Archiwizacja poczty z wartością dodaną

Najważniejszym narzędziem komunikacyjnym w przedsiębiorstwach niezmiennie pozostaje poczta elektroniczna. Przesyła się nią niemal 90 proc. informacji o decyzjach biznesowych, umów i dokumentów finansowych. Poza tym w wielu przypadkach firmy są zobowiązane przez prawo do przechowywania wiadomości elektronicznych przez określony czas.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba e-maili gwałtownie rośnie, w dodatku najczęściej w niekontrolowany sposób. Chociaż firmy od dawna nie mają wątpliwości, że archiwizacja poczty jest niezbędna, w praktyce nie zawsze potrafią ten proces skutecznie przeprowadzić. Co więcej, mimo że narzędzia do przechowywania plików i zarządzania nimi (w tym oprogramowanie do archiwizowania
e-maili) oferują coraz większe możliwości, przedsiębiorstwa wciąż nie potrafią się nimi właściwie posługiwać.

Powszechnie bowiem interakcja, np. z systemem do archiwizowania poczty, kończy się na zainstalowaniu i skonfigurowaniu narzędzia, którego potem trudno użyć. Może to prowadzić do poważnych problemów z odzyskiwaniem danych. Tymczasem w nowoczesnej firmie jedynym wartościowym archiwum pocztowym jest takie, którego zarówno dział IT, jak i użytkownicy używają na co dzień.

Skrzynka o nieograniczonym rozmiarze

Rozwiązanie Cryoserver zaspokaja potrzeby większości przedsiębiorstw, które borykają się ze stworzeniem i skutecznym egzekwowaniem reguł polityki zarządzania pocztą elektroniczną, przechowywania wiadomości e-mail oraz wykorzystywania treści w nich zawartych. Takiej, która spełniałaby wymagania zarówno biznesowe, jak i prawne.

Oprogramowanie to służy do tworzenia archiwum o praktycznie nieograniczonym rozmiarze, do którego bezpiecznie kopiuje się w czasie rzeczywistym e-maile docierające do serwera pocztowego. Cryoserver umożliwia użytkownikom szybkie samodzielne odzyskiwanie e-maili z archiwum, co oszczędza czas i zmniejsza liczbę zapytań kierowanych do działów IT. Ogranicza także znacząco wykorzystanie zasobów przez serwer pocztowy, ponieważ kompresuje, deduplikuje i szyfruje e-maile na oddzielnym serwerze. W rezultacie oszczędność przestrzeni dyskowej przeznaczonej dla serwera pocztowego może wynosić nawet 75 proc. Cryoserver przekształca zawartość dotychczas wykorzystywanych plików z wiadomościami z poczty elektronicznej w jedno łatwe do przeszukiwania archiwum. Dzięki temu spada ryzyko uszkodzenia bazy z e-mailami, na co szczególnie podatne są pliki PST.

Produkt marki Cryoserver jest przeznaczony dla firm każdego rodzaju i wielkości – od małych i średnich do ISP. Może być instalowany w siedzibie klienta, ale jest też oferowany w modelu Software as a Service. W wersji do instalacji jest dostarczane jako appliance działający w trybie plug-and-play albo oprogramowanie wdrażane na sprzęcie klienta lub wirtualnym serwerze. Bez względu na to, jaką wersję wybierze klient, Cryoserver zapewni ten sam poziom bezpieczeństwa i niezawodności oraz komfort użytkowania. Rozwiązanie umożliwia zdalny dostęp do archiwum, np. przy użyciu aplikacji mobilnych dostosowanych do urządzeń z systemami Android, iOS, Windows Mobile i BlackBerry OS.

Uwaga, nadchodzi GDPR

Jednym z najważniejszych argumentów za zainwestowaniem w rozwiązanie do archiwizacji poczty jest konieczność zachowania zgodności z przepisami prawnymi. To kryterium wyboru stało się jeszcze ważniejsze ze względu na nowe unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli General Data Protection Regulation. Jest ono obecnie jednym z najgorętszych tematów w branży IT, ponieważ wejdzie w życie już w 2018 r. W efekcie każde przedsiębiorstwo musi już dziś znacznie więcej uwagi poświęcić sposobom zabezpieczania informacji, także przesyłanych pocztą elektroniczną.

GDPR obejmuje wszelkie formy działań związanych z danymi. Wprowadza przepisy dotyczące bezpieczeństwa informacji, odpowiedzialności za nie, retencji wiadomości e-mail i powiadomień o naruszeniu ochrony danych osobowych. Rozporządzenie wzmacnia mechanizmy ochrony prywatności, które mają być stosowane domyślnie, już w fazie projektowania procesów i rozwiązań IT. Dotyczy to m.in. prawa do bycia zapomnianym oraz do przesyłania danych między usługodawcami. W ten sposób GDPR wpłynie na działanie wszystkich przedsiębiorstw, a już szczególnie tych, których praca wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych i informacji przechowywanych cyfrowo (np. w postaci e-maili). Do zaostrzonych wymogów będą musiały dostosować się zwłaszcza takie sektory jak administracja państwowa, ochrona zdrowia oraz usługi finansowe i prawne.

Nowe przepisy znacznie bardziej rygorystycznie traktują kwestię powiadamiania władz o naruszeniu ochrony danych osobowych. Niedopełnienie procedur będzie skutkowało niezwykle wysokimi grzywnami (dochodzącymi do 20 mln euro bądź 4 proc. całkowitego dochodu firmy). Nie powinno być zaskoczeniem, że najwięcej naruszeń ochrony informacji dokonują pracownicy odchodzący z przedsiębiorstw, wykorzystujący dane, do których mieli dostęp. Dlatego tak istotne staje się właściwe desygnowanie praw dostępowych oraz umiejętność ich audytu. Ponieważ firmy będą miały jedynie 72 godziny na poinformowanie odpowiednich organów o naruszeniu ochrony danych, bardzo ważna staje się możliwość szybkiego odszukiwania i odzyskiwania wiadomości e-mail.

Na przedsiębiorstwa zostanie nałożony obowiązek przechowywania informacji przez zadany czas (zależny od typu danych) oraz niszczenia danych osoby chcącej skorzystać z prawa do bycia zapomnianym. Każdy będzie mógł także wystąpić z wnioskiem o dostęp do swoich danych, by dowiedzieć się, jakie informacje są w posiadaniu firm. Dlatego przedsiębiorstwom, które będą miały do czynienia z wieloma tego typu zleceniami, posiadanie szybkich i precyzyjnych narzędzi do przeszukiwania dużych baz danych zapewni znaczną oszczędność czasu.

Archiwizowanie poczty najważniejsze

Gdy przepisy się zaostrzają, coraz więcej zależy od systemów zarządzania plikami, takich jak archiwizacja poczty. Skorzystanie z rozwiązania Cryoserver umożliwia zachowanie zgodności z regulacjami, bez względu na to, jak szybko będą przyrastać dane.

Rozporządzenie GDPR sprawia, że rośnie znaczenie takiego rozwiązania do archiwizacji poczty, z którego łatwo korzystać. Dzięki temu pracownicy zyskują dostęp do potrzebnych danych bez kontaktowania się z działami IT. Te z kolei mogą ustalać reguły retencji wiadomości e-mail, by dane były usuwane w odpowiednim momencie. Mają też możliwość dokonywania kontrolnych przeszukiwań i usuwania efektów nadużyć w przypadku wykorzystywania dostępu do cudzych skrzynek pocztowych przez uprzywilejowanych użytkowników.

Wyłącznym dystrybutorem rozwiązania Cryoserver w Polsce jest AKBIT.

Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.