Infrastruktura małego, domowego biura powinna być dostosowana nie tylko do potrzeb pracy, ale także służyć odpoczynkowi i rozrywce. Jej rdzeń najczęściej stanowi bezprzewodowy rou-ter, który łączy urządzenia w wewnętrznej sieci i zapewnia im dostęp do internetu. Nowej generacji routery Wi-Fi do małego biura to dziś szybkie, dwu- albo trzypasmowe urządzenia, dzięki którym można stworzyć kilka sieci bezprzewodowych i obsłużyć wiele urządzeń. Oddzielne sieci w domu ułatwiają priorytetyzowanie ruchu związanego z działaniem home office’u.

Dużym wyzwaniem, jeśli chodzi o sieć bezprzewodową w domu czy większym mieszkaniu, jest zapewnienie odpowiedniej siły sygnału radiowego we wszystkich wymaganych miejscach, bez tzw. martwych stref. Na jego drodze może stać wiele przeszkód (np. zbrojone ściany), często występują też zakłócenia ze strony innych urządzeń bezprzewodowych. Na szczęście istnieją rozwiązania, dzięki którym można łatwo zwiększyć zasięg Wi-Fi w domu.

Najpopularniejszą metodą jest użycie repeaterów (extenderów) bezprzewodowych. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli nie są podłączone kablem do routera, to zmniejszają o połowę przepustowość źródła. Nie tylko z tego powodu trzeba założyć, że w pewnym obszarze domowej sieci najlepszym rozwiązaniem będzie użycie miedzianej skrętki. Pod względem stabilności i szybkości połączenia przewodowe wciąż są trudne do zastąpienia.

Jeśli tej skrętki ma nie być dużo, warto postawić na bezprzewodową sieć w topologii mesh. Wszyscy liczący się na rynku producenci routerów bezprzewodowych oferują już takie rozwiązania. Po instalacji powstaje jedna sieć Wi-Fi, w której – w ramach tego samego identyfikatora SSID – użytkownicy są obsługiwani przez różne węzły bezprzewodowe (te o najsilniejszym w danym miejscu sygnale), a przełączanie między nimi jest niezauważalne. Co więcej, mesh zapewnia także nadmiarowość w sieci Wi-Fi. Gdy połączenie urządzenia z jednym węzłem zostanie z jakiegoś powodu przerwane, natychmiast zostanie podjęta próba połączenia się z innym węzłem, co skraca czas przestoju.

W odwodzie pozostają adaptery PowerLine. Gdy trudno będzie posłużyć się innymi metodami, umożliwią one bardzo ekonomiczne zwiększenie zasięgu domowej sieci z wykorzystaniem istniejącej instalacji elektrycznej.

Zdalna praca musi być także bezpieczna. Pomagają w tym routery z funkcją VPN (Virtual Private Network), dzięki której można połączyć szyfrowanymi tunelami zdalne biura z centralą (site-to-site). Z kolei z zastosowaniem odpowiednich aplikacji klienckich możliwe jest także zapewnienie połączenia osobom pracującym spoza biura (client-to-site).

Pod dachem czy w chmurze?

Bezpieczeństwo danych to najważniejsza rzecz, którą firma każdej wielkości musi wziąć pod uwagę. Utrata dostępu do nich może wyeliminować z biznesu każdego, kto nie ma dobrej strategii tworzenia kopii zapasowych oraz planu odzyskiwania zdolności do działania. Straty z powodu przedłużającego się przestoju albo sumy, które trzeba by przeznaczyć na drogie usługi odzyskiwania danych mogą stać się gwoździem do trumny. Choć większość przedstawicieli małego biznesu zdaje już sobie sprawę, że kopie bezpieczeństwa mogą być jedynym realnym sposobem ochrony przed awarią albo złośliwym oprogramowaniem, to nie tak wielu wdraża je… przed szkodą.

