Pandemia koronawirusa spowodowała wzrost zainteresowania elektronicznym obiegiem dokumentów. Home office wymaga bowiem łatwego, zdalnego i stałego dostępu do wszelkich potrzebnych zasobów firmowych, którego nie da się zapewnić tradycyjnymi metodami. Gdy wszyscy pracowali w biurze, można było sięgnąć do segregatora, czy na szybko podpytać o coś lepiej poinformowanego współpracownika. Podobnie w środowisku rozproszonym trzeba mieć wszystko pod ręką, czyli dostępne za pomocą komputera lub smartfona.

Przy czym nie chodzi w gruncie rzeczy o dostęp do samych dokumentów, co raczej do zawartych w nich treści – danych, informacji, zapisów. To rodzi również specjalne wymagania odnośnie do cyfrowych zasobów. Przy ich tworzeniu trzeba pamiętać, aby zapewnić odpowiednie mechanizmy zarządzania ich zawartością – opisu, klasyfikacji, segregowania, wyszukiwania, wykorzystania, przetwarzania, analizowania. Często wymaga to pogodzenia dwóch perspektyw – prawnej i biznesowej. Pierwsza dotyczy ochrony i zabezpieczenia dokumentacji, druga nastawiona jest przede wszystkim na wykorzystanie zawartych w dokumentach informacji.

Przykładowo, do sprawnej realizacji zobowiązań wobec kontrahenta niezbędny jest dostęp do znajdujących się w umowie informacji o wymaganych parametrach zamówionych produktów, czasie realizacji poszczególnych zamówień, przewidywanych karach umownych itp. I chociaż w razie kontroli trzeba będzie mieć możliwość okazania samej umowy, to warto przy okazji wdrażania czy rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów spojrzeć na nią nie tylko w kategoriach tradycyjnie pojmowanej dokumentacji, lecz także, a może przede wszystkim, potraktować jako źródło informacji. To będzie procentować zwiększoną efektywnością pracy w zdalnych, rozproszonych środowiskach.

Łatwiejszy dostęp do informacji

Z perspektywy integratorów takie podejście do wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów to dobra inwestycja w przyszłość biznesu. Zapotrzebowanie na sprawny, szybki dostęp do informacji biznesowych nie zmniejszy się przecież po ustaniu pandemii i nadal będzie potrzebne w hybrydowym modelu pracy. Również tam, gdzie pracownicy wrócą na stałe do biur, systemy zarządzania obiegiem dokumentów staną się już nieodłącznym elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. Także i z tego powodu, że rozpoczętych wcześniej, a wzmocnionych przez skutki pandemii procesów cyfryzacji nie da się już zatrzymać czy odwrócić.

Wielu przedsiębiorców przekonało się na własnej skórze, że w sytuacji kryzysowej dobrze zorganizowane, cyfrowe środowisko pracy może nie tylko wspomóc zdalne wykonywanie służbowych obowiązków, lecz wręcz zapewnić firmie przetrwanie. Łatwiejszy dostęp do informacji zwiększa też zdolności operacyjne firmy w każdych warunkach, co przekłada się na wzrost jej konkurencyjności. Nabiera to szczególnego znaczenia w dzisiejszym, podlegającym ciągłym zmianom środowisku biznesowym.

Dlatego też zainteresowanie rozwiązaniami do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami i innymi organizacjami będzie nadal rosło. Jak wynika z analiz Grand View Research, wielkość globalnego rynku systemów zarządzania pracą będzie do 2025 r. rosła w tempie 27,7 proc. rocznie. Z kolei według Fortune Business Insights, rynek oprogramowania do pracy zespołowej będzie wzrastał rocznie o 13,2 proc., by w 2027 r. osiągnąć wartość 35,71 mld dol.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów będą zyskiwały na znaczeniu nie tylko ze względu na to, że w coraz większym zakresie umożliwiają gromadzenie, przechowywanie i grupowanie samych dokumentów. Będzie się tak działo przede wszystkim dlatego, że pozwalają na coraz lepsze rozpoznawanie treści, przez co zapewniają coraz sprawniejszy, bezpośredni dostęp do zawartych w przetwarzanej dokumentacji, potrzebnych do pracy danych i informacji. Z tego też powodu coraz większym zainteresowaniem użytkowników cieszą się już nie tylko same skanery, lecz również oprogramowanie do porządkowania zawartości skanowanych materiałów i zarządzania nimi. Szczególnie cenione są funkcje pozwalające na automatyczną kategoryzację dokumentów, rozpoznawanie ich treści oraz opisanie zawartości w postaci tagów. Dzięki temu łatwiej i szybciej można potem dotrzeć do poszukiwanych informacji.

