Długa droga do cyfrowej przestrzeni pracy

Masowo wdrożona w zeszłym roku praca zdalna i hybrydowa sprawia, że coraz więcej firm ma świadomość, że bez cyfrowych narzędzi do pracy, komunikacji, spotkań, dostępu do zasobów z dowolnego miejsca, nie da się funkcjonować. A to generuje popyt na rozwiązania digital workspace. Wiele wskazuje na to, że duże zapotrzebowanie na cyfrową przestrzeń pracy utrzyma się jeszcze długo. Według danych Microsoftu aż 73 proc. pracowników życzy sobie utrzymania hybrydowego modelu pracy, choć jednocześnie 67 proc. chce spotykać się ze współpracownikami również w tradycyjny sposób. Czas spędzony na spotkaniach za pośrednictwem Teamsów wzrósł w minionym roku ponad dwukrotnie w skali globalnej. A z kolei na platformie Microsoft 365 odnotowano 66-proc. wzrost liczby osób pracujących nad dokumentami.

Głównym celem transformacji miejsca pracy jest podniesienie produktywności. Niemniej cyfrowe narzędzia pozwalają też na lepszą kontrolę aktywności pracowników. Stąd rozwiązaniami digital workspace interesują się szczególnie duże podmioty, w przypadku których procesy biznesowe są bardzo rozbudowane. Co ciekawe, dotyczy to również jednostek publicznych, które mają opinię (jak widać nie do końca słuszną) zapóźnionych w cyfryzacji (choć w ich przypadku projekty toczą się wolniej).

W sektorze MŚP, gdzie procesy nie są tak rozbudowane, część przedsiębiorców uważa inwestycje w cyfryzację za zbędny wydatek. Z drugiej strony małe firmy zwykle nie są objęte regulacjami ograniczającymi pewne zmiany czy decyzjami zagranicznych central. Tak czy inaczej, małe i średnie firmy na potrzeby cyfryzacji miejsc pracy często wdrażają systemy bezpieczeństwa i rozwiązania VDI.

– Małe firmy też chcą przechodzić na pracę cyfrową, ponieważ oznacza ona znaczną oszczędność przy jednoczesnym zachowaniu pełnej mobilności. Umożliwia to m.in. szybką rekrutację czasowych pracowników bez zwiększania powierzchni biurowej – mówi Piotr Kawecki, prezes IT Boom.

O ile świadomość konieczności przejścia na digital workspace stanowi największy katalizator wzrostu zapotrzebowania, to głównym hamulcem są koszty.

– W dobie niezakończonej pandemii wiele firm chce podjąć taką inwestycję, ale jest niepewna tego, co będzie za kilka tygodni czy też miesięcy i woli jeszcze wstrzymać się z decyzją – mówi Jakub Gowin, dyrektor sprzedaży w Westcon.

Giganci nie próżnują  O dobrych perspektywach rynku digital workspace w długim terminie świadczą działania dużych dostawców, którzy inwestują w rozwiązania zwiększające produktywność, odtwarzając cyfrowo fizyczne środowisko pracy. Temu właśnie służy na przykład poszerzenie funkcjonalności Teams’ów. Z kolei w marcu br. Google ogłosiło nową wersję swojego pakietu Workspace (wcześniej G-Suite). Już sama zmiana nazwy wskazuje, że gigant będzie dążył do zagospodarowania rynku cyfrowej przestrzeni pracy. Inna sprawa, że cyfrowe środowiska pracy największych graczy są w niewielkim stopniu ze sobą kompatybilne. Tym niemniej są to rozwiązania intuicyjne, nie wymagające od użytkowników wiedzy technicznej, jak również zaangażowania ze strony kadry kierowniczej – i takich właśnie rozwiązań oczekują użytkownicy.

VDI pierwszą potrzebą

Pierwszym etapem cyfryzacji miejsca pracy bardzo często jest wdrożenie VDI. Od tego wielu klientów zaczyna transformację, aby zapewnić swoim pracownikom nowoczesne środowisko pracy.

– Następnie w ramach przekształceń dodawane są integracje z różnymi systemami i aplikacjami, by umożliwić dostęp do zasobów bezpośrednio z przeglądarki web lub dedykowanego klienta – informuje Sebastian Kisiel, Senior Sales Engineer w Citrix Systems.

Firmy, dzięki wdrożeniu VDI, mogą za jednym zamachem załatwić kilka potrzeb: „spłacić” dług technologiczny (sporo firm od dawna nie aktualizowało sprzętu i software’u, niemało z nich nadal używa Windows 7), jak również przeprowadzić migrację do nowych, bezpieczniejszych środowisk oraz możliwość komfortowej pracy zdalnej. Dotychczasowe podejście, polegające na wykorzystaniu koncentratorów VPN, nie zawsze pozwalało na bezpieczną i wygodną pracę zdalną, a to jest kluczowy element migracji. Wśród innych potrzeb w zakresie cyfrowego miejsca pracy powinno się wymienić komunikację oraz pracę grupową z innymi pracownikami firmy, jak też komunikację z zewnętrznymi podmiotami oraz wideokonferencje i bezpieczeństwo.

Punktem wyjścia do rozwoju digital workspace są także platformy i narzędzia do obsługi wideokonferencji, aczkolwiek firmy na ich bazie szukają wszechstronnych rozwiązań, nie tylko do komunikacji wideo, ale też ułatwiających współdziałanie zarówno między współpracownikami, jak i klientami. Do funkcjonowania rozproszonych zespołów niezbędne stają się platformy i narzędzia umożliwiające cyfrowy obieg dokumentów i udostępnianie plików, jak usługi zarządzania drukiem oparte na chmurze.

