Tradycyjne metody zarządzania dokumentami już dawno stały się nieefektywne, co prowadzi do coraz bardziej powszechnego wdrażania cyfrowego obiegu dokumentów. Dla tych, którzy decydują się na digitalizację, jej zalety są większe niż bariery i problemy do pokonania. Dlatego transformacja cyfrowa systematycznie wciąż postępuje, choć proces ten przebiega wolniej niż w okresie lockdownów. Towarzyszą temu nowe trendy oraz innowacje w skanowaniu dokumentów i ich cyfryzacji. Do najważniejszych należy wykorzystanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.

Co ważne, organizacje, które już przeszły transformację, są w stanie łatwo wymienić korzyści wynikające z wdrożenia digitalizacji dokumentów i ich elektronicznego obiegu. Na pierwszym miejscu są oczywiście pieniądze, a więc optymalizacja kosztów i w efekcie przyspieszony rozwój firmy.

– Wiąże się z tym zmniejszenie czasu dostępu do informacji. W przypadku informacji przechowywanej w elektronicznej formie jest on kilkudziesięciokrotnie mniejszy w porównaniu do informacji dostępnej wyłącznie na papierze. Kolejną korzyścią jest możliwość wykorzystania pozyskanych w ten sposób dużych zbiorów danych do zaawansowanej analityki i dla sztucznej inteligencji – przekonuje Jarosław Dutka, Partner Manager Eastern Europe w PFU.

Do głosu dochodzi także dbałość o aspekty środowiskowe, na które coraz więcej osób zwraca uwagę. Z tego i wielu innych powodów można więc powiedzieć, że digitalizacja jest obecnie trendy.

– Są też dodatkowe korzyści płynące z cyfrowej transformacji, w tym zwiększenie produktywności w miejscu pracy, uproszczenie procesów czy szybsze podejmowanie decyzji. Znaczenie ma także zwiększenie satysfakcji klienta z procesu obsługi oraz łatwiejsze współdzielenie informacji. Ogranicza się stratę czasu przez zautomatyzowanie powtarzalnych i czasochłonnych czynności. W efekcie tego wszystkiego rośnie morale kadry pracowniczej – uważa Jarosław Dutka.

Teoretycznie kolejną zaletą jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa przechowywania danych, pod warunkiem, że się o to rzeczywiście zadba. W procesie cyfryzacji kwestie ochrony zmieniają bowiem swój charakter – przechodząc z obszaru bezpieczeństwa fizycznego (papier) do obszaru cyberbezpieczeństwa (cyfrowe pliki).

– Dodatkowo, należy pamiętać o zwiększeniu bezpieczeństwa przechowywania dokumentów poprzez duplikację w postaci cyfrowej. Dzięki cyfryzacji firmy mogą redukować koszty związane z zarządzaniem dokumentacją papierową, jej magazynowaniem oraz ręcznym przetwarzaniem danych – twierdzi Agnieszka Wnuczak, Reseller Account Manager w polskim oddziale Epsona.

Pokoleniowe bariery i brak wiedzy

Na decyzje o wstrzymywaniu postępów w transformacji cyfrowej może wpływać wiele powodów. Wśród najczęstszych można wymienić różnice pokoleniowe. Pracownicy, którzy przez długie lata pracowali z dokumentacją papierową, mogą nie chcieć zmieniać status quo.

– Barierą są przede wszystkim przyzwyczajenia pracowników do tradycyjnych, papierowych procesów oraz opór przed zmianami. Brak świadomości co do korzyści płynących z digitalizacji może prowadzić do szukania oszczędności w niewłaściwych obszarach, na przykład poprzez ograniczenie inwestycji w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, co znacząco ogranicza możliwości pełnej digitalizacji i automatyzacji obiegu dokumentów – uważa Agnieszka Wnuczak.

Poważną przeszkodą może się także okazać koszt wstępnej inwestycji. Proces digitalizacji często wymaga znacznych nakładów na sprzęt, oprogramowanie i specjalistyczną wiedzę. Organizacje mogą się także obawiać zakłóceń w procesach, które są poddawane transformacji. Choć są one najczęściej krótkoterminowe, bywa że zniechęcają do wdrożeń.

– Problemem jest nierzadko brak wiedzy eksperckiej w firmie, co powoduje niechęć do zmian ze względu na ograniczone rozumienie możliwości, jakie niesie ze sobą digitalizacja. Dlatego często niezbędne jest posiadanie odpowiedniego doradztwa IT, aby przekształcać procesy w najbardziej wydajny, bezpieczny i szybki sposób – uważa Jarosław Dutka.

Brak wiedzy może nawet prowadzić do tego, że nie korzysta się z tego, co i tak już zostało kupione.

– Część użytkowników, nawet posiadając jakościowy sprzęt, nie wykorzystuje w pełni możliwości oprogramowania, które umożliwia korzystanie z zaawansowanych funkcji, takich jak bezpieczeństwo dokumentów, automatyczna dystrybucja plików czy OCR. Aby uniknąć tych przeszkód, kluczowe jest przemyślane podejście do wyboru technologii, które wspierają całościową transformację cyfrową w danej firmie – mówi Agnieszka Wnuczak.

Postępy w cyfryzacji mogą także blokować funkcjonujące w firmach i instytucjach procesy zatwierdzenia/walidacji dokumentów. W wielu organizacjach podpisy są wymagane codziennie, a ich elektroniczna forma nie upowszechniła się jeszcze na tyle, by wyeliminować papier. Poza tym wciąż są sektory, w których wymaga się dokumentacji papierowej.

Zdaniem integratora 

Sławomir Zieliński, CEO, Fast IT Sławomir Zieliński, CEO, Fast IT  

Obserwujemy zainteresowanie digitalizacją dokumentów, ale nie można powiedzieć, że to priorytet dla klientów. Oczywiście, wiele zależy od danej branży. Są takie, które – chociażby z powodu regulacji – muszą digitalizować dokumenty i procesy. Należy do nich sektor finansowy, w przypadku którego rozmawiamy akurat o takich projektach z kilkoma bankami spółdzielczymi. Wciąż czekamy natomiast na większe zainteresowanie ze strony sektora publicznego. Swoim klientom, gdy chodzi o sprzęt, proponujemy urządzenia wielofunkcyjne (MFP), wyposażone w skanery jednoprzebiegowe albo specjalizowane skanery, gdy dokumentów do cyfryzacji jest dużo. Jeśli chodzi o oprogramowanie, które oferujemy, to wybór jest spory – od prostszych narzędzi, które zwiększają efektywność skanowania i udostępniają OCR, po takie, które zapewniają tworzenie repozytoriów dokumentów z metadanymi oraz cyfrowych procesów obiegu dokumentów, umożliwiając także zarządzanie nimi.