Lepsza optymalizacja procesów biznesowych

Wdrażanie systemu zarządzania obiegiem dokumentów można zacząć od jednego czy kilku wybranych obszarów: faktur, umów, dokumentów pracowniczych, korespondencji biznesowej. Należy jednak dążyć do sukcesywnego objęcia nim docelowo całości przetwarzanej dokumentacji, aby uniknąć funkcjonowania w dwóch porządkach informacyjnych. Ważne, by dokładnie określić cel, jakiemu digitalizacja obiegu dokumentów ma służyć. Warto też zastanowić się najpierw nad uporządkowaniem funkcjonujących w firmie procesów, aby obieg dokumentów był jak najbardziej dopasowany do potrzeb związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów może usprawnić realizację procesu, ale najpierw musi zostać dokładnie zdefiniowany przepływ zadań w ramach konkretnego działania czy operacji.

Wsparcie realizacji procesów biznesowych i ich optymalizacja to, po zapewnieniu efektywnego dostępu do informacji, kolejna korzyść z wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Zyska na znaczeniu w postpandemicznej rzeczywistości, kiedy wiele procesów trzeba będzie na nowo przemyśleć i zorganizować, by dostosować je do warunków pracy w rozproszonym, hybrydowym środowisku. A stąd już tylko krok do automatyzacji, która pozwoli na szybszą, sprawniejszą obsługę wykonywanych zadań. Na przykład realizowanie płatności może odbywać się na podstawie skanowanych faktur wprowadzanych automatycznie przez roboty programistyczne do systemu finansowo-księgowego.

Patrzenie na wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w takiej długofalowej, zorientowanej na cele biznesowe perspektywie może przynieść integratorom korzyści wynikające z konieczności utrzymania i stałego rozwoju zastosowanych rozwiązań, tak aby podążały cały czas za zmieniającymi się potrzebami użytkownika. Rozpoczęty proces cyfryzacji trudno zatrzymać, natomiast na pewno wymaga on wsparcia i nowych rozwiązań na kolejnych etapach realizacji. To miejsce do zagospodarowania przez wyspecjalizowane podmioty z branży IT, które nie tylko będą potrafiły zapewnić techniczną obsługę wdrożeń, ale też przekonać klienta do inwestycji w nowe rozwiązania, pokazując przy tym rzeczywiste korzyści i możliwe do osiągnięcia oszczędności. Gdy te faktycznie się pojawią, klient zapewne będzie zainteresowany kolejnymi wdrożeniami. Usprawnianie funkcjonowania firmy w ślad za jej rozwojem i zmianami sytuacji na rynku jest w zasadzie zadaniem bez końca.

Dostosowanie kosztów korzystania z systemu zarządzania obiegiem dokumentów do potrzeb i możliwości poszczególnych klientów upraszcza oferowanie dostępnych narzędzi i rozwiązań w modelu chmurowym. Predefiniowane środowiska chmurowe mogą ułatwić też samo wdrażanie poszczególnych systemów oraz zapewnić wystandaryzowaną obsługę powszechnie występujących, znormalizowanych procesów biznesowych. W chmurze mogą być dostępne zarówno same dokumenty, jak i narzędzia służące do zarządzania ich obiegiem. Biorąc pod uwagę prognozy zapowiadające utrzymanie się w przyszłości hybrydowego modelu pracy, można zakładać, że korzystanie z rozwiązań chmurowych będzie w środowiskach rozproszonych coraz większe. Z badań IDC wynika, że migracja do chmury to priorytet działów IT w zakresie transformacji cyfrowej.

Biura po nowemu  

 

Większość analityków nie ma wątpliwości, że nawet po ustaniu pandemii znaczna część pracowników nie wróci na stałe do biura. Model pracy zdalnej, w mniejszym lub większym zakresie, pozostanie z nami. Przykładowo, 77 proc. pracodawców uczestniczących w badaniu Antal i Corees Polska deklaruje, że hybrydowy model pracy, przy wszystkich swoich zaletach oraz wadach, nadal będzie dominował. Jego powszechność spowoduje w konsekwencji również zmianę roli biura. Stanie się ono w dużej części miejscem spotkań, planowania, wdrażania nowych pracowników czy działań zespołowych, a nie miejscem stałej pracy wszystkich pracowników. Do jego funkcjonowania w takiej postaci potrzebna będzie jednak odpowiednia infrastruktura. Dlatego dla firm zajmujących się systemami przetwarzania i obiegu dokumentów prognozy dotyczące przyszłości pracy mogą stanowić ważne wskazówki co do tego, jak mają patrzeć na przyszłość swojego biznesu. Zapotrzebowanie na oferowane przez nie rozwiązania nie zmniejszy się, a wręcz przeciwnie. W czekającym nas, według dostępnych dzisiaj prognoz, hybrydowym modelu pracy może być ono większe niż wcześniej.

  

Łatwiejsza i szybsza obsługa urządzeń

Czy nasilenie procesów cyfryzacji, w wyniku których coraz większa liczba dokumentów będzie podlegać digitalizacji, spowoduje osłabienie lub wręcz zaniechanie zainteresowania drukiem? Na razie nic na to nie wskazuje. Wiele badan i analiz pokazuje, że droga do „biura bez papieru” jest jeszcze daleka, jeżeli w ogóle kiedykolwiek takie biura się pojawią. Drukowane dokumenty są i nadal będą potrzebne. Producenci sprzętu drukującego będą jednak musieli dostosować swoją ofertę do nowej sytuacji, wynikającej między innymi z konieczności drukowania w domowych biurach. To już się zresztą dzieje. Na rynku pojawiają się modele drukarek dostosowane wielkością i funkcjonalnością do specyfiki wymagań wynikających z pracy zdalnej w trybie home office.

