To miał być zwykły projekt, bez żadnych technologicznych fajerwerków, zwłaszcza że dotyczył rozwiązania „pudełkowego”. Zamawiającym była spółka Pol-Invest, która potrzebowała systemu ERP, a wykonawcą DERF – integrator z wieloletnim doświadczeniem na rynku tego typu rozwiązań. Wykonawcy zapewniali, że ich ERP, po niewielkich customizacjach, spełni wszystkie potrzeby zamawiającego.

Kontrakt zawarto 1 stycznia 2020 r., przy czym umowa wdrożeniowa opiewała na 30 proc. wartości projektu (płatna w częściach), zaś wartość umowy licencyjnej sięgała 70 proc. wartości projektu (płatne z góry, w ciągu tygodnia od dnia zawarcia umowy). Umowa wdrożeniowa miała być realizowana metodą agile. Dokument zawierał również zapis, zgodnie z którym „wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”.

Po pół roku okazało się, że rozwiązanie nie spełnia oczekiwań Pol-Investu i są potrzebne zmiany w oprogramowaniu. Na tym etapie nic nie zapowiadało przyszłych kłopotów, choć pojawiły się pierwsze zgrzyty. Na razie jednak wzajemne relacje między stronami były partnerskie, a zamawiający i dostawca telefonicznie ustalili, co ma być zmienione w oprogramowaniu. Te ustalenia następnie potwierdzili w Jira.

Na tym etapie wdrożeniowa sielanka się skończyła. Wykonawca nie podołał sprawnemu wprowadzeniu umówionych korekt, co rodziło pretensje i frustracje po stronie Pol-Investu. Jednocześnie Pol-Invest nie ułatwiał DERF-owi zadania, gdyż nie dostarczał terminowo informacji niezbędnych do prawidłowego update’u systemu.

Opóźnienia w realizacji projektu sięgnęły 6 miesięcy, a wykonawca przestał pojawiać się na spotkaniach agile’owych i ograniczył responsywność niemal do zera. W związku z tym, że projekt stanął w miejscu, bez szans na kontynuację, Pol-Invest, po konsultacji z prawnikami, wysłał do DERF-u pismo, w którym odstąpił od umowy i wezwał DERF do zapłaty odszkodowania. DERF nie zgodził się z zawartymi w piśmie roszczeniami. W tej sytuacji Pol-Invest zdecydował się na skierowanie sprawy na drogę sądową.

Lista roszczeń i kontrargumentów

Odszkodowanie, którego zapłaty przed sądem domagał się Pol-Invest, obejmowało kilka roszczeń. Pierwsze dotyczyło wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do realizacji projektu. Spółka zwróciła uwagę, że przedstawiciele DERF-u wiedzieli o tym, że Pol-Invest musi zatrudnić i zatrudnia nowych pracowników – specjalistów IT – niezbędnych do realizacji wdrożenia. Kolejne to zwrot wydatków na zakup nowego sprzętu (serwerów), koniecznego do pracy nad wdrożeniem.

W odpowiedzi na pozew przedstawiciele DERF-a wraz z prawnikami przygotowali kontrargumenty, z których pierwszy dotyczył wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przez Pol-Invest do realizacji projektu. Zdaniem integratora wykonawca wdrożenia nie jest odpowiedzialny za decyzje o zatrudnieniu podjęte przez zamawiającego. Stosunek zatrudnienia to stosunek pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, gdzie odpowiedzialnym za zapłatę wynagrodzenia jest pracodawca. Umowa wdrożeniowa i licencyjna w tej sprawie nie zawierała postanowień dotyczących zwiększenia liczby pracowników do wykonania projektu.

Zdaniem DERF-u wykonawca projektu nie jest również odpowiedzialny za zakup sprzętu informatycznego po stronie użytkownika. Postanowienia umowne nie stwierdzały, że wdrożenie wymagać będzie zakupu dodatkowego sprzętu przez zamawiającego. Wykonawca jest jedynie dostawcą oprogramowania, na podstawie którego będzie funkcjonować zamawiający. Podjęcie decyzji o zakupie sprzętu (serwerów) wynika wyłącznie z potrzeby podłączenia odpowiednich działów pod zamówiony system, natomiast to, ile działów czy osób będzie korzystało z oprogramowania, jest jedynie decyzją biznesową zamawiającego i nie wchodzi w zakres odpowiedzialności wykonawcy oprogramowania.

Prosty błąd

Obie firmy, realizując wdrożenie, porozumiewały się telefonicznie. Wszystkie ustalenia dotyczące tego, co ma być zmienione w oprogramowaniu były podejmowane w tej właśnie formie. Z punktu widzenia prawa, takie „dogadanie się” jest nieważne ze względu na zastrzeżenie, które znalazło się w zawartej przez strony umowie, że: „wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”.

Strona zamawiająca zatem niedostatecznie zabezpieczyła swoje interesy, gdyż wykonawca – pomimo nowych ustaleń – był wciąż związany pierwotną umową. Zatem w praktyce zastrzeżenia Pol-Investu mogły dotyczyć wyłącznie projektu w pierwotnym kształcie, a podnoszenie na etapie postępowania sądowego argumentów, że system informatyczny nie został wdrożony na czas w formie ustalonej telefonicznie było chybione.

Salomonowy wyrok

Sąd, ważąc argumenty obu stron, zdecydował się częściowo uwzględnić żądanie Pol-Investu dotyczące zwrotu wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do realizacji projektu. W ocenie sędziego koszt ten był niezbędny do realizacji projektu, natomiast powodowie nie udowodnili, że nowo zatrudnieni pracownicy pracowali tylko nad kwestiami związanymi z wdrożeniem projektu. Zasądzono więc częściowy zwrot wynagrodzenia projektu za czas faktycznie spędzony nad projektem (w pierwotnej formie) do dnia odstąpienia od umowy. Podobnie, jak w przypadku pracowników, sprzęt, którym posługiwał się Pol-Invest, był niezbędny do realizacji projektu, ale nie był wykorzystywany wyłącznie w tym celu. Sąd zatem zasądził częściowy zwrot kosztów zakupu infrastruktury IT. Z kolei argumentem za częściowym zwrotem zapłaty za przeprowadzenie wdrożenia był fakt, że system częściowo działa. W przypadku kary umownej wynikającej z niewykonania umowy sąd ją przyznał, ale wyraźnie obniżył, gdyż była rażąco wygórowana.

Kluczowe wnioski, jakie płyną z powyższej historii, są co najmniej dwa. Po pierwsze, niezbędne jest przemyślenie postanowień kontraktu, nawet, jeśli dotyczą teoretycznie prostego wdrożenia. Po drugie, na każdym z etapów projektu warto konsultować poszczególne postanowienia i działania z prawnikami, którzy specjalizują się w obsłudze projektów IT. Gdyby obie firmy tego dopilnowały, ich pozycja w późniejszym sporze byłaby zdecydowanie silniejsza, a sprawa być może w ogóle nie trafiłaby do sądu.

Artykuł został opracowany na podstawie webinarium prowadzonego przez Agnieszkę Chajewską, Piotra Kaniewskiego i Mateusza Ostrowskiego z kancelarii Kochański & Partners. Nazwy obu stron kontraktu zostały zmienione.