Pandemia koronawirusa wpłynęła na zmianę modelu pracy na zdalny, ale w dużej mierze również na sposób korzystania z firmowych zasobów informacji i komunikacji między pracownikami. Brak możliwości bezpośrednich spotkań oraz drukowania w biurze spowodował konieczność przeniesienia jak największej liczby dokumentów do środowiska cyfrowego.

Upowszechnienie telekonferencji spowodowało też konieczność dostosowania procesów dostępu do dokumentów i danych do potrzeb użytkowników takich spotkań, bez względu na miejsce ich przebywania. W tym obszarze dał o sobie znać problem, który jest często bolączką użytkowników firmowych systemów obiegu dokumentów: brak odpowiedniej kategoryzacji i klasyfikacji cyfrowych treści. Co z tego, że istnieje możliwość umieszczania kolejnych wersji dokumentów na dyskach sieciowych, skoro nie zawsze wiadomo, który plik czego ostatecznie dotyczy. Mnogość funkcjonujących w obiegu, nieprecyzyjnie opisanych wersji dokumentów, potęguje chaos, zamiast usprawniać i przyspieszać pracę.

Problem nie jest wcale taki trywialny czy mało znaczący, jakby się mogło na pierwszy rzut oka wydawać. Niejednemu pracownikowi w trybie home office mnóstwo czasu zajmuje ustalenie, w którym katalogu znajduje się aktualnie obowiązująca, ostatnio zmodyfikowana wersja dokumentu potrzebnego do dalszego działania. Niejasne, nieustalone zasady katalogowania dokumentów nie tylko powodują niepotrzebną stratę czasu na poszukiwanie odpowiednich informacji. Co bardziej istotne, grożą popełnieniem poważnego błędu, jeśli decyzje zostaną podjęte na podstawie niewłaściwej wersji firmowej dokumentacji.

Pozytywne w tym wszystkim może być to, że pandemia zmobilizowała wiele firm do zaimplementowania systemów zarządzania informacją czy też poprawienia już funkcjonujących. Wzrosło zainteresowanie rozwiązaniami usprawniającymi elektroniczny obieg dokumentów. Firmy zaczęły sprawdzać, co jeszcze w tej materii można by ulepszyć, rozwinąć, dopracować. Przedstawiciele branży IT prognozują, że zapotrzebowanie na systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi już nie osłabnie. Wręcz przeciwnie, w miarę postępującej cyfryzacji środowiska pracy będzie stale rosnąć. Już na początku tego roku 76 proc. przedsiębiorstw biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez firmę Quocirca uznało, że digitalizacja dokumentów stanie się dla nich ważna w perspektywie najbliższych pięciu lat. W obecnych warunkach proces ten może ulec znacznemu przyspieszeniu.

Home office potrzebuje druku

Szeroka, przyspieszona cyfryzacja wielu obszarów działalności firm w następstwie COVID-19 nie spowodowała jednak i nie spowoduje całkowitej rezygnacji z wykorzystania drukarek, skanerów czy urządzeń wielofunkcyjnych. Widać to chociażby na przykładzie faktur. Jeśli klient nie korzysta z elektronicznego biura obsługi, to trzeba mu wysłać wydrukowaną fakturę. Jeśli zaś przychodzi wydrukowana faktura od klienta, to trzeba ją wprowadzić do cyfrowych zasobów firmy i udostępnić w elektronicznym obiegu w odpowiednich programach komputerowych, na przykład finansowo-księgowych. Coraz częściej w formie skanów wysyłane są też inne dokumenty, na przykład umowy czy raporty, które też trzeba potem zdigitalizować.

