Digitalizacja ma przed sobą długi marsz

Fokus na bezpieczeństwo

Użytkownicy częściej niż wcześniej zwracają uwagę na bezpieczeństwo. Istotna staje się możliwość współdzielenia materiałów czy udostępnianie plików współpracownikom przy zachowaniu odpowiedniego poziomu ochrony.

– Przydatna może okazać się funkcja autoryzacji dostępu i obsługa protokołu bezpiecznej transmisji sieciowej – podkreśla Piotr Baca.

Na bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów jako zaletę digitalizacji wskazało 68 proc. respondentów w raporcie Paperless 2021. Z kolei powodem inwestycji w digitalizację dokumentów w obszarze księgowości i HR są także wymagania prawne, w tym przechodzenie na e-faktury. Spore możliwości digitalizacji dokumentów pojawiły się w sektorze publicznym i systemie opieki zdrowotnej (w związku z wdrażaną od kilku lat obowiązkową cyfryzacją dokumentacji medycznej, co dotyczy także niepublicznych placówek ochrony zdrowia). Firmy z branży powinny zainteresować się też sektorem edukacji w związku ze zdalną nauką.

– Szkoły częściej niż kiedykolwiek udostępniają treści online, co wymaga od nauczycieli przygotowania tych materiałów, często przy pomocy skanerów – zauważa AgnieszkaWnuczak.

Elektroniczny obieg dokumentów ma też coraz większe znaczenie w bibliotekach, muzeach, archiwach czy instytutach pamięci, w tym należących do IPN-u. Więcej niż w poprzednich latach skanuje się w branży transportowej – głównie z pomocą urządzeń przenośnych. W zasadzie można zaryzykować stwierdzenie, że zapotrzebowanie na cyfryzację widać praktycznie wszędzie.

– Trudno wyszczególnić jakiś specyficzny rynek wertykalny, ponieważ wzrost zapotrzebowania w minionych latach był dość powszechny. Postępująca adaptacja cyfrowego obiegu dokumentów sprawia, że w perspektywie najbliższych lat kategoria skanerów wciąż będzie znajdować się w trendzie wzrostowym – uważa Mateusz Wasilewski, Category Manager w polskim oddziale HP.

Obawy przed digitalizacją

Digitalizację dokumentacji, zwłaszcza archiwizację, spowalnia przywiązanie sporej części przedsiębiorców do papieru i przekonanie, że dokumenty cyfrowe są narażone na większe niebezpieczeństwo niż papierowe. Stąd często dokumentację nadal wytwarza się i przechowuje zarówno cyfrowo, jak i na papierze – 47 proc. pytanych w badaniu Digital Poland uważa, że cyfrowe dokumenty i tak trzeba drukować i zachować w analogowej wersji. Ponadto sporo respondentów (40 proc.) jest zdania, że e-dokumenty łatwiej jest stracić lub zniszczyć niż papierowe. Tyle samo twierdzi, że łatwiej jest pracować ze zwykłymi dokumentami niż z elektronicznymi (nie potrzeba umiejętności obsługi oprogramowania). Do tego aż 43 proc. jest zdania, że cyfrowe pliki nie spełniają wymogów w korespondencji z urzędami (bo nie mają pieczątki).

To tylko niektóre z istotnych obaw, które nadal stanowią barierę w procesie digitalizacji. Wciąż konieczna jest zatem edukacja przedsiębiorców tak, aby rozpędzony rynek nie zderzył się w pewnym momencie z barierą obaw użytkowników.

Zdaniem specjalisty

Daniel Murawski, Product Manager, Stovaris  

Dużą część rynku skanerów dokumentów w regionie EMEA stanowi sektor MŚP, w którym producenci upatrują najwyższego poziomu wzrostu, napędzanego ciągłym rozwojem i postępującą cyfryzacją przedsiębiorstw. Nie bez znaczenia jest również sektor rządowy, jak i duże przedsiębiorstwa produkcyjne i handlowe. Nadal urzędy państwowe w dużej mierze opierają się na papierze, jednak coraz częściej wdrażają cyfrową archiwizację. W 2020 r. pandemia wymusiła pracę zdalną u wielu osób, co wpłynęło na zmniejszony popyt na sprzęt biurowy, w tym skanery dokumentów. Teraz, gdy firmy zaczęły się ponownie otwierać, zapotrzebowanie wraca do stanu sprzed pandemii. Spodziewamy się, że globalny rynek skanerów będzie rósł do 2026 r.

  

Barbara Boryczka, Product Marketing Manager, Ricoh  

Obserwujemy duży wzrost zainteresowania cyfryzacją w działach finansowo-księgowych i HR, które coraz częściej decydują się na wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur czy elektronicznej teczki pracownika. Na cyfryzację tych działów wpływają również planowane lub już obowiązujące przepisy, które będą eliminowały wiele procesów, które dotychczas musiały być realizowane z wykorzystaniem papierowych dokumentów. Patrząc na ten trend należy przypuszczać, że wiele z tych firm będzie potrzebowało również wsparcia we wstecznej archiwizacji swojej dokumentacji.

  

Piotr Baca, Country Manager, Brother  

Obserwujemy wzrost zainteresowania skanerami szczelinowymi, które pozwalają na sprawną digitalizację dużej ilości dokumentów. Skanery płaskie, które wyróżniają się mobilnością, mają pojedynczy podajnik kartek, co niestety może być uciążliwe przy cyfryzacji większej ilości materiałów. Coraz większą popularnością cieszy się oprogramowanie pozwalające na automatyzację procesów obsługi dokumentacji. Firmy kładą obecnie nacisk na wdrożenie obiegu zasobów online, który będzie możliwie sprawny i intuicyjny, a przy tym bezpieczny. Powszechne staje się wdrażanie rozwiązań sieciowych na rzecz rezygnacji z tych lokalnych, podłączonych do złącza USB. Wynika to z konieczności zdalnego monitorowania wykorzystania oraz możliwości reagowania w przypadku awarii.

  

Michał Mikulski, Product Manager – Information Management, Canon  

Wszędzie tam, gdzie użytkownicy mają do czynienia z papierowymi dokumentami, rozwija się cyfrowa archiwizacja dokumentów. Od skanowania produkcyjnego aż po użytkowników indywidualnych, którzy coraz częściej archiwizują chociażby swoje paragony. Duży potencjał do rozwoju digitalizacji widzimy w sektorze ochrony zdrowia. Ogromna ilość dokumentacji archiwalnej (wyniki badań, zdjęcia RTG) może trafiać bezpośrednio do cyfrowej kartoteki pacjenta. Nie wszystkie placówki wdrożyły odpowiednie technologie, a może to być dla nich ogromna zmiana.