W trakcie swojego rozwoju platformy UCC obejmowały kolejne kanały komunikacji: głos, e-mail, faks, wiadomości SMS i komunikatory internetowe oraz multimedialny przekaz audio i wideo. Collaboration w nazwie oznaczało coraz większy nacisk na pracę w zespole i wykorzystanie możliwości kalendarza, harmonogramów, przepływu pracy, interaktywnych zapowiedzi głosowych, funkcji presence, telekonferencji i innych narzędzi, które zwiększały jej efektywność. Użycie multimediów ułatwiło upowszechnianie się przenośnych urządzeń – laptopów, smartfonów i tabletów wyposażonych w kamery, mikrofony i głośniki. Do dźwięku i obrazu doszła możliwość pracy nad udostępnianymi w grupie treściami.

Systematycznie zwiększała się rola wideokonferencji. Co prawda do dziś nie sprawdziło się lansowane jakiś czas temu hasło „video is the new voice”, ale użytkownicy generalnie zaakceptowali tę formę komunikacji. W efekcie na rynku znajdziemy mnóstwo rozwiązań, które służą do prowadzenia wideokonferencji, do pracy grupowej oraz prezentacji. Zaliczają się do dwóch kategorii produktów – wyposażenia profesjonalnych sal konferencyjnych albo desktopowych lub mobilnych systemów do pracy grupowej przeznaczonych do wykorzystania w dowolnym miejscu i czasie.

Większe znaczenie komunikacji wideo nie oznacza, że VoIP przestał być podstawowym komponentem wszystkich systemów UCC. Nic nie wskazuje na to, że mamy do czynienia ze schyłkiem telefonii. Przykładowo producenci rozwiązań dla call center wykazują, że choć klienci w poszukiwaniu wsparcia coraz częściej korzystają z cyfrowych narzędzi, takich jak e-maile czy social media, rozmowa telefoniczna wciąż pozostaje najważniejszą formą komunikacji. Często jest po prostu najszybszym i najłatwiejszym sposobem opisania sytuacji i rozwiązania problemu.

W systemach do komunikacji głosowej trudno już wprowadzić nowe funkcje, więc przez lata dostawcy i ich partnerzy, chcąc się wyróżnić na rynku, rozwijali je za pomocą dodawania kolejnych możliwości porozumiewania się oraz współpracy. Stawiano na uzyskanie jak największej mobilności i na nowe media, przystosowane do przełączania się z jednego na drugie.

 

Demokratyzacja wideokonferencji

Kiedyś korzystanie z wideo stwarzało więcej problemów niż obecnie. Opóźnienia i buforowanie, spowodowane kiepską jakością transmisji i koniecznością jednoczesnego przetwarzania pakietów wideo i audio HD – przy ograniczonych zasobach obliczeniowych –  zmieniały streaming „na żywo” w niezbyt przyjemne doświadczenie. Utrudnieniem było także to, że wideokonferencje prowadzono za pomocą zamkniętych firmowych platform, co wymagało użycia tego samego oprogramowania i sprzętu we wszystkich miejscach, w których przebywali uczestnicy wirtualnego spotkania. Strategia producentów polegała na tym, że ich software działał tylko z ich urządzeniami wideokonferencyjnymi – sprzętem audio i wideo, kamerami i ekranami, w efekcie wybór był ograniczony, a ceny rozwiązań wywindowane.

Wideokonferencje prowadzono zatem tylko w dużych, bogatych przedsiębiorstwach i to wyłącznie do komunikacji wewnętrznej. Drogie platformy wymagały specjalistycznego wsparcia. Ich planowaniem, instalowaniem i utrzymaniem mogli się zajmować tylko odpowiednio przeszkoleni pracownicy działu IT albo firmy zewnętrzne. Obecnie obserwujemy rynkowy wysyp wysokiej jakości produktów, których instalacja, konfiguracja i utrzymanie są znacznie prostsze. Żeby wdrożyć takie rozwiązania, potrzeba dziś godzin, a nie dni, jak wcześniej.

