Prognozy szybkiego zmniejszania się liczby papierowych dokumentów w przedsiębiorstwach na rzecz cyfrowych, a nawet wizje biur bez drukarek pojawiają się już od dawna. Jednak mimo postępującej digitalizacji procesów biznesowych nie widać wcale oznak realizacji owych wizji i zapotrzebowanie na drukowane dokumenty nie maleje. Przekaz cyfrowy i przekaz drukowany to bowiem dwa różne media, dwa różne kanały komunikacji. Funkcjonują i będą nadal funkcjonować równolegle, obok siebie. Każdy z nich sprawdza się lepiej we właściwych dla swej specyfiki sytuacjach i warunkach, stąd nieustające zapotrzebowanie na oba.

Potwierdzeniem tego stanu rzeczy jest obecna sytuacja na rynku urządzeń i systemów do drukowania. Nic nie wskazuje na to, że w przyszłości nastąpi zapowiadane odejście od dokumentów papierowych w firmach, wręcz przeciwnie. Z raportu firmy Quocirca „Print 2025 Spotlight Report: Millennials Matter” wynika, że osoby na decyzyjnych stanowiskach z pokolenia „millenialsów” są mniej sceptycznie nastawione do druku i dokumentów drukowanych niż badani z innych grup wiekowych. Pokolenie urodzone na przełomie lat 80. i 90. ubiegłego wieku wierzy, że papierowe dokumenty będą nadal odgrywać znaczącą rolę w biurach.

Optymalizacja pod nadzorem

Zmienia się, oczywiście, kontekst funkcjonowania papierowych dokumentów. Zostają włączone, razem z dokumentami cyfrowymi, w ujednolicony, cyfrowy system zarządzania obiegiem informacji w firmie. Trend upowszechniania się takich rozwiązań będzie miał decydujący wpływ na sytuację na rynku druku. Wraz z rosnącą, w ślad za upowszechnianiem się technik cyfrowych, łatwością tworzenia i udostępniania informacji zwiększa się potrzeba zarządzania dostępem do nich. Objęcie dokumentów drukowanych cyfrowym „nadzorem”, sprawia, że łatwiej i efektywniej można z nich korzystać. Właściciele wielu przedsiębiorstw zaczynają także rozumieć, że usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami to nie tylko usprawnienie działań biznesowych, ale także wymierne korzyści ekonomiczne.

W firmach zaczyna się doceniać znaczenie jednego, zintegrowanego systemu obiegu dokumentów. Świadczy o tym także rosnące zainteresowanie korzystaniem z wielofunkcyjnych kombajnów zamiast wyspecjalizowanych drukarek. Coraz większą popularnością cieszą się urządzenia wielofunkcyjne, które umożliwiają nie tylko drukowanie, kopiowanie i skanowanie, ale także zarządzanie prawami dostępu do wydruków i do przetwarzania określonych dokumentów oraz ułatwiają archiwizację. Potwierdzają to prognozy opracowane przez firmę Xerox, według których kluczowe znaczenie dla wyboru dostawcy urządzeń drukujących będzie miało to, czy oferuje cały pakiet usprawniający pracę firmy. Zdaniem tego producenta klientów z sektora biznesowego nie interesuje już tylko zakup urządzeń, lecz możliwość skorzystania z „inteligentnych asystentów biurowych”.

Z kolei z raportu „The Evolution of the Digital Workplace – Office Insights 2018” firmy Canon wynika, że 45 proc. przedsiębiorstw zamierza w najbliższych latach inwestować w rozwój systemów obiegu dokumentów. Duże i średnie firmy zazwyczaj stosują już takie rozwiązania. Jednak rosnąca ilość dokumentów do przetworzenia i przechowania (chociażby z uwagi na regulacje prawne) może zmotywować podmioty z tego sektora do inwestowania w rozwój bądź modernizację systemu obiegu dokumentów. Z punktu widzenia resellerów czy integratorów szczególnie interesująca jest grupa małych i średnich firm, które jeszcze takich systemów nie wdrożyły. Tym bardziej że optymalizacja procesów druku nie jest możliwa bez dokładnej informacji o używanych przez przedsiębiorstwo dokumentach i uzasadnionych biznesowo sposobach ich wykorzystywania. Integratorzy mogą pomóc klientom z sektora MŚP w zebraniu potrzebnych danych i ich analizie oraz podpowiedzieć, jak skutecznie zarządzać np. udostępnianiem dokumentów, czyli m.in. ich drukowaniem lub skanowaniem.

