Ustawa o odpadach zobowiązuje firmy wprowadzające nowe produkty na rynek, a także podmioty zajmujące się recyklingiem i utylizacją wszelkiego rodzaju odpadów, do przekazywania sprawozdań do „Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami” (w skrócie BDO – baza danych odpadowych). Jest to narzędzie służące do kontroli drogi opakowań i odpadów z firm do miejsc ich utylizacji. Po kilku latach obowiązywania BDO na rynku można spotkać głosy, że korzystanie z tego systemu sprawia wiele problemów podmiotom podlegającym wymogom wprowadzonej regulacji. Pojawiają się też kontrowersje dotyczące samych przepisów, które często są uznawane za zawiłe i skomplikowane. Firmy narzekają na nadmiar obowiązków raportowych oraz rozbudowane procedury rozliczeń.

– Prowadzenie rzetelnej dokumentacji i prawidłowego raportowania do BDO nastręcza przedsiębiorcom mnóstwa kłopotów. Poczynając od tego, czy dana firma kwalifikuje się do bycia objętą obowiązkiem sprawozdawczym, przez trudności związane z rejestracją w bazie, po problemy czysto techniczne, takie jak obsługa systemu czy chociażby prawidłowe generowanie kart odpadów. Firmy napotykają na komplikacje dosłownie na każdym kroku, a błędy mogą być bardzo kosztowne, zwłaszcza dla dużych podmiotów – ocenia Małgorzata Kmieć, dyrektor operacyjna w firmie Seris Konsalnet Cleaning, świadczącej usługę Q BDO, przejmując w ten sposób od importerów obowiązki związane z BDO.

Według danych Seris Konsalnet Cleaning przedsiębiorcy mają często problem z określeniem, czy w ogóle muszą wprowadzać dane do BDO (np. małe sklepy internetowe) oraz co, kiedy i jak raportować. Kłopotów przysparza także konieczność dokładnej ewidencji, zwłaszcza wpisania odpowiedniego kodu odpadów i wagi wprowadzanych do obrotu opakowań.

Kto się musi rejestrować w BDO? Obowiązkowi rejestracji w BDO podlegają podmioty wymienione w art. 50 ust. 1 oraz art. 51 ust. 1 ustawy o odpadach. W art. 50 znajduje się szereg rodzajów działalności, których organizatorzy muszą sami złożyć wniosek o wpisanie do Bazy. Natomiast art. 51 wymienia przypadki podlegające wpisaniu do BDO z urzędu przez marszałka województwa.

Korzyści i niedogodności

Wymóg rejestracji i przekazywania raportów do BDO dotyczy również firm wprowadzających na nasz krajowy rynek produkty elektroniczne i informatyczne. Jak dużo ich jest, nie wiadomo, gdyż podmioty zarejestrowane w bazie nie są klasyfikowane pod względem reprezentowanej branży. Wiadomo natomiast, że również branży IT nie są obce problemy związane ze składaniem sprawozdań do BDO. I chociaż funkcjonowanie tej bazy jest generalnie dobrze oceniane, między innymi przez dystrybutorów, to pozytywny obraz sytuacji psują niejednokrotnie drobne, acz uciążliwe mankamenty.

– Dobrze, że istnieje system BDO, ale jednocześnie widać miejsca, w których należałoby poprawić jego funkcjonalność, w tym wprowadzić elementy automatyzujące procesy oraz zwiększające intuicyjność obsługi – ocenia Mariusz Ćwik, kierownik administracji w AB.

Przykładowo, gdy podmiot przekazujący tworzy kartę przekazania odpadów (KPO), a jeden z dalszych uczestników procesu (np. przyjmujący) nie dopełnia jakiejś czynności, to wtedy KPO zostaje zawieszona i nie można dokończyć składania sprawozdania. A przekazujący nie ma wpływu na działania dalszych uczestników procesu. Można by oczekiwać, że system będzie pilnował realizacji procesu i przypominał poszczególnym podmiotom o czekających zadaniach.

Usprawnienia, zdaniem Mariusza Ćwika, wymagałaby również sytuacja, gdy po utworzeniu nowej KPO nowym kodem trzeba następnie ręcznie utworzyć kartę ewidencji odpadów (KEO). A przecież mogłaby ona zostać utworzona automatycznie. Utrudnieniem jest również to, że nie można wygenerować złożonego sprawozdania na przykład w formie PDF i zachować jako dokumentacji. Firmy potrzebują często przesłania czy udostępnienia sprawozdań lub części danych w nich zawartych i okazuje się, że w BDO nie przewidziano takich możliwości. A użytkownik powinien móc dowolnie pobierać swoje dane w celu ich dalszego wykorzystywania.

– Główną korzyścią z funkcjonowania BDO w branży IT jest możliwość zdalnej obsługi wszystkich wymagań systemu gospodarowania odpadami, niezależnie od miejsca i czasu pracy osób zajmujących się obsługą bazy. Jest to szczególnie istotne w kontekście pandemicznych obostrzeń oraz w sytuacji, kiedy działalność gospodarczą prowadzi się pod różnymi adresami i gdzie indziej jest zlokalizowana siedziba firmy, a gdzie indziej jej magazyny czy oddziały – mówi Ireneusz Żyziński, specjalista ds. logistyki, odpowiedzialny za BDO w Veracomp – Exclusive Networks.

