Obecnie poczta elektroniczna jest tak samo ważna dla zarządów i dla pracowników wszystkich działów przedsiębiorstwa – od handlowego przez helpdesk po księgowość i dział kadr. Dlatego też od 2000 r. obserwuje się rozwój rozwiązań do zarządzania wiadomościami i kontroli coraz większej ich ilości. W tym samym okresie pojawiają się kolejne przepisy prawne dotyczące prywatności komunikacji elektronicznej.

 

Miliardy wiadomości w poczcie

Według ostatnich badań przeprowadzonych przez firmę The Radicati Group 25 proc. skrzynek pocztowych na świecie to konta biznesowe. Generowanych jest w nich 114 mld wiadomości każdego dnia – ponad dwa razy więcej niż wiadomości prywatnych. Liczba e-maili rośnie z roku na rok i z końcem 2016 ma sięgnąć 144 mld wiadomości dziennie. Wówczas aż trzykrotnie przewyższy liczbę wiadomości prywatnych.

Wsparcie dla działów IT związane z administrowaniem tak dużą ilością e-maili oferuje firma Cryoserver, która zatrudnia grupę specjalistów od archiwizacji i zarządzania pocztą. Przygotowała ona rozwiązanie, które wspiera te procesy w sposób efektywny i wydajny, przyczyniając się do lepszego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa i przynosząc korzyści każdemu pracownikowi.

Istnieją trzy podstawowe wymogi stawiane nowoczesnym systemom archiwizacji poczty, na których skupiają się rozwiązania Cryoserver:

1. zarządzanie coraz większą liczbą wiadomości,

2. wyszukiwanie wiadomości w krótkim czasie,

3. zagwarantowanie oryginalności i nienaruszalności wiadomości

 

Jeden rozmiar nie dla wszystkich

Przekraczanie pojemności skrzynki pocztowej to obecnie najczęstszy problem, z którym borykają się pracownicy firm. Chodzi nie tylko o rosnącą liczbę wiadomości, ale także o coraz większy ich rozmiar. Jeszcze 10 lat temu korespondencję e-mailową stanowiły głównie wiadomości tekstowe. Obecnie bardzo często dołączane są do nich obszerne raporty, zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, a także pliki audio i wideo. To wszystko powoduje, że średnie i duże przedsiębiorstwa zaczynają cierpieć na brak przestrzeni dyskowej na przechowywanie wszystkich wiadomości.

Co najczęściej robią użytkownicy po przeczytaniu wiadomości pocztowych? Oczyszczają skrzynkę główną, a część e-maili odkładają do przygotowanych folderów? Czy raczej są zapobiegliwymi zbieraczami, którzy nigdy nic nie kasują, bo może kiedyś coś się przyda? A może kasują wszystko, co znajduje się dłużej niż dwa dni w ich skrzynce? W praktyce, większość zbiera część wiadomości, inne kasuje, bo na pewno nigdy się nie przydadzą, i… tego później żałują. Dlatego prawie każdy administrator poczty tracił kiedyś czas na odzyskiwanie skasowanych wiadomości.

 

Administrator kontra użytkownicy

Jednym ze sposobów na uzyskanie dodatkowego miejsca na wiadomości jest stworzenie kolejnego pliku PST w Outlooku. Dla części działów IT to standardowy krok w zarządzaniu serwerem pocztowym. W rzeczywistości jednak spora część użytkowników tworzy lokalne pliki PST i przechowuje je na swoich komputerach. Rozwiązuje to problem przestrzeni dyskowej w skrzynce przechowywanej na serwerze, ale generuje inny – brak zabezpieczeń potencjalnie wrażliwych informacji. Według badania The Radicati Group 48 proc. użytkowników tworzy lokalne pliki archiwum w formie PST, a 8 proc. osób zarządzających serwerami nic o tym nie wie.

