Większość przedsiębiorstw inwestuje obecnie w systemy chroniące infrastrukturę IT przed atakami z zewnątrz, wdraża rozwiązania klasy EDR, monitoruje ruch sieciowy oraz rozwija procedury reagowania na incydenty. Znacznie rzadziej analizowany jest jednak ostatni etap obiegu informacji, czyli przygotowanie dokumentów do przekazania poza firmę. To właśnie wtedy pracownicy usuwają dane osobowe, informacje finansowe lub inne poufne treści, które nie powinny znaleźć się w udostępnianej wersji dokumentu. Jeżeli proces ten nie jest odpowiednio ustandaryzowany, nawet dobrze zabezpieczone środowisko IT nie zapobiegnie przypadkowemu ujawnieniu informacji.

W wielu podmiotach pracownicy korzystają z kilku różnych aplikacji do edycji dokumentów PDF – wybierają to rozwiązanie, które najlepiej znają lub które akurat jest dostępne. Powoduje to brak jednolitego sposobu przygotowywania dokumentów oraz utrudnia kontrolę jakości wykonywanych czynności. Część użytkowników zamazuje dane graficznie, inni drukują dokumenty i skanują je ponownie, a jeszcze inni eksportują pliki do innych formatów przed ich ponownym zapisaniem. Każdy dodatkowy etap zwiększa ryzyko popełnienia błędu oraz wydłuża czas przygotowania dokumentów do publikacji lub wysłania.

Jednym z mniej oczywistych problemów jest przekonanie, że dane przestają istnieć, jeśli nie są widoczne na ekranie. W praktyce wiele metod polega jedynie na przykryciu tekstu warstwą graficzną, podczas gdy oryginalna zawartość nadal pozostaje zapisana w strukturze dokumentu. Wygląda on „poprawnie”, ale nadal zawiera poufne dane, które mogą zostać odzyskane poprzez kopiowanie tekstu, eksport dokumentu do edytowalnego formatu lub analizę zawartości pliku.

Jacek Wójcik, dyrektor handlowy działu dystrybucji, AutoID Polska Jacek Wójcik, dyrektor handlowy działu dystrybucji, AutoID Polska  

Z naszego doświadczenia wynika, że głównym czynnikiem wpływającym na podjęcie decyzji o wdrożeniu jest chęć usprawnienia procesów w pracy z dokumentami. Tymczasem równie istotnym elementem po wdrożeniu okazuje się zwiększenie bezpieczeństwa w pracy z dokumentami oraz łatwość w zarządzaniu oprogramowaniem w działach IT. Coraz większego znaczenia nabierają takie rozwiązania, które łączą wygodę codziennej pracy z mechanizmami wspierającymi ochronę informacji oraz standaryzację procesów. ABBYY FineReader PDF świetnie wpisuje się w obecne potrzeby firm, a dzięki elastycznym modelom licencjonowania jest jednym z najbardziej dostępnych rozwiązań na rynku.

  

Usprawniona praca z dokumentami i ograniczone ryzyko

Coraz więcej firm decyduje się ujednolicić proces pracy z dokumentami z wykorzystaniem pakietu ABBYY FineReader PDF jako podstawowego narzędzia do obsługi plików. Rozwiązanie to zapewnia nie tylko anonimizację danych, ale również edycję dokumentów, optyczne rozpoznawanie znaków ze skanów (OCR), porównywanie wersji, zabezpieczanie plików oraz przygotowanie dokumentacji do podpisu elektronicznego i archiwizacji. Dzięki temu pracownicy nie muszą przełączać się pomiędzy wieloma aplikacjami wykonującymi pojedyncze zadania. Uproszczenie procesu przekłada się jednocześnie na większą przewidywalność oraz łatwiejsze egzekwowanie jednolitych standardów pracy.

Największą wartością tego rozwiązania jest jednak jego skalowalność. W wersji pozwalającej na pracę z programem na zasadach zamienności ABBYY Fine-Reader PDF umożliwia centralne wdrożenie i wygodne zarządzanie oprogramowaniem w całej firmie. Dzięki integracji z narzędziami GPO (Group Policy Objects), administrator może sprawnie instalować aplikację oraz dodawać nowych użytkowników zgodnie z bieżącymi potrzebami. Taki model zwiększa stopień wykorzystania licencji, upraszcza administrowanie i ułatwia rozwój środowiska bez konieczności przypisywania licencji do konkretnych stanowisk.

Po wdrożeniu firmy mogą odnotować nie tylko ograniczenie ryzyka przypadkowego ujawnienia danych, ale również usprawnienie codziennej pracy z dokumentami. Skraca się czas przygotowania plików do udostępnienia, eliminowana jest konieczność drukowania dokumentów wyłącznie w celu ich anonimizacji, a wszystkie operacje wykonywane są lokalnie, bez przekazywania danych do zewnętrznych usług chmurowych. W efekcie poprawia się zarówno efektywność pracy, jak i zgodność z wewnętrznymi zasadami ochrony informacji. Pokazuje to, że rozwiązania do zarządzania dokumentami mogą pełnić podwójną rolę: zwiększać produktywność pracowników oraz wspierać realizację strategii cyberbezpieczeństwa przedsiębiorstwa.

>>> Zobacz filmy prezentujące działanie najczęściej potrzebnych funkcji ABBYY FineReader.

Dodatkowe informacje: Generalny Dystrybutor ABBYY FineReader, FineReader@FineReader.pl