.). Poza tym wiele krajów w mniejszym lub większym stopniu korzysta z outsourcingu druku faktur (czyli zleca ich drukowanie firmie zewnętrznej). Przodują w tym Finlandia i Szwecja.
Polska nieco lepiej (choć wciąż zajmuje ostatnie miejsce) wypada, jeśli chodzi o  liczbę firm odbierających e-faktury lub faktury przesłane e-mailem. Tak postępuje prawie jedna piąta naszych przedsiębiorstw. Pod tym względem w rankingu przodują republiki nadbałtyckie: Estonia (niecałe 95 proc.), Łotwa (niemal 90 proc.), Litwa (prawie 85 proc.). Faktury stricte elektroniczne odbiera aż jedna trzecia firm fińskich, jedna czwarta brytyjskich i prawie jedna piąta duńskich. Poczty elektronicznej do przesyłania faktur używają głównie przedsiębiorstwa z Niemiec, Wielkiej Brytanii, Austrii i Estonii. Skanują dokumenty na potrzeby e-procesów przede wszystkim firmy skandynawskie: norweskie, szwedzkie i fińskie. Prognozy Itelli dotyczące upowszechnienia stosowania e-faktur są raczej optymistyczne. Przez 2 – 3 lata bardzo szybko ma rosnąć liczba korzystających z nich firm fińskich, duńskich, szwedzkich i norweskich, a szybko – polskich, litewskich, łotewskich, estońskich i słowackich.

E-FAKTURY TO PRZYSZŁOŚĆ

Andrzej Zieliński, Business Development Manager w ArchiDoc, podkreśla, że inwestowanie w elektroniczne formy zarządzania dokumentami – nie tylko e-faktury – są wymogiem konkurencyjności i innowacyjnego podejścia do biznesu. – Komisja Europejska pracuje nad projektem ustawy mającej zlikwidować różnice między fakturami elektronicznymi i zwykłymi.

Przedsiębiorstwa odbierające e-faktury

Zgodnie z planem do końca 2012 r. państwa członkowskie mają wdrażać nowe rozwiązania ułatwiające obrót fakturami elektronicznymi. W nadchodzących latach firmy obsługujące klientów masowych będą wprowadzać elektroniczny obieg dokumentów, w którym e-faktury staną się usprawnieniem funkcjonowania, elementem dobrych praktyk i, miejmy nadzieję, przykładem do naśladowania dla polskich firm – mówi. Do zalet korzystania z e-faktur należy, prócz automatyzacji obiegu informacji, zmniejszenie kosztów działalności biznesowej. Według danych doradców podatkowych dzięki zastosowaniu e-faktur średnia europejska firma oszczędza około 1000 euro rocznie, a przedsiębiorstwo wystawiające miesięcznie ponad 20 tys. faktur – nawet 3 mln euro. Niemniej jednak dla niewielkich firm najczęstszą przeszkodą we wdrożeniu takiego rozwiązania jest konieczność wyłożenia własnych środków. Zdaniem przedstawicieli firmy ArchiDoc, zajmującej się zarządzaniem dokumentami, prekursorami w zakresie stosowania e-faktur są duże przedsiębiorstwa z branż finansowej, ubezpieczeniowej i telekomunikacyjnej, które próbują zachęcić klientów do rezygnacji z rozliczeń w formie papierowej. Faktur elektronicznych często używają m.in. sieci handlowe. Firmy korzystają z nich nie tylko do rozliczeń między sobą, ale także – coraz częściej – z klientami (podobne wnioski nasuwają się podczas analizy raportu Itelli).

 ANDRZEJ ZIELIŃSKI
Business Development Manager w ArchiDoc

Według obowiązujących w Polsce przepisów e-fakturą jest wyłącznie dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI. Akty prawne, np. rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r., umożliwiają przedsiębiorcom stosowanie e-faktur w wymianie handlowej. Wprowadzone niedawno zmiany w przepisach zapewniają podmiotom korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania bezproblemowe rozliczanie się z urzędem skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia i otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne jak w przypadku papierowej. Różnica polega tylko na sposobie archiwizowania dokumentacji księgowej. Podobnie jak faktura papierowa, która jest przechowywana np. w segregatorze, e-faktura powinna być przechowywana na dysku, płycie CD lub dowolnym nośniku multimedialnym. Ustawodawca wymaga jedynie, aby plik elektroniczny zawierający e-fakturę był udostępniony na żądanie urzędu skarbowego.