O biurze całkowicie bez papieru w najbliższej przyszłości wciąż nie może być mowy. Warto jednak podkreślić, że urządzenia drukujące czy skanujące, jeszcze bardziej niż do tej pory, powinny stanowić integralny element całego, spójnego systemu obiegu informacji w firmie. Dane zawarte w dokumentach są kluczowe dla prowadzenia działalności biznesowej. Szczególnie w warunkach kryzysowych, dostęp do nich musi być zapewniony z każdego miejsca, w każdych warunkach i na różne sposoby. Z tego punktu widzenia druk, jako składnik systemu obiegu informacji, stał się wręcz dużo ważniejszym elementem infrastruktury współczesnych przedsiębiorstw, niż kiedykolwiek przedtem. Świadczyć o tym może chociażby zwiększony popyt na małe, domowe drukarki do pracy w trybie home office.

Do tego doszła konieczność posiadania stosownej infrastruktury, która zapewniałaby możliwość korzystania z wybranych rozwiązań i urządzeń. Chodzi o odpowiednio szybkie i właściwie zabezpieczone łącza internetowe, a także zasoby do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej oraz obsługi systemów obiegu dokumentów. Stąd również mocno widoczny na początku pandemii wzrost zainteresowania usługami chmurowymi. Konieczność zapewnienia optymalnych warunków do pracy zdalnej spowodowała, że rozwiązania chmurowe stały się powszednim elementem środowisk informatycznych firm.

Według IDC do 2021 r. jedna trzecia przedsiębiorstw zatrudniających poniżej 500 pracowników wprowadzi systemy zarządzania drukiem i dokumentami obsługiwane przez oprogramowanie bazujące na chmurze. Żeby zapewnić pożądaną dostępność informacji i dokumentów w mocno rozproszonym środowisku pracy, siłą rzeczy trzeba będzie myśleć o wykorzystaniu w coraz większym zakresie rozwiązań chmurowych.

BEZ KONTAKTU…  

 

Reżim higieniczny w okresie pandemii powoduje wzrost zainteresowania sposobami obsługi drukarek i skanerów bez konieczności dotykania ich panelu. Firmy oferują rozwiązania, które umożliwiają na przykład zeskanowanie swojego identyfikatora dla uwierzytelnienia uruchamianego automatycznie zamówienia na wydruk. Z drugiej strony, ograniczenie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich zmusza firmy informatyczne do stosowania na większą skalę niż dotychczas zdalnych sposobów obsługi i serwisowania urządzeń drukujących oraz systemów obiegu dokumentów. Tu z kolei producenci oferują partnerom narzędzia do zdalnego zarządzania flotą drukarek, monitorowania ich stanu czy przeprowadzania na odległość zaawansowanej diagnostyki. Z ograniczonym dostępem fizycznym przeprowadzane są też wdrożenia nowych rozwiązań. Skutkuje to czasami potrzebą większego zaangażowania firmowego działu IT na miejscu, ale przynosi korzyści w postaci większej efektywności pracy czy zmniejszonych kosztów projektu. Zapewnia też wyższy poziom bezpieczeństwa pracownikom po jednej i drugiej stronie.

  

Dobra orientacja w zasobach

Środowiska druku dokumentów, skanowania i obiegu w wersji elektronicznej będą się coraz bardziej przenikać. Od integratorów będzie to w coraz większym zakresie wymagać łączenia umiejętności obsługi i zarządzania tymi wszystkimi obszarami. W sytuacji, gdy każda drukarka, skaner czy urządzenie wielofunkcyjne może być punktem wprowadzania dokumentu do obiegu elektronicznego, nie będzie wystarczała prosta obsługa w postaci utrzymania sprawności działania, dostarczania materiałów eksploatacyjnych czy serwisu. Klienci będą w coraz większym stopniu oczekiwać również wsparcia przy tworzeniu i optymalizacji systemów zarządzania dokumentami czy nawet szerzej – zarządzania informacją. Wartością dodatkową może być chociażby oferowanie systemów przejrzystej klasyfikacji czy sprawnego wyszukiwania informacji w przetwarzanych dokumentach.