A szanse, że mała firma ma do czynienia z wrażliwymi danymi są, wbrew pozorom, niemałe. Wykradziona baza danych albo „skompromitowany” system informatyczny to dla takiej firmy nie tylko potencjalnie duże straty finansowe (kary za ujawnienie poufnych informacji o klientach), ale także utrata reputacji, czy nawet zupełny brak możliwości dalszego funkcjonowania na rynku.

Obecnie duża część wszystkich cyberataków jest wymierzona w małe firmy – przeniknięcie do ich infrastruktury może zapewniać cyberprzestępcom dostęp do większych przedsiębiorstw. Bardzo często zaś brakuje im nawet podstawowych zabezpieczeń, zwłaszcza że SOHO muszą chronić się przed utratą danych nie dysponując zatrudnionym na stałe personelem technicznym. Coraz chętniej korzystają więc z chmury publicznej. Wybór między nią a własną infrastrukturą warto poprzedzić zestawieniem zalet i wad obu rozwiązań w kontekście dostępu do danych i ich bezpieczeństwa.

NAS, czyli domowe centrum danych

Własna infrastruktura daje małej firmie pełną kontrolę nad jej zasobami. Wykorzystuje ona zakupione oprogramowanie i sama zarządza bazą danych na własnym serwerze, biorąc odpowiedzialność za konfigurowanie i dostosowywanie systemu, jego uaktualnienia i zmiany. Musi przy tym zadbać o cyberbezpieczeństwo, a brak kompetencji w tym obszarze zwiększa ryzyko wycieku danych.

Zaletą własnego środowiska IT jest to, że nie jest ono tak bardzo jak chmura zależne od połączenia z internetem. Jeśli mała firma działa w lokalizacji, w której internet jest niestabilny i wolny, to posiadanie wszystkiego na miejscu tworzy bardziej spójne i niezawodne rozwiązanie. Nie trzeba się stale łączyć z internetem, by mieć dostęp do danych, jak też po to, aby aplikacje działały jak należy.

Do tego dochodzi sprawa kosztów. Lokalna infrastruktura to większy jednorazowy wydatek związany z inwestycją, która w perspektywie długoterminowej okazuje się jednak tańsza od kosztów hostingu w chmurze i wykorzystania oprogramowania w modelu SaaS. Warto przy tym podkreślić, że choć zarządzanie własną infrastrukturą wymaga kwalifikacji, to dostawcy działający w segmencie najmniejszych firm starają się ułatwić im życie oferując rozwiązania, które pełnią rolę mniej lub bardziej kompletnego systemu informatycznego dla SOHO.

Domowe biuro potrzebuje przede wszystkim rozwiązania, które ułatwi udostępnianie plików między użytkownikami i urządzeniami oraz tworzenie ich kopii zapasowych. Na tę potrzebę odpowiadają serwery NAS, które usprawniają proces współużytkowania danych i zapewniają płynne funkcjonowanie home office’u. Zamiast przenosić dane z jednego urządzenia na drugie przy użyciu pamięci USB, można wykorzystać NAS jako centrum domowej sieci, tworząc w ten sposób własną chmurę prywatną.

W małej firmie NAS zwiększa możliwości pracy w zespołach i współpracy nad projektami – dane są zapisywane na dysku sieciowym, do którego dostęp mają wszyscy uprawnieni użytkownicy. W dodatku z dowolnego miejsca, bo serwery NAS – działające jako wspomniana chmura prywatna – zapewniają opcję zdalnego łączenia się z pamięcią masową. Dzięki temu każdy, kto uzyskuje dostęp do sieci, może korzystać z plików i folderów, udostępniając poprzez NAS-a także swoje treści. Oczywiście, umożliwienie dostępu do plików przez internet wymaga zadbania o jak najwyższy poziom ochrony – stosowania bezpiecznych haseł, skonfigurowania zapory sieciowej itp. Producenci NAS-ów wyposażają je w różne zabezpieczenia, od szyfrowanego FTP po zaawansowany VPN.

