BDO: system trzeba dopracować
Branża informatyczna, ogólnie rzecz ujmując, pozytywnie ocenia stosunkowo nowy twór, jakim jest Baza Danych Odpadowych. Zdaniem firm objętych obowiązkiem raportowania trzeba jednak jeszcze dopracować pewne szczegóły systemu.
Ustawa o odpadach zobowiązuje firmy wprowadzające nowe produkty na rynek, a także podmioty zajmujące się recyklingiem i utylizacją wszelkiego rodzaju odpadów, do przekazywania sprawozdań do „Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami” (w skrócie BDO – baza danych odpadowych). Jest to narzędzie służące do kontroli drogi opakowań i odpadów z firm do miejsc ich utylizacji. Po kilku latach obowiązywania BDO na rynku można spotkać głosy, że korzystanie z tego systemu sprawia wiele problemów podmiotom podlegającym wymogom wprowadzonej regulacji. Pojawiają się też kontrowersje dotyczące samych przepisów, które często są uznawane za zawiłe i skomplikowane. Firmy narzekają na nadmiar obowiązków raportowych oraz rozbudowane procedury rozliczeń.
– Prowadzenie rzetelnej dokumentacji i prawidłowego raportowania do BDO nastręcza przedsiębiorcom mnóstwa kłopotów. Poczynając od tego, czy dana firma kwalifikuje się do bycia objętą obowiązkiem sprawozdawczym, przez trudności związane z rejestracją w bazie, po problemy czysto techniczne, takie jak obsługa systemu czy chociażby prawidłowe generowanie kart odpadów. Firmy napotykają na komplikacje dosłownie na każdym kroku, a błędy mogą być bardzo kosztowne, zwłaszcza dla dużych podmiotów – ocenia Małgorzata Kmieć, dyrektor operacyjna w firmie Seris Konsalnet Cleaning, świadczącej usługę Q BDO, przejmując w ten sposób od importerów obowiązki związane z BDO.
Według danych Seris Konsalnet Cleaning przedsiębiorcy mają często problem z określeniem, czy w ogóle muszą wprowadzać dane do BDO (np. małe sklepy internetowe) oraz co, kiedy i jak raportować. Kłopotów przysparza także konieczność dokładnej ewidencji, zwłaszcza wpisania odpowiedniego kodu odpadów i wagi wprowadzanych do obrotu opakowań.
Kto się musi rejestrować w BDO? Obowiązkowi rejestracji w BDO podlegają podmioty wymienione w art. 50 ust. 1 oraz art. 51 ust. 1 ustawy o odpadach. W art. 50 znajduje się szereg rodzajów działalności, których organizatorzy muszą sami złożyć wniosek o wpisanie do Bazy. Natomiast art. 51 wymienia przypadki podlegające wpisaniu do BDO z urzędu przez marszałka województwa.
Korzyści i niedogodności
Wymóg rejestracji i przekazywania raportów do BDO dotyczy również firm wprowadzających na nasz krajowy rynek produkty elektroniczne i informatyczne. Jak dużo ich jest, nie wiadomo, gdyż podmioty zarejestrowane w bazie nie są klasyfikowane pod względem reprezentowanej branży. Wiadomo natomiast, że również branży IT nie są obce problemy związane ze składaniem sprawozdań do BDO. I chociaż funkcjonowanie tej bazy jest generalnie dobrze oceniane, między innymi przez dystrybutorów, to pozytywny obraz sytuacji psują niejednokrotnie drobne, acz uciążliwe mankamenty.
– Dobrze, że istnieje system BDO, ale jednocześnie widać miejsca, w których należałoby poprawić jego funkcjonalność, w tym wprowadzić elementy automatyzujące procesy oraz zwiększające intuicyjność obsługi – ocenia Mariusz Ćwik, kierownik administracji w AB.
Przykładowo, gdy podmiot przekazujący tworzy kartę przekazania odpadów (KPO), a jeden z dalszych uczestników procesu (np. przyjmujący) nie dopełnia jakiejś czynności, to wtedy KPO zostaje zawieszona i nie można dokończyć składania sprawozdania. A przekazujący nie ma wpływu na działania dalszych uczestników procesu. Można by oczekiwać, że system będzie pilnował realizacji procesu i przypominał poszczególnym podmiotom o czekających zadaniach.
Usprawnienia, zdaniem Mariusza Ćwika, wymagałaby również sytuacja, gdy po utworzeniu nowej KPO nowym kodem trzeba następnie ręcznie utworzyć kartę ewidencji odpadów (KEO). A przecież mogłaby ona zostać utworzona automatycznie. Utrudnieniem jest również to, że nie można wygenerować złożonego sprawozdania na przykład w formie PDF i zachować jako dokumentacji. Firmy potrzebują często przesłania czy udostępnienia sprawozdań lub części danych w nich zawartych i okazuje się, że w BDO nie przewidziano takich możliwości. A użytkownik powinien móc dowolnie pobierać swoje dane w celu ich dalszego wykorzystywania.
– Główną korzyścią z funkcjonowania BDO w branży IT jest możliwość zdalnej obsługi wszystkich wymagań systemu gospodarowania odpadami, niezależnie od miejsca i czasu pracy osób zajmujących się obsługą bazy. Jest to szczególnie istotne w kontekście pandemicznych obostrzeń oraz w sytuacji, kiedy działalność gospodarczą prowadzi się pod różnymi adresami i gdzie indziej jest zlokalizowana siedziba firmy, a gdzie indziej jej magazyny czy oddziały – mówi Ireneusz Żyziński, specjalista ds. logistyki, odpowiedzialny za BDO w Veracomp – Exclusive Networks.
