Drukowanie i obieg dokumentów według Epsona

Tematyka bezpieczeństwa w ostatnim czasie została nagłośniona głównie w kontekście wejścia w życie Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych. Unijne przepisy zobowiązują wszystkie firmy do stworzenia systemu zarządzenia danymi osobowymi klientów, jednak bez narzucania sztywnych reguł, które określałyby sposób jego implementacji. W efekcie przedsiębiorcy stoją przed dylematem, z jakich elementów taki system powinien się składać i od czego zacząć jego wdrożenie. Istotną podpowiedzią mogą tu być badania z 2017 r., w których urządzenia typu MFP uznano za jedno ze słabszych ogniw w całej infrastrukturze IT (aż w 61 proc. przebadanych firm wykryto minimum jedno naruszenie zasad bezpieczeństwa spowodowane przez urządzenia drukujące).

Jak należycie zadbać o bezpieczeństwo?

Urządzenia marki Epson od lat oferowane są z zestawem narzędzi zapewniających najwyższy poziom bezpieczeństwa w procesie obiegu dokumentów. W portfolio firmy znajduje się m.in. sieciowy skaner biznesowy WorkForce DS-780N, który dzięki danym z modułu uwierzytelniania rejestruje historię jego użycia, a osoby mające uprawnienia administratora IT mogą zarządzać profilami skanowania i prawami poszczególnych użytkowników. Ich tożsamość jest  weryfikowana za pomocą identyfikatora i hasła użytkownika bądź loginu i kodu PIN z karty identyfikacyjnej.

Epson udostępnia również użytkownikom biznesowym urządzeń wielofunkcyjnych WorkForce darmowe narzędzia do zarządzania drukiem w przedsiębiorstwie. Aplikacja Epson Print Admin jest skutecznym, wygodnym w obsłudze oprogramowaniem do monitorowania druku i skanowania. Natomiast Document Capture Pro to zaawansowane rozwiązanie do skanowania i zarządzania tym procesem – zapewnia obsługę wielu typów dokumentów, rodzajów i wielkości materiałów źródłowych. Stworzone pliki mogą być natychmiast bezpośrednio przekazywanie do wskazanych zasobów, np. katalogów, folderów w chmurze, zewnętrznych aplikacji, lub wysyłane do konkretnych użytkowników. Projektując szczelny system obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, warto także zapoznać się z możliwościami narzędzia EpsonNet Authentication Print, które zapewnia wprowadzenie dodatkowych reguł uwierzytelniających.

Wydajność i niezawodność dają przewagę rynkową

Oprócz bezpieczeństwa danych, dla każdej firmy bardzo istotna jest odpowiednia wydajność pracy. Pod tym względem drukarki Epson – w porównaniu z tradycyjnymi urządzeniami laserowymi oraz drukarkami atramentowymi starego typu – zapewniają przede wszystkim o wiele krótszy czas druku pierwszej strony, dużą liczbę wydruków na minutę oraz natychmiastową gotowość do pracy.

W przypadku urządzeń z serii Epson Enterprise, które zostały wyposażone w głowicę wierszową PrecisionCore, szybkość druku osiąga aż 100 str./min. Druk atramentowy nowej generacji nie ma ograniczeń techniki laserowej w postaci czaso- i energochłonnego podgrzewania podzespołów oraz częstych przeglądów technicznych i napraw.

Druk mono – wciąż sensowny wybór

Chociaż w wielu dokumentach znajdują się kolorowe elementy, nie w każdej dziedzinie biznesu potrzebne są barwne wydruki. Przykładem oferty dla firm, które chcą zachować efektywność kosztową, jest seria WorkForce WF-M5000, która niedawno zadebiutowała na polskim rynku. Składające się na nią urządzenia są przeznaczone dla małych grup roboczych, którym wystarcza monochromatyczny druk w formacie A4. Podczas prac projektowych skupiono się głównie na zmniejszeniu negatywnego wpływu na środowisko oraz obniżeniu kosztów eksploatacji. Cel osiągnięto dzięki zastąpieniu kartridży z tuszem pojemnymi workami z atramentem. W efekcie seria ta zapewnia najlepszą wydajność w swej klasie, wynoszącą 40 tys. stron na jednym zasileniu w atrament.