Duży wpływ na upowszechnienie się połączeń wideo ma także pojawienie się chmury obliczeniowej i bazującej na przeglądarkach internetowych komunikacji WebRTC (Web Real Time Communication). Za ich sprawą platformy wideokonferencyjne w coraz większym stopniu stosują otwarte standardy i współpracują ze sobą. Pracownicy firm na ogół korzystają z mobilnych urządzeń przystosowanych do komunikacji wideo, więc zmniejsza się potrzeba posiadania specjalizowanego sprzętu konferencyjnego. A gdy maleje rola sprzętu, rośnie znaczenie oprogramowania, którego rozwój doprowadził do pojawienia się aplikacji umożliwiających wielu użytkownikom nawiązywanie połączeń wideo po naciśnięciu jednego przycisku na ekranie smartfona lub tabletu.

Także postęp w technikach streamingu sprawił, że uzyskanie przekazu zarówno audio, jak i wideo o jakości HD nie jest już wielkim problemem. Co więcej, można go prowadzić przy użyciu sieci bezprzewodowych, więc miejsce wirtualnego spotkania jest dowolne. Ostatecznie wideokonferencje przestały być luksusem i są dostępne dla każdego klienta.

 

W opinii branży

Natalia Pawlicka, Account Manager, Konsorcjum FEN

Żyjemy w świecie bezprzewodowym. Aby połączyć się z Internetem, nie potrzebujemy gniazdka w ścianie. Ale w przypadku rozwiązań do prezentacji pozostał nawyk szukania kabla od projektora, który właśnie wtedy, gdy jest potrzebny, lubi zapaść się pod ziemię. Użytkownicy rozwiązań do pracy grupowej chcą zmiany, ich komputery coraz częściej mają inne wyjścia wideo niż HDMI czy VGA. Pragną też prezentować treści z urządzeń mobilnych. Z pomocą przychodzą rozwiązania umożliwiające wyświetlanie obrazu przez sieć WLAN. Inne pożądane przez klientów funkcje to m.in. wyświetlanie obrazu z kilku urządzeń jednocześnie na jednym ekranie, nanoszenie adnotacji i interakcja z prezentacją za pomocą dotyku.

Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe, Polycom

Trend nawiązywania komunikacji z dowolnego miejsca nie odnosi się tylko do zdalnej współpracy. Nawet w biurowcu pracownicy chcą pracować tam, gdzie w danym momencie przebywają. Tę potrzebę zaspokajają mniejsze, elastyczne rozwiązania wideokonferencyjne typu plug-and-play o jakości HD, zapewniające efektywną współpracę. Z kolei pracownicy korzystający z rozwiązań mobilnych często rozpoczynają wykonywanie swoich zadań jeszcze w drodze do biura. Dzięki UCC kontynuują wirtualne spotkanie w firmowym pokoju oraz udostępniają treści za pomocą jednego gestu.

Konrad Olszewski, specjalista ds. sprzedaży, Cisco

Nowoczesna platforma komunikacyjna umożliwia użytkownikom, którzy dołączają do spotkania, wybranie nie tylko urządzenia, ale także kanału komunikacji. Celem jest maksymalne uproszczenie – wystarczy nacisnąć jeden wirtualny przycisk „dołącz” i użytkownik staje się uczestnikiem wybranej konferencji. Do tej samej elastycznej platformy w chmurze jest dostęp zarówno za pomocą aplikacji mobilnej, jak i terminalu wideo. W rezultacie tylko od preferencji oraz specyfiki klienta zależy, które rozwiązanie jest dla niego optymalne.

Wojciech Puch, Territory Channel Account Manager, Unify

Obecnie pracownicy chcą równolegle korzystać ze wszystkich kanałów komunikacyjnych, w każdym miejscu i za pośrednictwem każdego urządzenia mobilnego. Zapewni to nowe, cyfrowe miejsce pracy, gdzie są niezbędne narzędzia komunikacyjne w formie ujednoliconej platformy. W tego typu rozwiązaniu wszystkie kanały komunikacyjne się przenikają, a rozmowa wideo jest tylko jednym z elementów, który można nagrać i zachować w historii konwersacji wraz z komunikacją tekstową i głosową.

