Aż 86 proc. sprzedających w przetargach IT twierdzi, że początkowe terminy nie są dotrzymywane, choć większość z nich (57 proc.) przyznaje, że terminarze są aktualizowane na bieżąco – według raportu Accenture i PSML. Badanie objęło praktyki zakupowe dużych firm działających w Polsce (nie są to przetargi publiczne)

Według odpowiedzi, dwa razy więcej kupujących w przetargach IT (27 proc.) niż sprzedających (14 proc.) wskazało, że harmonogramy postępowań są dotrzymywane. Jednak nawet ta bardziej optymistyczna ocena oznacza, że mniej niż 1/3 harmonogramów pozwala realistycznie zaplanować taki proces. Różnice w postrzeganiu terminowości między nabywcami i oferentami mogą świadczyć o braku odpowiedniej komunikacji między stronami. Według badania, aż 27 proc. kupujących opracowuje harmonogram tylko dla użytku wewnętrznego.

Grożą konflikty w zespole przetargowym

Aż 56 proc. respondentów wskazało, że w ich firmach menedżerowie średniego lub wyższego szczebla z działów biznesowych oraz IT pełnią najważniejsze role w zespole przetargowym. Zdaniem autorów raportu może to rodzić napięcia wynikające z różnic w hierarchii i presji wywieranej przez osoby na wyższych stanowiskach. Takie różnice mogą wpłynąć na obiektywność podejmowanych decyzji i sprawność procesu.

Zdaniem autorów raportu efektywnie działający zespół przetargowy powinien składać się z osób o zróżnicowanych kompetencjach i podobnej hierarchii. Ponadto, dział zakupów obok działu IT powinien zaangażować się w proces od początku, jeszcze przed opracowaniem specyfikacji i doboru oferentów. Raport przekonuje, iż dział zakupów wnosi obiektywizm i perspektywę dotyczącą kosztów, ryzyka i możliwości rynku. Przeprowadzić obiektywną analizę będą mogły osoby posiadające kompetencje zarówno techniczne, jak i zakupowe.

Za dużo szczegółów w przetargach IT, za mało selekcji

Analiza pokazała tendencję firm do zbyt szczegółowego opisywania specyfikacji funkcjonalnej i technicznej na etapie przygotowania. Taka praktyka często komplikuje proces, przyczyniając się do wyższych kosztów projektu i mniejszej liczby ofert. Autorzy raportu sugerują, by kupujący skupili się na kluczowych wymaganiach biznesowych, zamiast na dopracowywaniu szczegółów technicznych.

Aż 31 proc. badanych firm przyznaje, że nie stosuje usystematyzowanych metod doboru oferentów. Może to prowadzić do dużych rozbieżności cenowych otrzymanych ofert. Cena ma co najmniej 50 proc. wagi u 41 proc. badanych. Kupujący mają problem w dostrzeżeniu i analizie różnić pomiędzy ofertami. Zwiększa to ryzyko nietrafionej decyzji

Aż 46 proc. nabywców w przetargach nie robi jednak analizy postępowania. Nie wyciągając wniosków z poprzednich doświadczeń, mogą powielać te same błędy w kolejnych przetargach IT.

Analizę zawiera Raport zakupowy Accenture i PSML.