Co dwie księgi…

Zarząd Gestra Polonia, przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą armatury przemysłowej, zdecydował się na wymianę dotychczas wykorzystywanego rozwiązania z uwagi na uciążliwość pracy z nierozwijalnym i skomplikowanym systemem oraz konieczność wprowadzania do niego częstych poprawek.

– Korzystaliśmy z dwóch systemów, produkcji Max Microsystem oraz Platinum Software – mówi Donata Kusyk, główna księgowa w Gestra Polonia. – Oprogramowanie zintegrowane przez Qumak-Sekom działało z dwiema odrębnymi bazami magazynowymi. Nie byliśmy zadowoleni z szybkości przekazywania danych między nimi. Z uwagi na to, że musieliśmy oddzielnie uruchamiać programy, które następnie przenosiły dane, porządkowały je i wykonywały na nich operacje, nasi pracownicy tracili zbyt dużo czasu. Kolejnym powodem było to, że firma zmieniła profil działania. Wprowadziliśmy zmiany organizacyjne oraz zmodyfikowaliśmy politykę finansową. Okazało się, że tak duże i skomplikowane systemy jak te, z których korzystaliśmy do tej pory, nie są już potrzebne.

Zarząd Gestra Polonia rozpoczął poszukiwania nowego systemu. Brano pod uwagę wyłącznie aplikacje zintegrowane, rozwijalne i skalowalne. Dodatkowym kryterium miała być bliska lokalizacja siedziby oddziału producenta oprogramowania.

W najbliższej okolicy

Spośród kilku ofert wybrano oprogramowanie Sage Symfonii: Finanse i Księgowość Forte oraz Handel Forte.

– System poznałam już wcześniej, decyzję więc podjęliśmy stosunkowo szybko – mówi Donata Kusyk. – Jedną z najważniejszych zalet systemu jest to, że umożliwia jednoczesne prowadzenie dwóch ksiąg rachunkowych. Jednej na nasze potrzeby, drugiej koniecznej ze względu na rozliczenia z korporacją Flowserve, do której należymy.

W ciągu trzech miesięcy wdrożono trzy stanowiska Symfonii Finanse i Księgowość Forte oraz siedem stanowisk Symfonii Handel Forte. Docelowo ma działać pięć stanowisk księgowych oraz dziesięć handlowych. System pracuje w środowisku Windows 2003 Server. Podłączono do niego serwer IBM oraz 20 stacji roboczych.

Za wdrożenie oprogramowania odpowiadali Wojciech Bunikowski oraz Jacek Kowalczyk z gdańskiego oddziału Sage Symfonii.

– W pierwszej kolejności wdrożyliśmy Handel Forte, później Finanse i Księgowość Forte, którą następnie zintegrowaliśmy z modułem handlowym – mówi Wojciech Bunikowski. – Trzeci etap wdrożenia składał się z instalacji rozwiązań dodatkowych i był najbardziej pracochłonny. Wdrożenie nie należało do łatwych, nie było bowiem standardowe. Potencjalne błędy eliminowaliśmy dzięki bezpośredniemu, częstemu kontaktowi z klientem. I to przede wszystkim dzięki dokładnemu określeniu jego potrzeb tak szybko wdrożyliśmy system, a teraz udaje nam się go nieustannie rozwijać. Obecnie koncentrujemy się na tworzeniu dodatkowych raportów, których wymaga zarówno Gestra w Polsce, jak i centrala w USA. Prawo amerykańskie dotyczące sprawozdawczości jest bowiem zdecydowanie bardziej restrykcyjne od polskiego.

Polsko-amerykańska specyfika

W trakcie wdrożenia zainstalowano dodatkowe rozwiązania uwzględniające specyfikę firmy – specjalistyczne raporty dotyczące zleceń wysyłki, datowania zamówień czy dostaw typu On Time.

– Najwięcej pracy zajęło nam jednak przygotowanie dwóch ksiąg rachunkowych – mówi Wojciech Bunikowski. – Klient raportuje w Polsce zgodnie z polskimi przepisami. Na potrzeby rozliczeń z korporacją stworzyliśmy mechanizm, który przenosi dane z jednej księgi do drugiej. W efekcie dane, które są wspólne, pozostają zapisane zgodnie z polskimi parametrami, pozostałe są inaczej ujmowane i księgowane.

Kolejnym autorskim rozwiązaniem jest mechanizm blokujący operacje, które mógłby wykonać pracownik magazynu.

– Ma on dostęp do wszystkich magazynów firmy, ale niektórych operacji może dokonywać tylko we wskazanych, do których ma uprawnienia – mówi Wojciech Bunikowski. – Wbudowaliśmy także w system bardzo specyficzne mechanizmy raportowania, generujące prognozy sprzedaży na podstawie dokonanych w danym czasie zamówień czy raporty pokazujące niezrealizowaną lub częściową sprzedaż. Dzięki temu można pilnować, aby częściowe zamówienia nie przekroczyły całościowego. Jest to jeden z wymogów sprawozdawczości amerykańskiej.

W trakcie wdrożenia oczywiście nie obyło się bez problemów. Inżynierowie oddelegowani przez Sage Symfonię oraz informatycy pracujący w Gestra Polonia szybko je jednak usuwali. Trzymiesięczne wdrożenie zakończyło się szkoleniami przeprowadzonymi w siedzibie Gestra Polonia (treningi stanowiskowe) oraz w gdańskiej filii Sage Symfonii.

Mniej papieru, większe zyski

Efektem wdrożenia jest m.in. usprawnienie pracy działu księgowego i handlowego.

– Wcześniej dokumenty były wystawiane przy użyciu trzech osobnych modułów, teraz przez jeden – mówi Jacek Machowski, informatyk w Gestra Polonia. – Udało się nam osobę pracującą wyłącznie w biurze zastąpić specjalistą, który zajmuje się również obsługą magazynu.

Oczywiście nie bez znaczenia jest to, że system jest niemal dwukrotnie tańszy w utrzymaniu od dotychczasowych. Wartość miesięcznego serwisu i utrzymania oprogramowania wynosi
2,5 tys. zł. Oznacza to oszczędności w skali roku wynoszące blisko 20 tys. zł.

W przyszłym roku zarząd Gestra Polonia zamierza wdrożyć moduł Środki Trwałe Forte i zaktualizować działający już system do wersji 2008. Rozważana jest także instalacja ACT!, systemu wspomagającego zarządzanie kontaktami z klientami.