Hybrydowa chmura dla małego biura

Jeśli mała firma oprze swój system informatyczny na chmurze publicznej, da jej to wiele korzyści, w tym zwiększoną mobilność i produktywność. Pracownicy będą mieli dostęp do danych i aplikacji bez konieczności pobierania ich na swoje urządzenia. W ten sposób mogą pracować sprawniej, wydajniej i efektywniej (także kosztowo). Usługi w chmurze są też elastyczne i łatwo skalowalne. W miarę rozwoju firmy, albo w razie nagłego, chwilowego zapotrzebowania, można szybko zwiększyć ilość zasobów i dodawać kolejne narzędzia.

Chmura publiczna daje też przewidywalność cenową. Ponieważ usługi są sprzedawane na zasadzie subskrypcji, wiadomo dokładnie, ile trzeba za nie zapłacić każdego miesiąca. To duże ułatwienie przy prognozowaniu i budżetowaniu w małej firmie. Ponieważ operator chmury monitoruje na okrągło dostępność swoich usług, może zapewnić użytkownikowi ciągłość działania. Stosuje też zaawansowane zabezpieczenia, które chronią przed atakami.

Z powodu wymienionych zalet coraz więcej przedsiębiorstw myśli o migracji do chmury. Ale nie brakuje też obaw związanych z niejasnymi kwestiami cenowymi, zgodności z regulacjami, ograniczonymi możliwościami dostosowywania rozwiązania czy w ogóle szansami na wyjście z chmury w przyszłości (gdyby zaistniała taka potrzeba). Dlatego eksperci radzą, by zamiast w pełni przenosić się do chmury, tworzyć rozwiązania hybrydowe. Według nich korzystanie jednocześnie z chmury publicznej i prywatnej stanowi najlepsze połączenie bezpieczeństwa, wszechstronności i kosztów. Hybrydową chmurę można łatwo tworzyć także dla SOHO. Przykładowo, producenci NAS-ów bardzo ułatwiają integrację swoich systemów z usługami chmur publicznych.

Zdaniem producenta

Robert Zając, Pre-Sales Specialist, Brother  

Użytkownicy i administratorzy pilnują wdrożenia bezpiecznych procedur na komputerach i telefonach, ale często zapominają o drukarkach, które mogą stać się łatwą furtką dla hakerów. W czasach pracy zdalnej problem ten dotyczy w nie mniejszym stopniu środowisk domowego biura, gdzie również należy zadbać o bezpieczeństwo urządzeń drukujących i przetwarzanych przez nie danych. Szczególnie warto zwrócić uwagę czy oprogramowanie sprzętowe drukarki jest zaktualizowane do najnowszej wersji, wyłączyć nieużywane protokoły, a także zadbać o zmianę domyślnego hasła sieciowego.

  
Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson  

Użytkownicy coraz chętniej decydują się na zakup drukarek atramentowych zamiast laserowych, zwłaszcza tych z systemem stałego zasilania w atrament. Doświadczenia dużych firm wyraźnie wskazują, że druk atramentowy potrafi obecnie zapewnić obniżenie kosztów związanych zarówno z wydrukiem pojedynczej strony, jak i całościową eksploatacją. Nic dziwnego, że także szukający oszczędności mali i średni przedsiębiorcy oraz pracownicy zdalni coraz częściej sięgają właśnie po tę technologię.

  
Robert Dziemianko, Marketing Manager, G Data Software  

W kwestii bezpieczeństwa danych przetwarzanych przez pracowników zdalnych wiele firm skupia się jedynie na kwestiach sprzętowych, a to ogromny błąd. W ramach polityki bezpieczeństwa powinny być przygotowane szczegółowe zasady – odrębne dla każdego stanowiska. Dla przykładu, należy wprowadzić zakaz wyrzucania do zwykłego kosza wydrukowanych firmowych dokumentów. Zgodnie z polityką, należałoby je dostarczyć do siedziby przedsiębiorstwa i tam zniszczyć, bądź zarchiwizować. Koniecznie trzeba też prowadzić szkolenia, a następnie weryfikować ich postęp – chociażby poprzez narzędzia do wysyłania prowokacyjnych e-maili, aby sprawdzić, czy pracownik kliknie w link pochodzący od nieznanego adresata.