Dodatkowo, dzięki wyeliminowaniu konieczności nagrzewania elementów, drukarki zużywają o 90 proc. mniej energii elektrycznej niż urządzenia laserowe. Na optymalizację kosztów, oprócz ekologicznych rozwiązań sprzętowych, wpływają funkcje oprogramowania Epson Print Admin. Można uruchomić tryb, w którym analizuje ono drukowane dokumenty i informuje użytkownika, jakie oszczędności uda się mu osiągnąć np. w przypadku wyboru druku mono, dwustronnego itp.

Płać abonament i… pracuj spokojnie

Podążając za zmieniającymi się potrzebami klientów, Epson promuje także outsourcing druku, który działa na zasadach zbliżonych do leasingu samochodów. Użytkownik końcowy nie nabywa urządzenia na własność, natomiast ma prawo stale korzystać z jego funkcji i jest rozliczany za każdą wydrukowaną stronę.

Przeprowadzone obliczenia wykazują, że zmiana na model usługowy może dać znaczne oszczędności i spowodować obniżenie kosztów druku nawet o 40 proc. Dla resellerów przygotowany został specjalny system Print&Save. Zasada jego funkcjonowania jest bardzo prosta – wystarczy, że klient przed podjęciem współpracy z pomocą specjalisty Epson oszacuje swoje miesięczne zapotrzebowanie. Na podstawie tych obliczeń ustalana jest miesięczna stawka opłaty za druk. Oprócz optymalnie dobranego do jego potrzeb urządzenia, klient w ramach tej kwoty otrzymuje niezbędne materiały eksploatacyjne oraz pełne wsparcie techniczne. Fakt, że nie ponosi się dodatkowych kosztów oraz gwarancja niezawodności sprawiają, że dla wielu firm jest to najkorzystniejsza forma finansowania druku.
Drugim rozwiązaniem proponowanym przez producenta jest podpisanie umowy wyłącznie na obsługę w zakresie dostaw materiałów eksploatacyjnych. To wariant dla firm, które chcą korzystać z własnych urządzeń, a dbanie o ich kondycję zlecać zewnętrznemu dostawcy.

EcoTank ITS – dla małych i średnich przedsiębiorstw

Najmniejsze, jedno- lub kilkuosobowe firmy, skorzystać mogą z urządzeń serii EcoTank ITS. Zrezygnowano w nich z często wymienianych kartridży na rzecz pojemników na atrament o dużej pojemności. Gdy skończy się tusz, wystarczy samodzielnie napełnić zasobnik za pomocą butelek z atramentem, których ceny mieszczą się w przedziale 26–45 zł. W zasobniku mieszczą się cztery pojemniki  na tusze (sześć w modelach fotograficznych). Ich pojemność wynosi 70 ml, czyli wielokrotne więcej niż pojemność kartridży. Z kolei koszt wydrukowania jednej strony formatu A4 w czerni nie przekracza 1 gr, a w kolorze – 2 gr.

W nowszych modelach, takich jak L4160, zastosowano tusz pigmentowy (czerń) oraz kolorowe atramenty barwnikowe (CMY), co zapewnia wysoką jakość wydruków oraz trwałość archiwizowanych dokumentów. Na dołączanych fabrycznie tuszach wydrukować można aż 14 tys. stron w trybie mono i 5,2 tys. stron w kolorze. Korzyść z wyboru urządzeń tej klasy mogą zwiększyć trwające promocje w postaci zwrotu części ceny urządzenia i wydłużenia gwarancji do trzech lat (więcej informacji na stronie www.epson.pl/promocje).

Duży format dla małych firm

Epson ma w portfolio także wielkoformatowe urządzenia umożliwiające drukowanie materiałów takich jak rysunki CAD, plakaty lub banery. Modele SureColor  SC-T3100 oraz SC-T5100 przeznaczone są dla mniejszych biur projektowych, które chcą uzyskać szybki i precyzyjny druk, a mają ograniczony budżet. Oferowane w atrakcyjnej cenie urządzenia wyposażone są w głowicę drukującą Precision Core Micro TFP, dzięki której wydruk strony A1 zajmuje 34 s w przypadku SC-T3100, a w przypadku SC-T5100 – zaledwie 31 s. Wkłady atramentowe UltraChrome XD2 o pojemności do 50 ml tuszu kolorowego oraz 80 ml czarnego zapewniają świetny poziom wydajności, szeroką gamę kolorów oraz odporność wydruków na działanie wody. By ułatwić obsługę, modele te wyposażono w duży wyświetlacz LCD, a dzięki modułowi Wi-Fi możliwy jest również szybki dostęp do drukarki z urządzeń mobilnych – tabletów i smartfonów.