 

 

Głos i obraz z chmury

Streaming wideo jest najbardziej wymagającą składową ze wszystkich tworzących rozwiązanie UCC. Dlatego hostowane usługi wideo nie upowszechniały się tak szybko jak np. VoIP świadczony z chmury. Z tego samego powodu również rozwiązania on-premise tak długo były wykorzystywane podczas wideokonferencji.

Obecnie jednak, ze względu  na gwałtowny rozwój cloud computingu, postęp w zakresie programowych kodeków oraz wprowadzanie innych usprawnień, problemy związane z jakością streamingu bazującego na chmurze w dużej mierze należą już do przeszłości. W rezultacie powiększa się liczba rozwiązań Video Conferencing as a Service i grono dostawców oferujących wideokonferencje w formie usługi.

Oprócz obniżenia kosztów wideokonferencji usługi VCaaS mają też tę zaletę, że bez znaczenia jest marka wykorzystywanego sprzętu, co umożliwia używanie do spotkań na odległość w zasadzie dowolnej kamery internetowej, ekranu lub innego urządzenia końcowego. Eliminują także potrzebę stosowania drogich mostków i kodeków sprzętowych, a usługodawcy oferują wirtualne pokoje konferencyjne, które łatwo rezerwować i używać.

Wykorzystanie chmury wpływa też na postępującą konsolidację narzędzi do wideokonferencji i pracy grupowej. Z jednej strony komunikatory stają się aplikacjami coraz bardziej nastawionymi na wielostronną komunikację wideo, z drugiej – usługi VCaaS obrastają funkcjami z obszaru Collaboration. W ten trend wpisuje się coraz większa dostępność programowych interfejsów API, zapewnianych przez dostawców platform wideokonferencyjnych w celu umożliwienia współpracy tych systemów z innym oprogramowaniem firmowym. Samodzielne dotąd narzędzie staje się w ten sposób kanałem komunikacji wbudowanym np. w firmowy system CRM albo ERP.

 

Zdaniem integratora

Bartosz Sokołowski, kierownik zespołu integracji systemów głosowych, Atende

Na pytanie, czy klienci z sektora MŚP powinni zwiększać swoje możliwości organizowania wideokonferencji, tworząc salki z odpowiednim wyposażeniem, czy iść w stronę platformy mobilnej (wideokonferencje na urządzeniach klienckich), nie ma prostej odpowiedzi. Profesjonalne zestawy wideokonferencyjne nie zostaną wyparte przez aplikacje mobilne, choć ich rola będzie się zmniejszać na korzyść rozwiązań zapewniających uczestnictwo w wirtualnych spotkaniach za pomocą dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu, w przypadku których jedynym wymogiem jest dostęp do Internetu.
Oba warianty mają swoje zalety, dlatego małe i średnie firmy powinny otwierać się na rozwiązania chmurowe. Zwłaszcza hybrydowe, w ramach których usługi wideokonferencyjne w chmurze łatwo zintegrować z systemami wykorzystywanymi w biurze klienta. Zapewnia się wówczas klientom bezpieczne, tanie i proste użycie systemów wideokonferencyjnych na urządzeniach mobilnych, a jednocześnie komfort korzystania z sal wideokonferencyjnych z dużymi ekranami. Pamiętajmy o bardzo ważnej, a często pomijanej kwestii właściwego wyposażenia sali, czyli dobrym nagłośnieniu i wysokiej jakości mikrofonach. Wbrew pozorom to, jak uczestnicy wideokonferencji słyszą się nawzajem, jest ważniejsze od jakości obrazu. Ważne, że rozwiązania chmurowe znacznie ułatwiają prowadzenie wideokonferencji z udziałem osób z różnych przedsiębiorstw, więc systemy zunifikowanej komunikacji przestają służyć wyłącznie do firmowych spotkań. Chmura oznacza większą otwartość, co przekłada się na łatwiejszą komunikację między przedsiębiorstwami, a to z kolei zwiększa produktywność biznesu i obniża koszty.