Jego zdaniem, dodatkowo dużym atutem BDO jest bardzo dobrze opracowany system instrukcji, do wyboru w formie prezentacji bądź filmów, w zależności od preferencji w sposobie przyswajania wiedzy oraz wyszukiwarka po słowach kluczowych. System działa generalnie sprawnie i efektywnie, a jego obsługa nie nastręcza problemów tym, którzy się z nim zapoznali.
Duża niedogodność może natomiast pojawić się w przypadku przedsiębiorstw stale zwiększających swoją ofertę handlową i wprowadzających na rynek kilkadziesiąt bądź więcej marek sprzętu elektrycznego i elektronicznego (EiE) podzielonego dodatkowo na wymienione w ustawie grupy oraz na produkty typu B2B i B2C.
– W tym wypadku wpisywanie danych z klawiatury stanowi spore utrudnienie, które można jednak wyeliminować poprzez wdrożenie mechanizmu importu do BDO plików łatwych do przygotowania w każdym średniozaawansowanym ERP-ie – ocenia Ireneusz Żyziński.
Brak jasności i zrozumienia Jak podaje Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy, który jest operatorem BDO, z informacji pochodzących z infolinii BDO wynika, że przedsiębiorcy mają głównie problemy z nieznajomością przepisów i ich niezrozumieniem. Jest to skutek złożoności samych przepisów, jak również dużej ilości ustaw i rozporządzeń odnoszących się do gospodarki odpadami. Do obsługi samego systemu zgłaszanych jest znacznie mniej pytań. Użytkownicy pytają przede wszystkim o to: w jaki sposób prowadzić ewidencję odpadów, czy muszą się w ogóle rejestrować w BDO, a jeśli tak to w jakim dziale, jakie sprawozdania muszą wypełniać, które konkretnie działy w sprawozdaniach muszą wypełniać, do kiedy należy przekazać sprawozdania i komu. Aby ułatwić firmom korzystanie z systemu, Instytut Ochrony Środowiska udostępnia materiały instruktażowe oraz prowadzi szkolenia.
Od modułu do modułu
Żeby zrozumieć problemy, z jakimi mają do czynienia wprowadzający sprzęt na rynek, trzeba przyjrzeć się, jak wygląda system BDO. Składa się z trzech modułów: pierwszy to moduł rejestracji (wszystkie podmioty uczestniczące w procesie wprowadzania produktów, z których potem powstają odpady, muszą być zarejestrowane w BDO); drugi moduł to ewidencja odpadów (obejmuje kartę przekazania odpadów i kartę ewidencji, m.in. zużytego sprzętu); trzeci zaś moduł dotyczy sprawozdawczości (organizacje odzysku muszą składać sprawozdania w swoim imieniu oraz w imieniu swoich klientów). I to właśnie z trzecim modułem wiążą się największe problemy.
– Tutaj został popełniony grzech pierworodny BDO. Projektanci założyli bowiem, że każdy podmiot będzie składał sprawozdania sam, w swoim imieniu. Zapomniano, że są przepisy, które mówią, że jeżeli wprowadzający sprzęt ma umowę z organizacją odzysku, to organizacja odzysku sporządza sprawozdanie. Został udostępniony specjalny interfejs API, dzięki któremu oprogramowanie organizacji odzysku może się komunikować z BDO. Na tej podstawie organizacja odzysku może automatycznie złożyć sprawozdania w imieniu swoich klientów. Problem w tym, że oprogramowanie BDO cały czas się zmienia. I teraz, żeby złożyć sprawozdania za 2020 r., trzeba było zrobić całą masę różnych poprawek w stosunku do tego, co było w 2019 r. Bolączką jest przy tym to, że operator BDO nie informuje, że coś zostało zmienione – tłumaczy Dominik Dobek, dyrektor ds. realizacji projektów w Związku Cyfrowa Polska.
Inny problem związany jest z tym, że organizacje odzysku muszą uzyskać od swoich klientów klucze dostępowe do ich kont. A to oznacza, że każdy klient musi się zalogować przez swój profil zaufany, aby potem móc udostępnić klucze. A przecież ustawa mówi, że to organizacja odzysku sporządza sprawozdanie. Dlatego też, zdaniem przedstawiciela Związku Cyfrowa Polska, to ona powinna ze swojego konta w BDO móc przesłać sprawozdania w imieniu swoich klientów.
Trudności firmom przysparza również fakt, że nie jest jeszcze gotowy moduł zaświadczeń i nie wiadomo, na kiedy będzie gotowy. Do tej pory podmioty, które dokonywały recyklingu, albo prowadziły inne procesy odzysku, wystawiały zaświadczenie potwierdzające ten fakt. Informacje z tych zaświadczeń służą do zliczenia poziomów recyklingu i odzysku, którym są poddane odpady uzyskane w procesie przetworzenia zużytego sprzętu. Obecnie nie wiadomo jak i kiedy takie informacje będzie można pozyskać.
– Sądzę, że aby BDO funkcjonowało tak, jak należy, potrzebne są jeszcze jakieś dwa lata, aby dopracować oprogramowanie. Aczkolwiek sama idea BDO to dobra inicjatywa i w perspektywie czasu powinna się sprawdzić – podsumowuje Dominik Dobek.
Podobne artykuły
Pandemia przyspieszyła cyfrową (r)ewolucję
Po przeniesieniu ludzi do domowych biur wyraźnie zwiększyło się zapotrzebowanie na digitalizację dokumentów. To dopiero początek trendu, który może potrwać jeszcze przez długie lata.