Inwestować czy oszczędzać? Oto jest pytanie!

Często zastanawiamy się, w jaki sposób poprawić usługi drukowania i zarządzania dokumentami w firmie. Jakie znaczenie mają: bezpośrednie cięcie kosztów, lepsza wydajność i spełnianie wymogów bezpieczeństwa informacji? Na jakim etapie znajduje się firma i co w obecnej sytuacji rynkowej się opłaca?

Analiza bieżących wydatków w firmie pokazuje, że
szczególnie istotne są inwestycje usprawniające procesy drukowania. Przyjmuje
się, że na każde euro wydane na druk dokumentów przypada kolejnych
9,40 euro, które pochłaniają procesy związane z drukiem. Wydatki w
tym zakresie stanowią jeden
z pięciu największych kosztów firmy. Wdrożenie nowoczesnego systemu
zarządzania drukiem wydaje się więc koniecznym warunkiem sprawnego i
efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Rozwój nowoczesnych
technologii sprawia, że konieczna jest również zmiana podejścia do
bezpieczeństwa danych. Firmy muszą być przygotowane na zmiany w sposobie
korzystania z urządzeń drukujących. Dlatego właśnie tak istotne stają się
niezawodne systemy umożliwiające identyfikację użytkownika na każdym etapie
procesu drukowania oraz nadawanie indywidualnych uprawnień. Dane na dyskach
urządzeń drukujących powinny być szyfrowane i/lub kasowane na koniec dnia roboczego.
W świetle tych trendów każda firma powinna mieć do dyspozycji zestaw
narzędzi umożliwiających elastyczne reagowanie na potrzeby w zakresie
zarządzania drukiem. Profesjonalny system zapewnia optymalizację procesów
i opracowanie dostosowanej do potrzeb danego przedsiębiorstwa polityki
w tym obszarze.

Konsultacje, wdrożenie i obsługa

Proponowane
przez Konica Minolta usługi Optimized Print Services (OPS) umożliwiają nie
tylko obniżenie kosztów, ale też usprawnienie obiegu dokumentów
w środowisku biurowym i zwiększenie jego bezpieczeństwa. Każdy usługa
w pakiecie OPS składa się z trzech etapów obejmujących konsultacje,
wdrożenie i obsługę serwisową.

Taniej i pod
kontrolą

Nowoczesne rozwiązania z zakresu zarządzania drukiem umożliwiają zmniejszenie kosztów
produkcji dokumentów o 30–40 proc. rocznie i, co najważniejsze, zapewniają pełną kontrolę całości procesu druku.

Na etapie konsultacji
odbywa się audyt, określane są słabe punkty funkcjonowania procesów druku oraz
potrzeby firmy. Warto podkreślić, że jedną z najważniejszych przyczyn
wysokich kosztów produkcji dokumentów jest wykorzystywanie wielu urządzeń
drukujących, m.in licznych tanich drukarek nabiurkowych. Taka struktura
utrudnia serwis, przekłada się również na wyższe koszty materiałów
eksploatacyjnych. Często okazuje się, że liczba drukarek, kopiarek
i faksów jest większa od liczby pracowników.

Audyt
sprzętu oraz procesów związanych z drukowaniem pozwala określić optymalny
model zarządzania drukiem oraz rozpocząć wdrożenie. Na tym etapie bardzo
istotna jest edukacja dotycząca kultury drukowania w firmie
– pracownicy muszą rozumieć, dlaczego wprowadzane są zmiany. Poza aspektem
ekonomicznym i ekologicznym jednym z najważniejszych obszarów jest
bezpieczeństwo dokumentów. Wprowadzenie nowoczesnych wielofunkcyjnych urządzeń
drukujących umożliwia implementację narzędzi autoryzujących dostęp do urządzeń,
np. czytników kart czy kodów PIN. Wpływa
to nie tylko na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów, ale również
umożliwia analizowanie, w których działach powstaje największa liczba
wydruków, skanów czy kopii.

Na trzecim etapie, gdy
cały system w pełni funkcjonuje, firma może, w zależności od
wybranego zakresu, monitorować procesy druku, m.in. zużycie materiałów
eksploatacyjnych czy stan urządzeń. System zapewnia analizę podstawowych
wskaźników związanych z drukiem i przetwarzaniem dokumentów. Klienci
mogą również zdecydować się na zdalny monitoring urządzeń i outsourcing
usług związanych z ich serwisem. W tym modelu współpracy informacja
o konieczności wymiany tonera lub awarii jest automatycznie przesyłana do
centrum serwisowego. Dzięki temu już podczas pierwszej interwencji techników
usuwanych jest aż 90 proc. usterek.