 

 

Duże pole do popisu

Multidyscyplinarna natura UCC wymaga łączenia umiejętności dotyczących infrastruktury sieciowej, zarządzania systemami, zapewniania ochrony, wdrażania oprogramowania oraz usług chmurowych, a do tego specjalistycznej wiedzy o działaniu różnych urządzeń końcowych, przede wszystkim z obszaru audio-wideo. Szerokie kompetencje, wymagane przy implementacji i utrzymaniu platform zintegrowanej komunikacji i współpracy, czynią z integratora IT idealnego kandydata do dostarczania klientom nowoczesnych rozwiązań do pracy grupowej i zapewniania wszelkich usług związanych z zarządzaniem nimi. Firmom IT, które zdecydują się oferować klientom rozwiązania UCC, zintegrowana komunikacja daje spore możliwości wykraczające poza sprzedaż, wdrażanie i integrowanie rozwiązań. System powstały w wyniku instalacji podstawowego zestawu UC, bazującego głównie na telefonii IP, może z czasem być bez problemów rozbudowywany w coraz bardziej zaawansowaną platformę do pracy grupowej.

Wyzwaniem bywa uświadomienie klientowi, na czym powinna polegać zintegrowana komunikacja i współpraca, a przede wszystkim, jakie korzyści niesie. Odkąd praca grupowa przestała być domeną dużych przedsiębiorstw, mniejsze i średnie firmy stanowią dla integratora segment o dużym potencjale. Jednak problemem pozostaje to, że klienci z sektora MŚP mniej doceniają wzrost produktywności uzyskiwany dzięki UCC, a przy tym są dużo bardziej wrażliwi na koszty takiego rozwiązania. Barierą trudną do pokonania jest przekonanie ich, że zwrotu z inwestycji w zintegrowaną komunikację nie można się spodziewać natychmiast po zakupie. Na to, by wydatki na system się zwróciły, potrzeba trochę czasu. Dlatego warto podczas rozmów kłaść nacisk na wyjątkowe możliwości skalowania rozwiązań do pracy grupowej.

W ostatnich latach nastąpiły duże zmiany na rynku UCC, gdyż wielu producentów postanowiło zmienić strategię rozwoju swoich rozwiązań, łącząc je bardziej z oprogramowaniem niż z tradycyjnym sprzętem do komunikacji. Korzyścią dla resellerów jest to, że bardzo zmalały koszty nabycia systemu zunifikowanej komunikacji i współpracy, a wykorzystanie bazujących na chmurze usług umożliwia dotarcie do znacznie większej grupy klientów i tworzenie dla nich elastycznych narzędzi.

 

Kolejne wcielenie telepresence?

W telepresence, narzędziu służącym do organizowania wirtualnego spotkania, które najbardziej będzie przypominać realne, wykorzystywano dotąd najwyższej jakości instalacje wideokonferencyjne (czytaj: najdroższe), z wielkimi ekranami, zaawansowanymi urządzeniami audio i wideo. Stosowano w nich nawet pomieszczenia z taką samą aranżacją wnętrz, np. w wielu oddziałach firmy, by uzyskać wrażenie, że odbywają się w jednym pokoju. Teraz pojawiły się nowe możliwości uzyskania efektu telepresence – dzięki wykorzystaniu technik Virtual Reality (wirtualnej rzeczywistości) oraz Augmented Reality (rozszerzonej rzeczywistości). Zintegrowane oprogramowanie wideokonferencyjne z goglami VR/AR sprawia, że wszyscy uczestnicy zyskują nowe sposoby interakcji w wirtualnej przestrzeni spotkania. Kolejna ciekawa możliwość to cyfrowa projekcja wizerunków użytkowników wideokonferencji w rzeczywistym pomieszczeniu konferencyjnym.