 

Potencjał do zagospodarowania

Pytanie o najefektywniejszy w obecnej sytuacji model biznesowy, który pozwoli na jak największy zarobek firmom działającym na rynku druku, wciąż pozostaje otwarte. Kurczenie się marż związanych ze sprzedażą urządzeń spowodowało, że atrakcyjnym rozwiązaniem stało się świadczenie usług drukowania. Reseller w ramach szeroko pojętego najmu udostępnia klientowi drukarkę, a ten płaci tylko za faktycznie wykonane wydruki.

W modelu kompleksowego zarządzania środowiskiem druku (Managed Print Services) resellerzy bądź integratorzy mogą zarabiać również na serwisie sprzętu, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych oraz audycie środowiska druku. Rozwiązanie to daje usługodawcy stałe, przewidywalne dochody w ściśle określonym czasie. Korzystanie z usług staje się też opłacalne dla klientów. W ocenie ekspertów może przynieść firmie nawet 60 proc. oszczędności wynikających ze zmniejszenia kosztów druku i wydatków na zakup oraz utrzymanie sprzętu.

Z danych statystycznych wynika, że około połowa przedsiębiorstw na świecie korzysta już z systemów zarządzania drukiem. Kolejne 25 proc. zamierza zainwestować w rozwiązania MPS w najbliższym czasie. W skali globalnej to wciąż duży potencjał do wykorzystania przez przedsiębiorców zainteresowanych tego typu działalnością.

A jak sytuacja wygląda na polskim rynku? Badanie przeprowadzone w ubiegłym roku przez Brothera wśród polskich małych i średnich firm pokazało, że połowa z nich nie jest zainteresowana usługą zarządzania drukiem. Czterech na dziesięciu badanych uważa jednak, że usługi outsourcingu druku są kluczowe lub ważne dla przedsiębiorstw. Autorzy badania oceniają, że polskie małe i średnie przedsiębiorstwa rzadko kalkulują całkowite koszty druku. Około 40 proc. respondentów przyznało, że nie ma żadnego planu zmniejszania wydatków na drukowanie. A małe i średnie przedsiębiorstwa w naszym kraju wciąż dużo drukują i wygląda na to, że w najbliższym czasie sytuacja nie ulegnie zmianie. Dla 80 proc. uczestników omawianego badania druk jest nadal kwestią kluczową lub bardzo ważną. A obieg papierowych dokumentów został przez nich uznany za istotny element sprawnego funkcjonowania biznesu.

Słabe dzisiaj zainteresowanie usługami zarządzania drukiem może, wbrew pozorom, stanowić szansę dla integratorów i resellerów. Perspektywicznie patrząc, jest to niewątpliwie istotny segment rynku do zagospodarowania. Tym bardziej że zdaniem przedstawicieli branży druku sytuacja w polskich MŚP będzie się powoli, acz systematycznie, zmieniać zgodnie z trendami światowymi. Będzie też rozpowszechniać się przekonanie o korzyściach biznesowych wynikających z optymalizacji procesów drukowania.

O potencjale w tym obszarze mogą świadczyć doświadczenia rodzimych firm, które działają na rynku druku. Jedne już zdecydowaną większość (nawet 90 proc.) przychodów uzyskują ze sprzedaży usług druku, dla innych podstawowym źródłem zarobków jest wciąż sprzedaż urządzeń. Jedni i drudzy przyznają jednak, że jeśli ktoś już raz zdecydował się na usługę, nie chce się potem z niej wycofać.

 

Zdaniem integratora

Robert Jastrzębski, właściciel RobiCan

Niezmiennie największym zainteresowaniem MŚP cieszą się rozwiązania do druku typowo biurowego. Zmienia się jednak sposób podejścia do niego. Widać coraz większe zainteresowanie urządzeniami do druku w kolorze. Klienci częściej kładą nacisk na jakość wydruków i koszty obsługi urządzenia. Sprzedaż sprzętu nadal dominuje nad usługami, ale przedsiębiorcy już zauważają korzyści z modelu usługowego. Łatwość rozliczania kosztów druku i nieograniczone wsparcie ze strony dostawcy to coraz bardziej istotne argumenty. Zazwyczaj ci, którzy raz zdecydowali się na model usługowy, już z niego nie rezygnują.

