Bezpieczeństwo danych od zawsze stanowiło wyzwanie z perspektywy każdej organizacji, czy to firmy czy urzędu. Prawdziwym sprawdzianem strategii ochrony cyfrowych zasobów okazało się upowszechnienie pracy hybrydowej i zdalnej. Możliwość wykonywania służbowych obowiązków z dowolnej lokalizacji wiąże się z wieloma korzyściami dla pracowników, jednak przy rozproszonym modelu współpracy trudniej o zapewnienie przetwarzanym informacjom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Pomimo upływu ponad dwóch lat w nowych realiach współpracy, nadal zdarza się wiele wycieków danych, które generują ogromne straty dla przedsiębiorstw – zarówno te wizerunkowe, jak i materialne. Chcąc zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszeń, konieczne staje się zapewnienie odpowiedniego poziomu cyberbezpieczeństwa zarówno danym przetwarzanym w siedzibie firmy, jak i domowym biurze.

Oczywiste zatem wydaje się zobligowanie pracowników, którzy skanują lub drukują dokumenty zawierające cenne dane podczas home office, do szczególnego dbania o prawidłowy ich obieg i ochronę poufnych informacji. Ważne jest, aby odgórnie ustalić wytyczne ich przechowywania oraz przetwarzania, ograniczając prawdopodobieństwo dostania się cennych zasobów w niepowołane ręce. Niestety w większości przypadków kluczową rolę odgrywa zaplecze technologiczne, odpowiednie zabezpieczenia samego sprzętu i dostosowanie ich do skali wykorzystania oraz zachowania poufności danych.

– Urządzenia Brother posiadają szereg zabezpieczeń w pakiecie, co pozwala na bezpieczne użytkowanie już od pierwszego wydruku. Jednym z oferowanych rozwiązań jest darmowa aplikacja Cloud Secure Print, która bazuje na chmurze i nie pozwala na dostęp do drukowanych danych bez odpowiedniej autoryzacji. Ta usługa, będąca standardem w urządzeniach z ekranem dotykowym, umożliwia drukowanie z wykorzystaniem łącza internetowego lub za pomocą dedykowanego adresu e-mail. Może być to szczególnie przydatne podczas korzystania z drukarek w różnych lokalizacjach w czasie pracy zdalnej bądź hybrydowej – komentuje Robert Zając, Pre-Sales Specialist w firmie Brother.

Przy wykorzystaniu Cloud Secure Print planowany wydruk umieszczany jest w chmurze na 24 godziny, co jest równoznaczne z usunięciem go po upływie tego czasu, jeśli uprawniony użytkownik nie wykorzysta dostępu jednorazowym kodem PIN. Dodatkowo dzięki funkcji Secure PDF korzystający z rozwiązania zyskuje możliwość zwiększenia bezpieczeństwa skanowanych dokumentów. Włączenie tej funkcjonalności pozwala ograniczyć postronnym osobom dostęp do plików PDF poprzez zabezpieczenie ich hasłem (kodem PIN).

Ochrona sprzętu i sieci  

Pracownicy, przetwarzający na co dzień mnóstwo danych osobowych, oprócz zastosowania szczególnej uważności i ochrony podczas ich wykorzystywania na urządzeniach mobilnych czy laptopach, powinni przyjąć podobną taktykę w przypadku bezpieczeństwa drukarek. W takiej sytuacji szczególnie ważne jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań na wszystkich poziomach, czyli zabezpieczenie urządzeń przed nieautoryzowanym dostępem, a także zabezpieczenie dostępu sieciowego. Pozwala to chronić dane w trakcie całego procesu ich przetwarzania i druku. Pomóc w tym może dezaktywowanie nieużywanych protokołów, takich jak Telnet lub FTP, które podczas chwili nieuwagi mogą zostać wykorzystane przez cyberprzestępców jako łatwy dostęp do sieci domowej użytkownika, bądź sieci organizacji. Dodatkowo modele Brother posiadają wbudowaną obsługę protokołu IPsec, a także filtr adresów IP.

Praca zdalna i hybrydowa utrudniła administratorom zarządzanie urządzeniami drukującymi i skanerami, szczególnie w firmach, w których nie jest wykorzystywany VPN. Brother wprowadził nową wersję oprogramowania BRAdmin 4, która wykorzystuje połączenie z Microsoft Azure, dzięki czemu zespoły IT zyskują możliwość zdalnego zarządzania urządzeniami w wielu lokalizacjach. Umożliwi to dostęp – za pomocą chmury – do cennych informacji z perspektywy administratora, jak np. raporty o liczbie wydrukowanych stron czy dzienniki błędów.

Ograniczenie dostępu do urządzeń drukujących lub ich funkcji, wprowadzanie kart identyfikacyjnych czy jednorazowych kodów PIN to krok w dobrym kierunku. Ale to nie rozwiąże sedna problemu: niedostatecznej ochrony przetwarzanych danych.

Urządzenia drukujące i skanujące w wielu firmach zostają pominięte w procesie tworzenia bezpiecznego środowiska pracy. Wykorzystanie dodatkowych funkcji rozwiązań w znacznym stopniu ułatwia zabezpieczenie dostępu do przetwarzanych dokumentów, dlatego tworzenie strategii cyberzabezpieczeń powinno zaczynać się już na etapie planowania zakupu sprzętu i rozwiązań, a kończyć na stałej edukacji pracowników w obszarze ochrony danych.