Co istotne, o ile na początku pandemii firmom często wystarczały jakiekolwiek narzędzia do zdalnej współpracy, teraz ich wybory są bardziej świadome.

– Obecnie firmy oczekują, że ich spotkania będą spersonalizowane. Inne bowiem potrzeby będzie miał organizator wirtualnego koncertu, inne webinaru, a jeszcze inne gospodarz zebrania rady nadzorczej. Najważniejsze potrzeby wiążą się także z bezpieczeństwem, zarówno tym cyfrowym, jak i sanitarnym – mówi Anna Szymanek-Załęska, Product Sales Specialist w Cisco.

Firmy nie wiedzą, co je czeka

Konieczność pracy w trybie home office zwiększyła liczbę zapytań dotyczących digital workspace, przy czym okazało się, że sporo przedsiębiorstw nie zdawało sobie sprawy, jak głęboką przemianę musi przejść ich firma na tej drodze.

– Transformacja do cyfrowego miejsca pracy wymaga przekształcenia całej firmy, przygotowania i wdrożenia strategii chmurowej, szkoleń. Nie jest to proces, który można przejść szybko – podkreśla Sebastian Kisiel.

Zwłaszcza że niektóre branże podlegają regulacjom, które ograniczają możliwości przejścia na pełną cyfryzację. Przykładem jest zakaz przetwarzania danych w chmurze.

– Najsprawniejsza zmiana zachodzi w spółkach, których biznes opiera się na wymianie informacji, a znacznie bardziej skomplikowana i wielostopniowa w zakładach i fabrykach, gdzie fizyczna obecność pracownika jest wymagana w procesie produkcyjnym – twierdzi Barbara Michalska, Modern Workplace Business Group Director w Microsofcie.

Zdaniem specjalisty

PC pierwszym celem przekształceń

Przedsiębiorcy nie zawsze rozumieją, że kwestia przekształceń związanych z cyfrowym miejscem pracy dotyczy nie tylko działu IT, ale wymaga także współpracy ze strony innych jednostek przedsiębiorstwa. To komplikuje cały proces i dlatego firmy nierzadko odsuwają w czasie pełną transformację, zmieniając organizację etapami. Dość często pierwszym jest wdrożenie infrastruktury VDI, gdyż komputer wciąż stanowi podstawę cyfrowego miejsca pracy.

– Jednym z kluczowych obszarów, który przechodzi obecnie rewolucję cyfrową u naszych klientów jest HR. Procesy związane z automatyzacją wniosków urlopowych czy rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników do ich obowiązków można z powodzeniem przenieść do świata online – dodaje Piotr Kawecki.

We wszystkich takich czy innych wdrożeniach digital workspace kluczową rolę „zaufanych doradców” pełnią integratorzy. W idealnym scenariuszu proponują klientom rozwiązania szyte na miarę konkretnych potrzeb, co wymaga dysponowania portfolio produktowym kilku różnych marek. Ważnym zadaniem integratorów jest towarzyszenie użytkownikom w całym procesie zakupowym, jak również utrzymanie dobrych relacji już po wdrożeniu.

– Obszar, w jakim ta współpraca jest obecnie najważniejsza, stanowi bezpieczeństwo. Zapewnienie ochrony najważniejszych zasobów w firmie przekłada się na zaufanie do dostawców i technologii – twierdzi Barbara Michalska.

Kolejnym istotnym elementem jest konieczność integracji posiadanego przez firmę sprzętu z nowymi rozwiązaniami.

– Kiedy tylko pojawia się możliwość wdrożenia procesu działającego automatycznie, klienci biznesowi bardzo chętnie korzystają z takiej usługi – mówi Paweł Wośko, Pre Sales & Technical Service Manager w Brotherze.

Uczyć się i oduczać

Digital workspace wymaga konsolidacji z rozmaitymi środowiskami pracy i narzędziami użytkowników (sieciowymi, komunikacyjnymi, aplikacjami). Stąd przewagę konkurencyjną w tym segmencie rynku mają integratorzy o szerokich kompetencjach, obejmujących rozmaite środowiska cyfrowe, jak i wiedzę o potrzebach poszczególnych branż gospodarki.

Co ciekawe, część ekspertów jest zdania, że choć obecnie dominuje sprzedaż gotowych systemów digtial workspace, to w niedalekiej przyszłości nastąpi faza indywidualizacji i ścisłego dopasowania poszczególnych rozwiązań do konkretnych potrzeb użytkowników. Ma pojawić się trend kreowania rozwiązań do realizacji specjalistycznych zadań w działach sprzedaży, finansów i w usługach. Już teraz nie brakuje systemów, które oferują szereg szytych na miarę możliwości poprzez rozbudowane API czy chmurowe narzędzia AI (np. transkrypcja, sterowanie głosem, automatyzacja w oparciu o AI czy też analiza danych).

– Digital workspace wymaga wiedzy interdyscyplinarnej w wielu obszarach, począwszy od technologii sieciowych i komunikacyjnych, poprzez bezpieczeństwo aż do warstwy aplikacyjnej i wykorzystywania API. Dla wielu dostawców takich usług, o ile chcą wykazać wartość dodaną, to wyzwanie, a równocześnie szansa na rozwój kompetencji, przebudowę swojego biznesu, wyróżnienie się spośród konkurencji i w efekcie sukces – podsumowuje Łukasz Kulig.

Zdaniem integratora