Przedsiębiorcy, którzy chcą dalej funkcjonować na rynku druku i zarządzania dokumentami, będą musieli coraz częściej mierzyć się z tego typu wyzwaniami. Powinni w zwiększonym zakresie uwzględniać potrzeby klientów wynikające z przyspieszonej pod wpływem skutków COVID-19 cyfryzacji, zarówno wobec poszczególnych procesów jak i całego środowiska firmowego. Już dzisiaj mogą zacząć oferować systemy do klasyfikacji dokumentów i wyszukiwania w nich potrzebnych informacji. To podstawa każdego, sprawnie funkcjonującego i rzeczywiście użytecznego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Możliwość szybkiego, skutecznego dotarcia do potrzebnych w określonym momencie danych pozwala wyraźnie i bezpośrednio odczuć faktyczne korzyści z posiadania cyfrowego archiwum firmowej dokumentacji.

Warto też zadbać o to, aby systemy drukowania i zarządzania obiegiem dokumentów były ściśle powiązane z firmowymi procesami biznesowymi. Oferta ze strony integratora czy resellera może obejmować także propozycję usprawnienia lub optymalizacji tych procesów, łącznie z ich automatyzacją, w razie takiej potrzeby.

Zdaniem specjalisty

Robert Reszkowski, Business Sales Manager, Epson  

W obecnej sytuacji duże firmy częściej decydują się na pracę zdalną, rozproszoną, podczas gdy mniejsze stawiają raczej na działania hybrydowe oraz stopniowy powrót do tradycyjnego systemu pracy. W obu przypadkach kluczowy jest dostęp do narzędzi zapewniających ciągłość przetwarzania dokumentów tak, by użytkownik mógł wykonywać służbowe obowiązki w pełni efektywnie niezależnie od miejsca pracy. Urządzenia wielofunkcyjne dla biznesu doskonale spełniają rolę nie tylko niezawodnego zaplecza druku, ale także centrum archiwizacji i dystrybucji dokumentów dzięki szerokiemu wachlarzowi wbudowanych funkcji oraz dodatkowemu oprogramowaniu do obiegu dokumentów. Obecnie widoczny jest większy popyt przede wszystkim na mniejsze i średnie urządzenia. Niestandardowy tryb pracy jest często dla wielu firm każdej wielkości szansą na unowocześnienie systemów druku oraz obiegu i zarządzania dokumentacją bez zakłóceń i dezorganizacji pracy.

  

Zmiana modelu pracy na zdalną wymogła na firmach potrzebę przemyślenia i zoptymalizowania lub zorganizowania na nowo procesów biznesowych. Dzięki temu udało się niejednokrotnie poprawić efektywność wielu działań biznesowych czy organizacyjnych. System obiegu dokumentów również powinien być pomyślany tak, by maksymalnie wspierać i usprawniać realizację procesów biznesowych. Poprawa funkcjonowania nawet jednego, dobrze wybranego i odpowiednio zorganizowanego procesu może przełożyć się na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa czy jego znacznej części. Umiejętność połączenia wdrożenia obiegu dokumentów z usprawnieniem procesów biznesowych daje integratorowi dodatkowe argumenty w negocjacjach z potencjalnym klientem.