Jak długo przechowywać pocztę elektroniczną? Prawo Unii Europejskiej określa to niezbyt precyzyjnie. Zamiast zdefiniować standardowy czas przechowywania, określa, że wiadomości pocztowe muszą być przechowywane „nie dłużej niż to konieczne”. Tym samym pozostawia przedsiębiorstwom swobodę w ustalaniu własnej polityki w tym zakresie.

Poza obszarami działalności regulowanymi prawem (finanse, biura prawne) wiele podmiotów musi przyjąć kompromis między wymogiem przechowywania wszystkiego a możliwością kasowania wiadomości potencjalnie zbędnych. Mając jednak na uwadze fakt, że wiadomości pocztowe mogą być dowodem w sądzie, wiele firm zbiera wszystkie e-maile, co powoduje problemy z wydajnością serwera pocztowego, wydłuża czas wykonywania backupu i wreszcie zmusza przedsiębiorstwa do powiększania kosztownej przecież przestrzeni dyskowej.

 

Wymogi dotyczące ochrony wiadomości pocztowych w firmie

•  Zawartość wiadomości poczty elektronicznej jest wiążąca w przypadku umów i może zostać użyta jako dowód w sprawach sądowych – należy je archiwizować w oryginalnym stanie. Wiadomości przechowywane w Microsoft Outlook lub pliku PST mogą być bardzo łatwo modyfikowane w dowolnym edytorze tekstu – nawet w notatniku. Dlatego systemy archiwizacji bazujące na plikach PST nie spełniają podstawowych wymogów regulacji dotyczących bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach.

•  Wszystkie dane wysyłane drogą e-mailową przez dział kadr muszą być przechowywane przez 6 lat od czasu zakończenia współpracy z danym pracownikiem.

•  Wszystkie e-maile dotyczące zwolnień chorobowych i absencji pracowników (zawierające daty zwolnienia i przyczynę nieobecności) należy przechowywać przez 6 lat.

• Wszystkie wiadomości dotyczące świadczeń emerytalno-rentowych muszą być przechowywane przez czas obowiązywania ustaleń o tych świadczeniach, czyli nawet przez 80 lat.

 

 

 

Na co zwracać uwagę, wybierając system archiwizacji?

Jeśli system do archiwizacji poczty elektronicznej nie oferuje możliwości szybkiego wyszukiwania, nie można go nazwać dobrym narzędziem. Solidne rozwiązanie do archiwizacji poczty powinno mieć zaawansowaną wyszukiwarkę, która zapewnia definiowanie różnych parametrów wyszukiwania, ale zarazem jest prosta w użyciu i intuicyjna. Wyświetlenie wyników zapytania powinno trwać mniej niż sekundę

Zapewnienie użytkownikom przeszukiwania ich skrzynek to podstawowy wymóg wobec systemu archiwizacji. Dostęp do wszystkich e-maili wymaga jednak ich monitorowania i ciągłej kontroli. Dlatego powinny go mieć  tylko uprawnione osoby, np. audytorzy wewnętrzni lub administratorzy bezpieczeństwa informacji. Dobrze zaprojektowany system archiwizacji ograniczy dostęp do wiadomości tylko do ich adresatów. Jednocześnie umożliwi stworzenie konta specjalnego dla użytkownika, który zyska dostęp do wybranych skrzynek lub e-maili innych użytkowników.

Jaką można mieć pewność, że wyszukana wiadomość nie jest zmieniona w stosunku do oryginału? Pliki PST są łatwo edytowalne, a zawartość e-maili może zostać zmodyfikowana. Dlatego dobry system archiwizacji poczty przechowuje e-maile bezpiecznie, jako nienaruszalne kopie każdej wiadomości docierającej do serwera pocztowego. Najlepsze systemy archiwizacji, jak Cryoserver, dodatkowo zapisują każde zdarzenie związane z dostępem do wiadomości, jej wykorzystaniem, odczytaniem bądź przekazaniem innemu odbiorcy. Tak kontrolowany dostęp do wiadomości daje gwarancję, że są przechowywane w oryginalnym stanie.

 

Dodatkowe informacje:

Krzysztof Meller,

AKBIT

sales@akbit.pl

 

Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.