Pracownik biurowy w UE średnio aż 50 proc. czasu pracy poświęca na realizację powtarzalnych i mało kreatywnych czynności. To m.in. tworzenie i aktualizacja dokumentów w Wordzie czy Excelu. Według raportu 10 proc. czasu pracy zajmuje ręczne wprowadzanie danych – kopiowanie i przenoszenie ich pomiędzy aplikacjami takimi jak Excel czy systemami CRM lub ERP. Nawet milion operacji kopiuj – wklej wykonuje w ciągu roku 20-osobowy dział w firmie. Zmierzyła to firma ProcessMaker, specjalizująca się w automatyzacji. Przeanalizowała ona anonimowe dane z 4 mln urządzeń w firmach, które wcześniej wyraziły zgodę na przetwarzanie danych.

Takie nieefektywne wykorzystanie siły roboczej oznacza spore straty finansowe dla firm, a do tego spadek zaangażowania pracowników, znużonych wykonywaniem monotonnych czynności.

Zmienia się podejście do AI

Z badań ProcessMaker wynika, że pracownik biurowy spędza 1,5 godz. w tygodniu na wyszukiwaniu i organizowaniu plików w folderach, 2,5 godz. na obsługę aplikacji e-mail. Firmy szukają więc wsparcia w sztucznej inteligencji, aby automatyzować zadania.

Część zainwestowała w AI spore pieniądze licząc na szybki zwrot z inwestycji. W przypadku zaawansowanych projektów Gartner szacuje takie wydatki na 5 do 20 mln dolarów. Jednak zdaniem analityków nawet 30 proc. projektów zostanie zawieszonych do końca 2025 r. na etapie proof of concept – z powodu niskiej jakości danych, ryzyka, nieprzewidywalnych kosztów i trudnej do zdefiniowania wartości biznesowej.

„Na popularności zyskują rozwiązania, które łatwo się integrują oraz są szybko przyswajalne przez użytkowników” – twierdzi Michał Makowski, Senior Solution Manager z NTT Data.Są to np. usługi, które pomagają w codziennej pracy, jak Copilot dla Microsoft 365.

Niektóre firmy tworzą własne boty. Są to zazwyczaj proste rozwiązania low-code lub no-code. Nowym zjawiskiem jest tworzenie botów dziedzinowych, które mają być wsparciem dla specjalistów.

„Taki bot nie odpowie na pytanie, ile km ma księżyc, ale np. wyszuka potrzebną informację na podstawie załączonego zbioru wielu dokumentów operacyjnych albo oceni czy dane na projekcie opakowania są zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Człowiekowi zajmie to kilkanaście minut, wirtualnemu asystentowi kilka sekund” – tłumaczy Łukasz Piotrowicz, Data & AI Technology Strategist z Crayon.

Wyzwania związane z przepisami

Na takie wąsko wyspecjalizowane rozwiązania decydują się najczęściej działy prawne, HR i finansów. Zdarza się, że w ramach jednego działu takich botów powstaje kilka a w skali firmy nawet kilkadziesiąt lub więcej. To rodzi wyzwania nie tylko w zarządzaniu budżetami na generatywną sztuczną inteligencję. Organizacja musi także przestrzegać zgodności z regulacjami, takimi jak AI Act i ISO 42001.

„Firma musi wiedzieć, kto ma dostęp do botów, zarządzać uprawnieniami, jakością botów oraz źródłami danych. Przy dużej ilości botów pojawia się więc problem nie tylko z przejrzystością budżetów, ale też bezpieczeństwem. Stąd rosnąca popularność platform do zarządzania rojem botów, zapewniających pełną transparentność wydatków na AI i audytowalność całego środowiska” – twierdzi Łukasz Piotrowicz.

Według Mordor Intelligence wartość rynku inteligentnych wirtualnych asystentów wzrośnie z 14,77 mld dol. w 2024 r. do 60,83 mld dol. w 2029 r. Oznacza to wzrost na poziomie średnio 32,72 proc. co roku. Zdaniem analityków decydujący wpływ na tak szybki rozwój ma postęp w dziedzinie sztucznej inteligencji.