Case study: wdrożenie usług cloudowych Microsoftu w Sandlerze

Firma działa w branży szkoleniowej, edukując swoich klientów
w zakresie doskonalenia umiejętności związanych ze sprzedażą. – Do wdrożenia
usług online firmy Microsoft przekonała nas analiza, jaką wykonał Fild.NET, z
którym od dawna współpracujemy w zakresie dostarczania i obsługi rozwiązań
informatycznych i na którego opinii w tym zakresie całkowicie polegamy. Z
analizy tej wynikało, że będziemy w stanie istotnie ograniczyć koszty IT, a
jednocześnie korzystać z najbardziej zaawansowanych rozwiązań informatycznych –
mówi Dariusz Milczarek, prezes zarządu Sandler Training.

Dzięki podjęciu decyzji o wyborze usług online pracownicy
Sandlera uzyskali dostęp do wszystkich potrzebnych im aplikacji, bez
konieczności ponoszenia kosztów zakupu środków trwałych, takich jak sprzęt i
oprogramowanie. – Ponadto nie musimy
opłacać zdobywania wiedzy technicznej i merytorycznej, związanej z zarządzaniem
środowiskiem informatycznym, dzięki czemu możemy dostępne środki inwestować w
rozwój podstawowej działalności – podkreśla Dariusz Milczarek.

Chcieliśmy obniżyć koszty

Powody decyzji o skorzystaniu z usługi w modelu colud
computing były trzy. Jeden z nich to dążenie do zmniejszenia kosztów, zwłaszcza
kosztów utrzymania serwerów i help-desku oraz zespołu, który się tym zajmuje
(obojętnie czy na zasadach outsourcingu, czy nie). – Obecnie koszty są dużo niższe niż wówczas, gdy musieliśmy opłacać
sztab ludzi – twierdzi Dariusz Milczarek.

Chodziło też o uniknięcie konieczności szkolenia
pracowników. – Po wybraniu usług online
można było zrezygnować ze zdobywania wiedzy technicznej przez zatrudniany
przeze mnie zespół – wyjaśnia Dariusz Milczarek.

Trzecią przyczyną decyzji była pewność, że dane firmowe będą
bezpieczne. – Microsoft to firma, która
gwarantuje bezpieczeństwo naszych danych. Duża liczba rozproszonych farm
serwerowych obsługujących klientów usług cloud Microsoft daje pewność, że
cokolwiek by się stało, zawsze będziemy mieli dostęp do naszych danych –
mówi Dariusz Milczarek. Jego zdaniem obawa potencjalnych użytkowników o
bezpieczeństwo danych może wynikać z założenia, że Internet jest niebezpieczny,
oraz ze strachu przed trzymaniem ich poza firmą.

W przypadku Sandlera zysk, polegający na tym, że zarząd
firmy nie musi się przejmować infrastrukturą informatyczną i może skoncentrować
się na głównym biznesie, przeważył nad obawami związanymi z ewentualną utratą
danych czy przed skorzystaniem z nowych rozwiązań. – Nie chodziło nawet o korzystanie z usług przez Internet, ale raczej o
zmianę nastawienia, bo przecież doszła także obawa przed chwilową utratą
dostępu do sieci, a więc i do firmowych danych. Na szczęście istnieją różne
metody łączenia się z Internetem, nie musimy ograniczać się do jednej, więc
ewentualne niedogodności wynikające z chwilowej niemożności dostępu do
Internetu zawsze można w jakiś sposób zminimalizować – tłumaczy Dariusz
Milczarek.

Przez miesiąc wersja demonstracyjna

Sandler zdecydował się na zakup pełnego pakietu na dziesięć
stanowisk, który zawiera Exchane Online, SharePoint Online, Live Meeting
Online, OCS Online. – Współpracujemy w
Polsce z kilkoma partnerami, którzy się rozwijają, zakładam więc, że docelowo
tych stanowisk może być więcej – zaznacza Dariusz Milczarek.

Przed podjęciem decyzji o nabyciu Fild.NET zaprezentował
Sandlerowi działanie usług online w praktyce. – Dostaliśmy na próbę wersję demonstracyjną, z której korzystaliśmy
przez miesiąc. Takie zalety jak przyjazny interfejs i wygoda użytkowania
dostrzegliśmy od razu. Mieliśmy mimo to różne wątpliwości, ale nasz partner
rozwiewał je po kolei. A kiedy przeanalizowaliśmy wszystko, łącznie z ofertami
innych firm, doszliśmy do wniosku, że zdecydujemy się właśnie na to
rozwiązanie. W końcu partner przeprowadził u nas test usług w chmurze, w wyniku
którego przekonaliśmy się, że – choć korzystanie z usług typu cloud computing
nie jest pod względem szybkości porównywalne z posługiwaniem się programami
zainstalowanych na komputerach użytkowników – to jednak pozwala poprawić
działanie firmy, co w ostatecznym rozrachunku przeważa – opowiada Dariusz
Milczarek.