  
Michał Sobieski, Product Manager, Stovaris  

Pandemia przełożyła się na zwiększenie popularności rozwiązań ułatwiających zdalną pracę. Taka sytuacja wymogła również na sprzedawcach konieczność edukowania klientów w zakresie sprzętu usprawniającego ten model wykonywania służbowych obowiązków. Pracownikowi biurowemu najczęściej wystarczy laptop lub terminal zero/thin client i dobre, stabilne połączenie z internetem oraz jeden z prostszych pulpitów zdalnych. Natomiast już inne wymagania od sprzętu do pracy z wirtualnym desktopem będzie miał np. grafik filmowy.

  

Oprogramowanie do komunikacji i pracy grupowej

Czas pandemii zwiększył zainteresowanie rozwiązaniami Unified Communications & Collaboration. Jeśli do tej pory ktokolwiek miał jeszcze jakieś wątpliwości odnośnie do ich roli w biznesie, to teraz zostały one całkowicie rozwiane. W sytuacji, gdy większość firm i instytucji zostało zmuszonych do umożliwienia swoim pracownikom pracy zdalnej, po początkowym szoku i okresie przyzwyczajania się do nowych narzędzi, okazało się, że brak obecności w biurze nie musi oznaczać spadku efektywności.

Część dostępnych na rynku platform oferuje praktycznie wszystkie możliwości: począwszy od chatów i połączeń głosowych, poprzez dwu- i wielostronne wideokonferencje, organizowanie w dowolnym momencie webinariów i konferencji (zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych), a skończywszy na pełnym zakresie współpracy (tworzenie wirtualnych zespołów, udostępnianie i współużytkowanie plików i kalendarza, grupowe chaty i wiele innych funkcji).

Właściwie wdrożona i bazująca na chmurze platforma UCC umożliwia nie tylko zwiększenie elastyczności pracy, ale także pozwala na tworzenie najbardziej kreatywnych w danym momencie i okolicznościach zespołów. Staje się hubem całej realizowanej w czasie rzeczywistym komunikacji i współpracy, umożliwiającym prowadzenie audio- i wideokonferencji, jak też pozwalającym na zarządzanie spotkaniami i wspólną pracą nad dokumentami. Gwarantuje przy tym łatwy dostęp do poszczególnych usług, zarówno przez aplikację, jak i przeglądarkę internetową na dowolnym urządzeniu.

Bezpieczeństwo to nie tylko backup

Dane oraz sprzęt, na którym są przechowywane, może zniszczyć przepięcie w sieci energetycznej. Najprostszym sposobem ochrony przed nim jest zastosowanie listwy zasilającej. Na potrzeby domowego biura warto zainwestować w modele z wyższej półki, ponieważ ma być chroniona elektronika, której uszkodzenie może oznaczać utratę danych. Wiele listew ma porty USB umożliwiające bezpieczne ładowanie telefonów, tabletów czy innych urządzeń. Jeszcze większe możliwości dają listwy zasilające, zintegrowane z akumulatorowym systemem podtrzymania zasilania. Dadzą one kilka minut na zapisanie pracy i bezpieczne wyłączenie komputera w momencie wystąpienia nagłej przerwy w dostawie energii elektrycznej.

Niezawodnego zasilania w domowym biurze wymagają nie tylko takie urządzenia, jak stacjonarny komputer, monitor, drukarka czy zewnętrzne dyski, ale także router. Dlatego warto rozważyć instalację UPS-a, który zapewni rezerwowe zasilanie oraz ochronę przez przepięciami i innymi zakłóceniami z sieci energetycznej. Nieużywana bateria jest stale ładowana, więc w razie awarii UPS jest natychmiast gotowy do działania. Przy czym ochroni dane także podczas bardzo krótkich zaników i zakłóceń napięcia.

Monitor, czyli jak ważna jest ergonomia

W domowym biurze mobilność notebooka nie ma takiego znaczenia jak wygoda pracy. Przyda się więc komputer stacjonarny, a przynajmniej stacja dokująca i dodatkowy monitor, zwiększający przestrzeń roboczą (szczególnie, gdy pracuje się z dokumentami w wielu oknach). Przy czym zewnętrzny ekran to nie tylko przestrzeń robocza, ale także ergonomia stanowiska pracy. Dlatego warto wybrać monitor, który umożliwia bezproblemową regulację wysokości.