Alan Pajek, wiceprezes zarządu Ediko

Zauważamy, że im większa instytucja publiczna, tym bardziej skłania się ku modelowi usługowemu i korzysta nie tylko z możliwości użytkowania urządzeń w ramach najmu lub leasingu, ale także z opcji kontraktowego rozliczania się za wykonane wydruki. Mniejsze instytucje publiczne częściej korzystają z dotacji i dofinansowań na nowoczesny sprzęt, a ich charakter w pewnym sensie wymusza dokonanie jednorazowego zakupu.
Natomiast firmy są obecnie bardzo zainteresowane optymalizacją kosztów. Im większe przedsiębiorstwo, tym większa chęć kupna urządzeń w celu zaliczenia ich do środków trwałych. Następnie oddawane są pod opiekę profesjonalnej firmie, która zapewnia nie tylko usługi serwisowe, ale także wszelkie komponenty i rozwiązania informatyczne do tego sprzętu.
Warto podkreślić, że sektor MŚP jest traktowany przez integratorów MPS wyjątkowo, głównie z uwagi na jego rozległość. Producenci i ich partnerzy tworzą przeznaczone specjalnie dla takich firm usługi oraz oferty, próbując precyzyjnie przedstawić zasadność i efektywność długoterminowej współpracy. Z kolei propozycje firm świadczących usługi outsourcingu druku dotyczą głównie wyposażenia przedsiębiorstw w optymalne dla nich maszyny drukujące i skanujące oraz dostarczenia bezpiecznych rozwiązań do obiegu dokumentów.

 

 

Informacja ma znaczenie

Eksperci są przekonani, że przyszłością tego biznesu będzie oferowanie usług zarządzania środowiskiem druku. Resellerzy i integratorzy zarobią przy tym na dodatkowych usługach związanych z przetwarzaniem i zarządzaniem obiegiem dokumentów. Do najczęściej ostatnio wskazywanych obszarów należy bezpieczeństwo danych. Zwiększone zainteresowanie firm tymi rozwiązaniami wynika m.in. ze strachu przed wysokimi karami, które grożą za niedostosowanie się do wymogów RODO.

Innym obszarem niedocenianym obecnie, ale wydającym się mieć pozytywny wpływ na potencjał biznesowy omawianego segmentu urządzeń i usług, jest zarządzanie informacją. Możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych danych ma w wielu sytuacjach kluczowe znaczenie biznesowe. W dużych systemach obiegu dokumentów są zazwyczaj wbudowane mechanizmy zarządzania – w mniejszym lub większym zakresie – informacją o zawartości obsługiwanych dokumentów. Dla mniejszych przedsiębiorstw są to jednak przeważnie rozwiązania za drogie i za bardzo rozbudowane. Jednak rosnąca liczba wytwarzanych w trakcie prowadzenia biznesu pism skłania również te podmioty do szukania skutecznych sposobów zaprowadzenia porządku w dokumentacji.

Uzupełnienie systemu zarządzania drukiem, dopasowane do potrzeb sektora MŚP rozwiązania do klasyfikowania i wyszukiwania informacji zapisanych w przetwarzanych dokumentach może stanowić dodatkowy argument za wyborem oferowanego rozwiązania. W ten sposób pozwoli integratorowi na osiągnięcie dodatkowych przychodów. Możliwość szybkiego znalezienia potrzebnego dokumentu w cyfrowych zasobach zwiększa prawdopodobieństwo, że zostanie on wydrukowany, a reseller pobierze za ten wydruk opłatę. Zwłaszcza że zawsze będą istniały dokumenty, których treść łatwiej przyswoić w wersji papierowej niż elektronicznej.

 

 

W stronę automatyzacji

Resellerzy i integratorzy, którzy perspektywicznie myślą o swoim biznesie, powinni zainteresować się automatyzacją procesów biznesowych. Tutaj również mogą się pojawić nowe możliwości zarabiania, przy okazji zarządzania środowiskiem druku i obiegiem dokumentów. Wiele przedsiębiorstw planuje wdrożenie systemów do automatycznego skanowania i narzędzi do odczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów i obrazów (Optical Character Recognition). W dużej części dotyczy to chociażby faktur. Przedstawiciele firm z różnych branż uważają, że drukowane faktury (papierowe i z PDF-ów) jeszcze długo nie znikną z obiegu. Żeby wprowadzić je do systemu automatycznej obsługi, trzeba im nadać cyfrową formę oraz wydobyć z nich dane potrzebne do automatycznego przetworzenia.

