Wprowadzanie danych z papierowych dokumentów, takich
jak faktury, formularze, ankiety czy umowy, odbywa się za pomocą skanerów.
Jednak specjaliści podkreślają, że są istotne różnice między skanerami zwykłymi
a dokumentowymi.

 

 Digitalizacja a skaner

– Skanery dokumentowe
są specjalistycznymi urządzeniami, które powinna cechować doskonała jakość
i duża szybkość przetwarzania treści, niezawodność i zwiększona
żywotność, wygodna obsługa oraz możliwość integracji z systemami obiegu
dokumentów – mówi Bartłomiej
Cholewa, Product Manager zajmujący się skanerami Fujitsu w firmie Alstor.
Specjalista dodaje, że w przypadku skanerów dokumentowych Fujitsu
dodatkowym atutem jest bardzo dobre wsparcie techniczne z rozwiniętą
siecią usług serwisowych, dostępność części eksploatacyjnych i łatwa ich
wymiana. Alstor świadczy w tym zakresie pełen wachlarz usług. Ich jakość
potwierdza certyfikat ISO 9001 dla działu serwisu dystrybutora.

 

Dlaczego Fujitsu

W wielu modelach skanerów
Fujitsu wykorzystano pionierskie rozwiązania – obecnie uznawane za
niedoścignione wzorce. W modelach dokumentowych z linii fi stosowana
jest technologia przechwytywania obrazu CCD. Dzięki niej uzyskuje się obraz
o wysokiej ostrości przy dużych szybkościach skanowania, nawet
w przypadku dokumentów słabej jakości.

W modelach tych
zastosowano szereg zaawansowanych funkcji poprawiających efektywność procesu
skanowania. Prawie wszystkie skanery Fujitsu mają funkcję duplex, wszystkie
skanują w kolorze, odcieniach szarości i trybie czarno-białym.
Specjalistyczny system pobierania i przesuwu papieru gwarantuje
bezproblemowy transport dokumentów, takich jak rozszyte kartki, kartki
z segregatorów, cienki papier z perforacją, koperty.
O bezpieczeństwo dokumentów dbają systemy wykrywania podwójnych pobrań
wraz z funkcją IMFF (Intelligent Multifeed Function), opartą na czujniku
ultradźwiękowym, oraz aktywna funkcja ochrony papieru dostępna już
w modelach fi-6130Z/fi-6230Z.

Do urządzeń dodawane jest
oprogramowanie, które z jednej strony pozwala na wykorzystanie wszystkich
możliwości skanera, z drugiej automatyzuje skanowanie. Dostępne są funkcje
cyfrowego przetwarzania obrazu, takie jak usuwanie pustych stron, prostowanie
i obracanie obrazu na podstawie układu tekstu, automatyczne rozpoznawanie
formatu dokumentu, które znacząco skracają czas przygotowania dokumentacji do
skanowania.

W ofercie Fujitsu znajdują się modele przeznaczone do
przetwarzania od stu do tysiąca kartek dziennie (seria ScanSnap), a nawet
kilkudziesięciu tysięcy (fi-5950 przetwarza do 100 000 kartek dziennie).
Popularne konstrukcje, jak fi-6130Z czy fi-6230Z, zaspokajają potrzeby średniej
wielkości biur. Więcej na www.alstor.pl/produkty/przetwarzanie-dokumentow/

Dokumenty w postaci cyfrowej – korzyści

–
szybki dostęp do szukanego cyfrowego dokumentu

–
dokument jest dostępny dla wielu osób – nawet w tym samym czasie

–
brak potrzeby wykonywania kopii dokumentów – scany przechowywane są w
centralnym repozytorium i można otworzyć nieograniczoną liczbę ich kopii

–
brak możliwości zagubienia, uszkodzenia, zniszczenia  dokumentu

–
szybki proces dystrybucji dokumentu, np.
poprzez wysłanie e-mailem pliku PDF

–
zmniejszenie liczby oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum

–
ochrona przed utratą informacji – „zamrożenie” jakości dokumentu z momentu

digitalizacji