Rynek urządzeń drukujących rośnie w niewielkim tempie, ale analitycy szacują, że wzrost w obszarze systemów do zarządzania obiegiem elektronicznych dokumentów będzie w najbliższych latach dwucyfrowy. Według raportu „Global Document Management Systems”, opracowanego przez analityków Tech Navio, średnia roczna stopa wzrostu ma utrzymywać się na poziomie aż 13,6 proc. do 2018 r. Rynek ten można podzielić na dwie główne kategorie: rozwiązania wdrażane u klienta oraz usługi SaaS. Sprzedaż usług ma rosnąć w okresie 2013–2018 w średnim rocznym tempie wynoszącym aż 31,1 proc.

Przez wiele lat rozwiązania do zarządzania obiegiem elektronicznych dokumentów postrzegano jako luksus, na który mogły pozwolić sobie tylko duże przedsiębiorstwa. Jednak spadające ceny sprzętu i oprogramowania umożliwiają dziś wprowadzenie ich pod przysłowiowe strzechy. To ważne, zwłaszcza że zmieniają się potrzeby użytkowników biznesowych, którzy potrzebują szybkiego dostępu do sensownie zarchiwizowanych dokumentów.

W efekcie systemy elektronicznego obiegu dokumentów zyskują popularność także w małych i średnich firmach. Oczywiście rozszerzenie oferty o takie rozwiązania wymaga od sprzedawcy połączenia kompetencji związanych z doradztwem sprzętowym z wiedzą i umiejętnościami z zakresu rozwiązań programowych.

Szybki zwrot wydatków poniesionych na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów potwierdzają badania przeprowadzone przez Canona. Dowodzą one, że skuteczna strategia zarządzania informacją może zwiększyć wydajność, zachęcić do współpracy i usprawnić proces obsługi klientów. Niestety, w wielu przypadkach tak się nie dzieje. Z danych wynika, że zaledwie 54 proc. pracowników wie, jak w pełni wykorzystać dostępne rozwiązania. Połowa ankietowanych narzeka, że systemy zarządzania informacją w ich przedsiębiostwach są obecnie źle zorganizowane i nieefektywne.

 

Pracownicy wciąż najchętniej przechowują dokumenty na własnych komputerach, co rodzi kolejne problemy. Blisko połowa ankietowanych spędza 25 minut dziennie na poszukiwaniu potrzebnych plików. Z kolei 45 proc. ocenia, że nieefektywne udostępnianie informacji zwiększa ilość niepotrzebnej pracy, a swobodny obieg dokumentów pomaga działać skuteczniej. Autorzy raportu wskazują na słaby poziom wiedzy pracowników, którzy nie umieją w pełni wykorzystać dostępnych narzędzi biznesowych. Skutkuje to np. brakiem standardów dotyczących nazewnictwa współużytkowanych danych. W konsekwencji odnalezienie potrzebnych informacji zabiera zbyt dużo czasu.

 

Ważne korzyści

Przedsiębiorstwa mają do czynienia z dwoma typami informacji: ustrukturyzowanymi (bazy danych) i nieustrukturyzowanymi. Odpowiedni system klasy Document Management System umożliwia bezpieczne zbieranie i przechowywanie tego drugiego typu danych, włączając w to klasyczne dokumenty pakietu Office, wiadomości e-mail, faksy, zdjęcia, nagrania wideo czy pliki PDF. Wspomniane rozwiązania mogą znacznie obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć efektywność zarządzania dokumentami. Oferują szereg korzyści, dzięki którym inwestycja może się szybko zwrócić.

Warto w szczególności skierować uwagę klientów na: ograniczenie kosztów przechowywania i dostępu do dokumentów, większe bezpieczeństwo niż w przypadku papierowych odpowiedników oraz łatwiejsze zachowanie zgodności firmowych procedur zarządzania informacją z wymogami prawa.

 

Przystępne koszty

Systemy do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów uchodzą za drogie. Dlatego wiele firm w ogóle nie bierze pod uwagę ich wdrażania. Tymczasem postęp techniczny sprawił, że są one już w zasięgu finansowych możliwości nawet małych przedsiębiorstw, zatrudniających 5–10 osób. Przy czym ważnym zadaniem dla integratora jest wyszukanie rozwiązania, które nie tylko pasuje do możliwości finansowych klienta, ale także w pełni zaspokaja jego potrzeby. Czasem systemy z pozoru atrakcyjne cenowo mogą okazać się bardziej kosztowne, niż się początkowo wydawało.

Marta Kudła

Product Manager, Konica Minolta

Posiadanie na własność rozwiązań do przetwarzania dokumentów i zarządzania ich obiegiem to już przeszłość. Coraz więcej firm woli przekazać zarządzanie drukiem firmie zewnętrznej. Na polskim rynku to od kilku lat trwała i umacniająca się tendencja.

 

Do rozważenia są trzy opcje: tradycyjne licencjonowanie, usługi SaaS oraz oprogramowanie open source. W pierwszym przypadku klient ponosi duże wydatki w momencie wdrożenia systemu. Posiada wszystkie kupione zasoby, ma nad nimi pełną kontrolę (bezpieczeństwo, zarządzanie) i dostęp do nich. Wadą jest konieczność jednorazowego zaksięgowania dużych kosztów, co dla niektórych przedsiębiorstw może stanowić duży problem.