W zakres wdrożenia weszły: pomoc w przeprowadzeniu przez
proces rejestracji i płatności, konfiguracja BPOS, założenie i konfiguracja
witryny w SharePoint Online, stworzenie bibliotek w SharePoint Online oraz
szkolenie użytkowników z SharePoint. –
Cały czas udzielamy wsparcia w zakresie SharePoint Online – mówi Anna
Obiegała, Account Manager w Fild.NET.

Dariusz Milczarek przyznaje, że choć wdrożenie nie zakłócało
pracy w firmie, początkowo wykonanie niektórych zadań trwało dłużej lub
sprawiało trudność użytkownikom. – Być
może nie zapamiętaliśmy wszystkiego podczas szkolenia, np. wykorzystywania
różnych możliwości, więc przez tydzień, dwa, odczuwaliśmy pewien dyskomfort
związany ze stosowaniem w praktyce tego, czego się nauczyliśmy – mówi.

Czysty zysk

Jakie problemy biznesowe udało się Sandlerowi rozwiązać
dzięki skorzystaniu z cloud computingu? – Dzięki
zastosowaniu przetwarzania w chmurze naszemu klientowi udało się ograniczyć
koszty związane z informatyzacją firmy. Ponadto Sandler zyskał możliwość
używania w pracy najbardziej aktualnych rozwiązań oferowanych przez producenta.
Warto również podkreślić, że oprócz poczty elektronicznej i zarządzania
biblioteką dokumentów Sandler otrzymał dodatkowe narzędzia, np. Live Meeting,
dzięki którym może usprawnić współpracę z klientami – tłumaczy Anna
Obiegała.

Według Dariusza Milczarka możliwość zastosowania Live
Meetingu to dodatkowa korzyść. – To
narzędzie, bardzo potrzebne w branży szkoleniowej, jest w naszym przypadku
prawdziwym bonusem – podkreśla Dariusz Milczarek.

Jego zdaniem największym sukcesem jest jednak to, że nikt w
firmie już nie zauważa różnicy między pracą z użyciem aplikacji dostępnych, jak
dawniej, na każdym stanowisku roboczym a korzystaniem z usług online. – Pracownicy do tego stopnia przyzwyczaili
się do nowych metod pracy, że posługiwanie się nimi jest dla nich naturalne,
dzięki czemu możemy realizować nasze zamierzenia bez zwracania uwagi na to, w
jaki sposób się to obecnie odbywa – twierdzi Dariusz Milczarek.

Co więcej, Sandler sam przygotowuje się do oferowania części
usług w podobny sposób. – Wystarczy
jedynie pozbyć się bariery strachu, a każdy kolejny krok w korzystaniu z tego
typu propozycji pozwoli użytkownikowi dostrzec ich zalety i odnieść realne
korzyści – zapewnia Dariusz Milczarek.

Dariusz Korzun, Online Services Partner Development Manager w Microsofcie

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej wybierają pracę w
chmurze. Naszych klientów można podzielić na trzy główne grupy. Pierwsza to
firmy małe, które kupują od pięciu do 25 licencji. W efekcie tej inwestycji
całe przedsiębiorstwo zaczyna funkcjonować w chmurze. Druga, rozwijająca się
coraz szybciej grupa odbiorców, to średnie przedsiębiorstwa (50 – 65
użytkowników). Trzecia – firmy duże, kupujące od 250 do kilku tysięcy licencji.

Najwięcej klientów należy dzisiaj do grupy małych i średnich
firm, choć ilościowo, pod względem liczby użytkowników systemów online,
przodują duże przedsiębiorstwa.

W firmach z dwóch pierwszych grup zastosowanie znajdują
najczęściej: poczta
elektroniczna, praca grupowa z bibliotekami dokumentów oraz wideokonferencje. W
firmach tych z usług online korzystają zazwyczaj wszyscy pracownicy. W
przypadku największych firm – pierwszy etap wdrożenia usług przetwarzania
danych w chmurze obejmuje najczęściej pracowników zewnętrznych, kontrahentów i
podwykonawców (takich jak agenci ubezpieczeniowi, agencje marketingowe,
reklamowe i PR), którzy muszą mieć nieprzerwany dostęp do systemów
informatycznych.

Korzyści wynikające z przenoszenia usług w chmurę są oczywiste
z finansowego punktu widzenia. Porównując koszt zakupu i utrzymania dobrej
klasy serwera wraz z oprogramowaniem klasy enterprise oraz wymaganą liczbę
licencji z ceną miesięcznego abonamentu za usługi w chmurze, łatwo zauważymy,
że decyzja o przejściu z modelu inwestycji na model zmiennych kosztów
operacyjnych jest znacznie bardziej opłacalna dla firm. Dzięki usługom w
chmurze bezpieczne, nowoczesne i w pełni funkcjonalne systemy back office,
stosowane na co dzień przez duże przedsiębiorstwa, pojawiają się w zasięgu
nawet pięcioosobowej firmy.