Jego zdaniem, dodatkowo dużym atutem BDO jest bardzo dobrze opracowany system instrukcji, do wyboru w formie prezentacji bądź filmów, w zależności od preferencji w sposobie przyswajania wiedzy oraz wyszukiwarka po słowach kluczowych. System działa generalnie sprawnie i efektywnie, a jego obsługa nie nastręcza problemów tym, którzy się z nim zapoznali.

Duża niedogodność może natomiast pojawić się w przypadku przedsiębiorstw stale zwiększających swoją ofertę handlową i wprowadzających na rynek kilkadziesiąt bądź więcej marek sprzętu elektrycznego i elektronicznego (EiE) podzielonego dodatkowo na wymienione w ustawie grupy oraz na produkty typu B2B i B2C.

– W tym wypadku wpisywanie danych z klawiatury stanowi spore utrudnienie, które można jednak wyeliminować poprzez wdrożenie mechanizmu importu do BDO plików łatwych do przygotowania w każdym średniozaawansowanym ERP-ie – ocenia Ireneusz Żyziński.

Brak jasności i zrozumienia Jak podaje Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy, który jest operatorem BDO, z informacji pochodzących z infolinii BDO wynika, że przedsiębiorcy mają głównie problemy z nieznajomością przepisów i ich niezrozumieniem. Jest to skutek złożoności samych przepisów, jak również dużej ilości ustaw i rozporządzeń odnoszących się do gospodarki odpadami. Do obsługi samego systemu zgłaszanych jest znacznie mniej pytań. Użytkownicy pytają przede wszystkim o to: w jaki sposób prowadzić ewidencję odpadów, czy muszą się w ogóle rejestrować w BDO, a jeśli tak to w jakim dziale, jakie sprawozdania muszą wypełniać, które konkretnie działy w sprawozdaniach muszą wypełniać, do kiedy należy przekazać sprawozdania i komu. Aby ułatwić firmom korzystanie z systemu, Instytut Ochrony Środowiska udostępnia materiały instruktażowe oraz prowadzi szkolenia.

Od modułu do modułu

Żeby zrozumieć problemy, z jakimi mają do czynienia wprowadzający sprzęt na rynek, trzeba przyjrzeć się, jak wygląda system BDO. Składa się z trzech modułów: pierwszy to moduł rejestracji (wszystkie podmioty uczestniczące w procesie wprowadzania produktów, z których potem powstają odpady, muszą być zarejestrowane w BDO); drugi moduł to ewidencja odpadów (obejmuje kartę przekazania odpadów i kartę ewidencji, m.in. zużytego sprzętu); trzeci zaś moduł dotyczy sprawozdawczości (organizacje odzysku muszą składać sprawozdania w swoim imieniu oraz w imieniu swoich klientów). I to właśnie z trzecim modułem wiążą się największe problemy.

– Tutaj został popełniony grzech pierworodny BDO. Projektanci założyli bowiem, że każdy podmiot będzie składał sprawozdania sam, w swoim imieniu. Zapomniano, że są przepisy, które mówią, że jeżeli wprowadzający sprzęt ma umowę z organizacją odzysku, to organizacja odzysku sporządza sprawozdanie. Został udostępniony specjalny interfejs API, dzięki któremu oprogramowanie organizacji odzysku może się komunikować z BDO. Na tej podstawie organizacja odzysku może automatycznie złożyć sprawozdania w imieniu swoich klientów. Problem w tym, że oprogramowanie BDO cały czas się zmienia. I teraz, żeby złożyć sprawozdania za 2020 r., trzeba było zrobić całą masę różnych poprawek w stosunku do tego, co było w 2019 r. Bolączką jest przy tym to, że operator BDO nie informuje, że coś zostało zmienione – tłumaczy Dominik Dobek, dyrektor ds. realizacji projektów w Związku Cyfrowa Polska.

Inny problem związany jest z tym, że organizacje odzysku muszą uzyskać od swoich klientów klucze dostępowe do ich kont. A to oznacza, że każdy klient musi się zalogować przez swój profil zaufany, aby potem móc udostępnić klucze. A przecież ustawa mówi, że to organizacja odzysku sporządza sprawozdanie. Dlatego też, zdaniem przedstawiciela Związku Cyfrowa Polska, to ona powinna ze swojego konta w BDO móc przesłać sprawozdania w imieniu swoich klientów.

Trudności firmom przysparza również fakt, że nie jest jeszcze gotowy moduł zaświadczeń i nie wiadomo, na kiedy będzie gotowy. Do tej pory podmioty, które dokonywały recyklingu, albo prowadziły inne procesy odzysku, wystawiały zaświadczenie potwierdzające ten fakt. Informacje z tych zaświadczeń służą do zliczenia poziomów recyklingu i odzysku, którym są poddane odpady uzyskane w procesie przetworzenia zużytego sprzętu. Obecnie nie wiadomo jak i kiedy takie informacje będzie można pozyskać.

– Sądzę, że aby BDO funkcjonowało tak, jak należy, potrzebne są jeszcze jakieś dwa lata, aby dopracować oprogramowanie. Aczkolwiek sama idea BDO to dobra inicjatywa i w perspektywie czasu powinna się sprawdzić – podsumowuje Dominik Dobek.