Usługi SaaS z reguły oferują funkcje zbliżone do tradycyjnych systemów zarządzania obiegiem elektronicznych dokumentów, ale nie wymagają dużych nakładów kapitałowych. Użytkownik opłaca miesięczny abonament, otrzymując w zamian bezpieczny dostęp do informacji przechowywanych w chmurze. Nie kupuje własnego sprzętu czy oprogramowania i nie musi troszczyć się o utrzymanie systemu. Rozwiązanie jest od razu gotowe do działania – nie traci się czasu, który w przypadku systemów pracujących lokalnie jest potrzebny na wdrożenie. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie usługi SaaS mają funkcje wymagane przez użytkowników. Niektórzy producenci oferują w tym modelu jedynie podzbiór funkcji dostępnych w rozwiązaniach instalowanych u klientów.

 

Klientów mogą również zainteresować rozwiązania open source, choć nierzadko stanowią prawdziwą okazję tylko z pozoru. Darmowe oprogramowanie może być atrakcyjne dla firmy dysponującej zespołem IT, który zajmie się utrzymaniem i rozwijaniem takiego oprogramowania (ewentualnie korzysta ze wsparcia społeczności on-line). Ten model użytkowania nie zawsze jednak spełnia wymagania klienta biznesowego. W większości przypadków, po wliczeniu kosztów dostosowania, konserwacji i wsparcia, wydatki wzrastają powyżej ceny rozwiązań licencjonowanych.

 

Podstawowe klocki

Z punktu widzenia sprzedawcy przekonanie klienta do elektronicznego obiegu dokumentów to dobry pomysł na biznes. Należy bowiem pamiętać, że nie wystarczy zrobić zrobić wersję elektroniczną papierowego dokumentu. Istotne jest również przechowywanie, uporządkowanie, zabezpieczenie oraz szybki dostęp do danych. Dlatego takie systemy buduje się z kilku komponentów.

Pierwszym są skanery lub urządzenia wielofunkcyjne służące do wprowadzania dokumentów do systemu. Ze skanerem współpracuje oprogramowanie indeksujące, które odpowiednio opisuje pliki, aby można łatwo było je później odnaleźć. Może się to odbywać na podstawie danych wprowadzanych przez użytkownika podczas skanowania lub z wykorzystaniem mechanizmów OCR.

Maciej Nuckowski

dyrektor Działu Usług, Xerox

Systemy zarządzania dokumentami nie tylko generują oszczędności, ale mogą stanowić wartość dodaną dla klientów. Usprawniają i automatyzują obieg informacji i dokumentów. Pomagają zoptymalizować procesy związane z drukiem w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Najważniejsza w tym procesie jest integracja zarządzanych rozwiązań MPS z infrastrukturą IT. Pozwala to na mądre i skuteczne zarządzanie informacją zawartą zarówno w papierowych, jak i elektronicznych źródłach.

 

Rdzeniem każdego systemu do zarządzania elektronicznymi dokumentami jest oprogramowanie klasy Enterprise Content Management. Umożliwia bezpieczne zarządzanie zgromadzonymi zasobami (np. uwierzytelnianie prób dostępu) i szybkie dotarcie do potrzebnych informacji zarówno osobom pracującym w biurze, jak i poza nim. Ostatnim elementem układanki są pamięci masowe i uzupełniające je oprogramowanie, np. system tworzenia kopii zapasowych. Ważnym zadaniem integratora jest odpowiednie dobranie poszczególnych elementów. Tak, aby możliwa była ich sprawna integracja i nie wystąpiły problemy z kompatybilnością. Trzeba też pamiętać, że każdy system oferuje inne funkcje i sposoby licencjonowania. To również pole do popisu dla dostawcy, który powinien przygotować ofertę optymalnie dobraną do potrzeb klienta.

 

Papier trzyma się mocno

Mimo rosnącej popularności e-dokumentów nadal uwarunkowania prawne nie pozwalają na całkowitą rezygnację z ich papierowych odpowiedników. Wiele instytucji mocno przywiązało się do „papierków” i świadomie z nich nie rezygnuje. Tymczasem Unia Europejska konsekwentnie dąży do praktycznego zrównania w obrocie gospodarczym dokumentów w postaci elektronicznej z tymi w postaci papierowej. Zdaniem niektórych ekspertów stanie się to jednak dopiero w odległej przyszłości. Szczególnie w Polsce, w porównaniu z innymi krajami UE, mamy jeszcze bardzo dużo do zrobienia – nie tyle w sferze techniki, ile w zakresie kształtowania mentalności przedsiębiorców.

Przykładem są e-faktury. Badania przeprowadzone przez Sage pokazują, że polscy przedsiębiorcy z rezerwą podchodzą do faktur elektronicznych. Jedynie 3 proc. podmiotów gospodarczych deklaruje, że wystawia wyłącznie e-faktury, a co piąty wystawia je tylko wybranym kontrahentom. Pozostali w ogóle nie korzystają z elektronicznego dokumentowania sprzedaży.

 

Więcej niż skanowanie

Pierwszym krokiem do eliminacji papieru jest oczywiście skanowanie. Jednak ograniczanie się do przechowywania cyfrowych kopii jest dalekie od wykorzystania pełnego potencjału nowoczesnych systemów zarządzania e-dokumentami. Wiele firm zaczyna dostrzegać, że mimo znacznych wydatków na realizację procesów biznesowych z użyciem systemów ERP i CRM, nadal spora część transakcji nie jest w pełni zautomatyzowana ze względu na używanie papierowych dokumentów. Co istotne, problem nie wynika wyłącznie ze stosowania papieru, ale również z braku właściwej integracji skanowania z pozostałymi procesami biznesowymi. Gdy do tego dojdzie, klienci będą mogli liczyć na znacznie szybszy zwrot z inwestycji.