W związku z tym należy spodziewać się wzrostu zainteresowania skanerami dokumentowymi. Zapewniają one prostą, wygodną digitalizację dokumentów i wprowadzenie ich do jednolitego, cyfrowego obiegu w firmie. Poza tym wiele z tych urządzeń jest już standardowo wyposażonych w systemy OCR.

Automatyzacja procesów biznesowych może być w przyszłości kolejną funkcją pakietów rozwiązań do wspomagania pracy biurowej. Inne pomysły zapewne pojawią się, gdy użytkownicy przestaną myśleć o druku jak o osobnej dziedzinie funkcjonowania firmy i zaczną go traktować jak element zintegrowanego systemu obiegu dokumentów i zarządzania nimi. Zmiana perspektywy może ułatwić wykorzystanie nowych możliwości biznesowych, w których realizacji pomogą resellerzy i integratorzy. Paradoksem jest to, że im więcej cyfrowych dokumentów jest w obiegu, tym więcej okazji do ich drukowania.

 

Zdaniem specjalistów

Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson

Zarówno w dużych, jak i w małych firmach obserwujemy przede wszystkim zapotrzebowanie na optymalizację procesów druku. Coraz więcej przedsiębiorstw nie kupuje urządzeń na własność, lecz zaczyna korzystać z modelu usługowego – wynajmu usług drukowania rozliczanego od strony. Systemy MPS stają się coraz bardziej popularne także w mniejszych firmach, a użytkownicy zwracają większą niż dotąd uwagę na dostarczane ze sprzętem pakiety aplikacji. Ważnym trendem jest nacisk na bezpieczeństwo urządzeń wielofunkcyjnych. Szczególnie tych, które są wykorzystywane w systemach obiegu dokumentów. To istotne zwłaszcza w świetle wymogów RODO. Przydatna jest szczególnie funkcja wydruku poufnego i oprogramowanie do wydruku podążającego.

Karolina Trojanowska, dyrektor marketingu, Alstor

W najbliższych latach sukcesywnie będzie się rozwijał rynek skanerów dokumentowych. Rośnie bowiem liczba dokumentów wymagających automatycznego przetwarzania. Widoczna jest także coraz większa rola oprogramowania. Trudno obecnie wprowadzić jakieś istotne zmiany w konstrukcji skanera, które pozwoliłyby wyjść na pozycję lidera. Producenci skupiają się więc na funkcjonalności i oprogramowanie staje się elementem wnoszącym istotną wartość dodaną do skanerów. Jednocześnie zwiększa się liczba źródeł, z których dane trafiają do systemu obiegu dokumentów, w związku z czym zmienia się istota oprogramowania do przechwytywania obrazów. Oprócz swojej pierwotnej funkcji musi pełnić również rolę efektywnego systemu zarządzania procesem ich przetwarzania.

Roman Kasprzyk, Sales Director, Ricoh Polska

W ciągu ostatniej dekady zmieniły się możliwości i zadania, które wykonują nabiurkowe drukarki i wielofunkcyjne urządzenia drukujące. Te ostatnie służą nie tylko do drukowania, ale również cyfryzacji i archiwizacji dużej części dokumentów. W związku z tym stanowią jedno z najistotniejszych, lecz często niedostrzeganych ogniw łańcucha obiegu dokumentów i zabezpieczania danych. Jeśli środowisko druku nie funkcjonuje efektywnie, ma to wpływ na cały system pracy z dokumentami w przedsiębiorstwie. Badania przeprowadzone na zlecenie firmy Ricoh wśród kadry zarządzającej europejskimi przedsiębiorstwami pokazują, że rośnie świadomość tego faktu. Większość ankietowanych uważa, że innowacyjne funkcje urządzeń drukujących umożliwiają ich przedsiębiorstwu szybsze działanie. W sumie 39 proc. z nich przyznaje, że dzięki temu mogło wprowadzić automatyzację procesów.