Zdaniem integratora 

Adam Majewski, członek zarządu, Koma Nord  

Obserwujemy wyraźny wzrost zainteresowania rozwiązaniami usprawniającymi wymianę informacji przy pracy zdalnej czy hybrydowej. Zmniejszyła się liczba dokumentów przetwarzanych w sposób tradycyjny na rzecz obiegu elektronicznego. Przepływ informacji i prowadzenie biznesu nie mogą zostać w żaden sposób ograniczone, a klienci doceniają zwłaszcza rozwiązania do obsługi faktur, gdzie oprócz przejścia na elektroniczny obieg zapewniamy funkcję OCR i automatyczne wprowadzanie danych do systemu księgowego. To znacząco zmniejsza ilość pracy i czas poświęcany na obsługę pojedynczego dokumentu. W odpowiedzi na potrzeby klientów pojawiły się nowe funkcje, jak wnioskowanie o pracę zdalną czy raportowanie wykonanych obowiązków z domu i rozliczanie ich. Stosowane są też narzędzia do rezerwacji miejsc parkingowych czy biurek w firmie. Ważną kwestią, o którą pytają klienci, jest bezpieczeństwo wymiany informacji. Sieci domowe często nie są zabezpieczone na poziomie wymaganym przez firmy. Warto więc zadbać o wydajny VPN oraz odpowiednią politykę regulującą dostęp do zasobów firmowych.

  

Bezpiecznie w każdym miejscu

Ważnym zadaniem staje się również zapewnienie bezpieczeństwa cyfrowym dokumentom, danym oraz informacjom, które są przetwarzane w rozproszonych środowiskach, jak również ochrona wykorzystywanej do tego celu infrastruktury i urządzeń. Cyberbezpieczeństwo systemów pracy zdalnej uchodzi za jedno z najważniejszych wyzwań w procesie przyspieszającej coraz bardziej cyfryzacji. Resellerzy i integratorzy działający w obszarze zarządzania dokumentami muszą więc te kwestie brać pod uwagę przy tworzeniu swoich planów biznesowych na przyszłość.

Dla integratorów może to być okazja do świadczenia dodatkowych usług klientom biznesowym. Mogą one polegać na przykład na ochronie dokumentów i zawartych w nich danych, jak również na  zabezpieczaniu potrzebnych do ich przetwarzania środowisk, narzędzi czy infrastruktury. Zawierając istotne z biznesowego punktu widzenia czy też chronione z mocy prawa informacje, system obiegu dokumentów staje się także integralnym składnikiem systemu bezpieczeństwa w firmie.

Warto jeszcze dodać, że zarówno ze względów bezpieczeństwa, jak i wymogów formalnych, istotnym elementem systemów obiegu dokumentów staje się podpis elektroniczny. W firmach wyraźnie zauważalny jest wzrost zainteresowania jego wdrożeniem, co przełoży się na postępującą jeszcze szybciej niż dotychczas cyfryzację. Z korzyścią dla użytkowników, ale również dla dostawców technologii.

W CHMURZE RATUNEK  

 

Z badania przeprowadzonego na przełomie marca i kwietnia br. przez IDC na zlecenie Lexmarka wynika, że jedną z istotnych barier cyfrowej transformacji jest przestarzałe podejście do drukowania. Optymalnym rozwiązaniem miałoby być przeniesienie infrastruktury druku do chmury. Co ciekawe, aż trzy na pięć badanych przedsiębiorstw zdaje sobie z tego sprawę, ale mniej niż połowa inwestuje w rozwiązania chmurowe i Internet rzeczy. Niemniej, coraz więcej firm wprowadza cyfrowe rozwiązania do zarządzania dokumentacją, w efekcie czego liczba drukowanych dokumentów maleje. Wciąż jednak, jak wynika z badania, ponad połowa prac i procesów biznesowych wymaga wydruków na papierze. Z tego powodu w dającej się przewidzieć przyszłości wdrażanie nowoczesnych systemów drukowania będzie nadal dla branży IT jednym z kluczowych zadań. W opinii IDC firmy powinny zacząć podchodzić do drukowania w sposób strategiczny, umieszczając to w szerszym kontekście migracji do chmury i nowego obiegu dokumentów. Liderzy z branży IT preferują drukowanie w modelu „as a service” (opłata za zamówione zadanie) bardziej niż inwestowanie w sprzęt (odpowiednio 70 oraz 22 proc. ankietowanych). Przy czym 94 proc. z nich zgadza się, że Internet rzeczy może usprawnić zarządzanie sprzętem do drukowania.