W tym kontekście warto kłaść nacisk na łatwość obsługi i oszczędność materiałów eksploatacyjnych przy zachowaniu dużej wydajności wydruków. Pracujący w domowych warunkach docenią z pewnością taką drobnostkę, jak chociażby możliwość drukowania bez konieczności podłączania drukarki kablem do laptopa, który raz jest używany w salonie, a raz w kuchni. Dzięki łączności bezprzewodowej można drukować także bezpośrednio ze smartfona. Urządzenia wielofunkcyjne czy skanery zapewniają natomiast możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do zasobów chmurowych bez konieczności podłączania ich do komputera czy laptopa, a jedynie przy zapewnieniu im łączności z siecią bezprzewodową.

Często też klienci są w stanie pogodzić się z brakiem bardziej zaawansowanych możliwości urządzenia na rzecz jego niezawodności i niższej ceny, która w warunkach niepewności wywołanej pandemią odgrywa kluczową rolę przy decyzjach zakupowych. Atutem przy wyborze drukarki czy skanera jest też prostota obsługi, przejawiająca się często w praktyce automatyzacją wielu funkcji i działań. Uzyskana w ten sposób oszczędność czasu w pracy jest ceniona przez pracujących w trybie home office.

Z drugiej strony konieczne staje się zapewnienie pracownikom możliwości drukowania dokumentów na urządzeniach biurowych z dowolnego miejsca. Może się to odbywać, na przykład, za pośrednictwem specjalnego programu pocztowego. Osoba pracująca zdalnie może wysłać dokumenty do wydruku w biurze, nie będąc w zasięgu firmowej sieci bezprzewodowej.

Odpowiednie rozwiązania techniczne muszą być też dostosowane do popularnych w pracy zdalnej spotkań online i telekonferencji. Według badania Pracuj.pl uczestniczyło w nich do tej pory 67 proc. zatrudnionych. System zarządzania obiegiem dokumentów musi pozwolić wszystkim uczestniczącym w telespotkaniu na dostęp w trybie zdalnym do potrzebnych materiałów i informacji. W razie potrzeby musi też istnieć możliwość szybkiego, sprawnego wydrukowania omawianych dokumentów na znajdującym się w domu czy w innym, dowolnym miejscu pracy urządzeniu. Z pewnością też w wielu przypadkach pracownik powinien mieć możliwość zeskanowania potrzebnego dokumentu u siebie i udostępnienia go innym.

Zdaniem integratora

Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy, Proxer  

Od początku pandemii wielu klientów przestawiło się na pracę zdalną. To spowodowało zwiększenie zapotrzebowania na małe urządzenia wielofunkcyjne w formacie A4, które umożliwiają skanowanie dokumentów oraz rozpoznawanie treści. Od strony systemów zarządzania drukiem praca zdalna spowodowała zwiększenie zainteresowania rozwiązaniami chmurowymi. Firmowy dział IT nie musi wówczas integrować się z siecią domową użytkownika – urządzenie do druku czy skanowania, z którego korzysta zdalny pracownik, może być połączone z firmowym systemem obiegu dokumentów.

  
Cyprian Klimkiewicz, specjalista ds. sprzedaży oprogramowania, Olprint  

Większość firm, bez względu na wielkość, odchodzi od papierowej dokumentacji w stronę obiegu cyfrowego, bo on jest nierozerwalnie związany z pracą zdalną.. Pandemia spowodowała, że jeszcze mocniej zwróciły się w stronę poszukiwania tego typu rozwiązań. Wzmożone zainteresowanie nie przekłada się jednak w całości na decyzje zakupowe. Część firm po zapoznaniu się z ofertą rezygnuje z wdrożenia. Wielu przedsiębiorców w obecnej sytuacji podchodzi ostrożnie do wszelkich wydatków, stąd też wstrzymuje się i z inwestycjami w zarządzanie obiegiem dokumentów. Inni rezygnują z powodu konkretnych wymagań pod adresem poszukiwanych rozwiązań. Widać przy tym wyraźny wzrost wiedzy i poziomu świadomości klientów. Mają oni dzisiaj mocno sprecyzowane potrzeby i oczekiwania, są nastawieni na osiągnięcie konkretnych celów, a nie tylko wdrożenie systemu. Co ważne, zainteresowanie elektronicznym obiegiem dokumentów nie zniknie po ustaniu pandemii. Gdy sytuacja się ustabilizuje, może wręcz się nasilić. Obserwujemy, że ci, którzy raz doświadczyli korzyści ze stosowania takich systemów chcą je dalej rozwijać. Pandemia przyspieszyła zmiany, od których nie będzie już odwrotu.