Szczególnie ważne są również funkcje ograniczające zmęczenie oczu. Zwłaszcza że domowe biura to nierzadko pomieszczenia, których aranżacja i oświetlenie nie były projektowanie do pracy z komputerem. W takim środowisku nie ma też interakcji z innymi pracownikami oraz innych okazji do częstego odrywania wzroku od monitora. Dlatego kluczowa staje się jakość obrazu, wierność odwzorowania kolorów i takie funkcje ochrony wzroku, jak niemigoczące podświetlanie, automatyczne dostosowywanie jasności ekranu i temperatury barwowej do oświetlenia otoczenia, czy przypominanie o konieczności przerw w pracy.

10 elementów dobrze działającego home office’u

1. Miejsce – wydzielone i ergonomiczne W związku z perspektywą spędzania wielu godzin przed komputerem odpowiedni fotel i wygodne biurko to konieczność. Ma to być miejsce wydzielone i ciche, w którym pracujący nie będzie rozpraszany.
2. Bezpieczna sieć z szybkim internetem Router do małego biura to wydajne, dwu- albo trzypasmowe urządzenie, dzięki któremu można stworzyć kilka sieci bezprzewodowych i obsłużyć wiele urządzeń. Zastosowane w nim zabezpieczenia chronią przed zagrożeniami z internetu.
3. Miejsce na dane – NAS albo chmura Domowe biuro potrzebuje rozwiązania, które ułatwi udostępnianie plików między użytkownikami i urządzeniami oraz tworzenie kopii zapasowych dla danych. Może nim być chmura prywatna (w postaci serwera NAS) albo chmura publiczna, ewentualnie… połączenie obydwu.
4. Zasilanie ma być gwarantowane Niezawodnego zasilania w biurze domowym wymagają nie tylko takie urządzenia, jak stacjonarny komputer, monitor, drukarka czy zewnętrzne dyski, ale także router. Najlepszym wyborem dla całego sprzętu będzie wyposażony w baterie zasilacz UPS.
5. Dwa komputery lepsze niż jeden Warto mieć w domu komputer stacjonarny i laptop. Pecet zapewni wygodę, a laptop ułatwi przemieszczanie się po domu. W dodatku, jeśli jeden zacznie szwankować, natychmiast można przesiąść się na drugi.
6. Sprzęt do wideokonferencji Jeśli mowa o wygodzie korzystania z peceta, to zwiększą ją również dobra kamera, mikrofon i słuchawki. Nie będzie trzeba ograniczać się do tego, co wbudowano w laptop albo smartfon.
7. Dobry monitor, a jeszcze lepiej dwa Zewnętrzny ekran to nie tylko większa przestrzeń robocza, ale także ergonomia stanowiska pracy. Jeśli tylko miejsce na biurku pozwala, warto korzystać z dwóch ekranów (lub jednego ultrapanoramicznego), co jeszcze bardziej wpłynie na produktywność.
8. Wielofunkcyjna drukarka Każdy pracujący w małym/domowym biurze na pewno zdziwi się, ile „papierów” wciąż trzeba drukować, by je podpisać i wysłać zwykłą pocztą. Zdziwi się też, jak często trzeba zeskanować dokument, by przesłać go pocztą elektroniczną.
9. Program do komunikacji i pracy grupowej Chmurowa platforma do komunikacji umożliwia prowadzenie audio- i wideokonferencji, szybką wymianę wiadomości, zarządzanie spotkaniami, wspólną pracę nad dokumentami i wiele innych czynności.
10. Ustalone godziny pracy Produktywność i dobre nastawienie wymagają dyscypliny. Trzeba ustalić takie godziny pracy, żeby były zgodne z rytmem życia domu i… trzymać się tego. O wiele łatwiej będzie przyzwyczaić się do specyfiki domowego biura.