Kary za niewystawienie faktury w systemie, specyficzne dane wymagane dla e-faktury ustrukturyzowanej czy docelowo brak możliwości wystawiania dokumentów księgowych przy zastosowaniu kas rejestrujących. To tylko kilka zmian, jakie niesie ze sobą nowa ustawa, która od 1 stycznia 2024 r. całkowicie zmienia sposób wystawiania faktur przez przedsiębiorców. Czasu na przygotowanie się będzie niewiele. Do 23 grudnia br. trwają konsultacje projektu ustawy.

Obecnie można dobrowolnie wypróbować KSeF, ale zainteresowanie jest nikłe. Jak informuje Ministerstwo Finansów, tylko 90 podmiotów z blisko 1,9 miliona podatników VAT korzysta dziś z udostępnionej przez resort wersji KSeF.

Co się zmieni

Drugi etap transformacji, przewidziany na 1 stycznia 2025 r., zakłada likwidację możliwości wystawiania na kasie rejestrującej faktur uproszczonych (np. paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł).  Po wprowadzeniu zmian, taki paragon nie będzie już uznawany za fakturę.

Najnowszy projekt rozporządzenia w sprawie KSeF narzuca zmiany w API rozwiązania. Opublikowano definicję nowego interfejsu, z którego wynikają modyfikacje pomocne w poprawnej integracji z rozwiązaniem rządowym. Zmieniona została struktura danych identyfikacyjnych, definicja adresu kontrahenta, sposób poprawiania danych podmiotów w fakturach korygujących. Uwzględniono też więcej ról podmiotów trzecich.

Ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku

Zaproponowano bardziej szczegółowe rozbicie kwot VAT, dodanie nowych adnotacji i komentarzy, nowy sposób wskazywania w fakturze korygującej referencji do faktury wystawionej poza KSeF, a także ceny jednostkowe prezentowane z dokładnością do czterech miejsc po przecinku (czyli jednej setnej grosza).

Czas nagli. Firmy muszą wprowadzić wiele zmian

Ministerstwo Finansów apeluje, aby nie zostawiać wdrożenia KSeF na ostatni moment.

„Rok na wdrożenie poważnych zmian w systemach do fakturowania, które muszą w wielu firmach być odpowiednio zintegrowane z innymi rozwiązaniami to bardzo krótki okres czasu” – podkreśla Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Jak zauważa ekspert, przeanalizowanie systemów i wszystkich niezbędnych danych, uwzględnienie złożoności schemy e-faktury ustrukturyzowanej i niezbędne testy integracji to zadania bardzo czasochłonne. Ale to nie wszystko, z czym muszą zmierzyć się przedsiębiorcy.

KSeF zmieni procesy w całej firmie

Zwłaszcza dla dużych podmiotów KSeF stanowi rewolucję i wymaga bardzo poważnych zmian w procesach i procedurach.

„Procesy powiązane z fakturowaniem dotykają wielu obszarów w organizacji np. finansów, sprzedaży, działu IT, logistyki, więc tak duża zmiana jak wdrożenie KSeF może znacząco zmodyfikować ich charakter, a nawet wprowadzić konieczność ich przemodelowania” – mówi Michał Sosnowski.

Dlatego tak ważne jest, aby jak najwcześniej przygotować się do wdrożenia KSeF, by cała organizacja miała czas na przystosowanie do nowego systemu i eliminację ewentualnych błędów.

Są też plusy nowego systemu

Według dostawcy oprogramowania zaletą nowych rozwiązań do e-faktur jest możliwość integracji z szerszym oprogramowaniem, odpowiedzialnym za inne segmenty księgowości, IT czy HR. Pozwala to na zwiększenie bezpieczeństwa, ujednolicenie procesów i skrócenie czasu przekazywania informacji i dokumentów. Wybrany system pośredniczący komunikuje się z rozwiązaniem rządowym, jednocześnie przejmując od klienta obowiązek dostosowania się do konkretnych wytycznych i odpowiedzialność za monitorowanie statusu.

Do tego dochodzi m.in. szybszy niż obecnie zwrot VAT (w ciągu 40 dni), łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur, uproszczenie obowiązków sprawozdawczych.

Dla fiskusa kluczowe jest to, że KSeF dodatkowo uszczelni system podatkowy. Resort finansów liczy na 1,8 mld zł więcej wpływów z VAT w pierwszym roku działania KSeF. W ciągu 10 lat suma korzyści ma przekroczyć 10 mld zł.

Kara 100 proc. podatku

Jak już informowaliśmy, przewidziano kary finansowe za brak wystawienia faktury w KSeF. MF określiło je na 100 proc. podatku wykazanego na fakturze. W przypadku, gdy faktura nie będzie obejmowała kwoty podatku, kara wyniesie do 18,7 proc. kwoty należności ogółem na FV. W przypadku niewystawienia dokumentu bądź wystawienia go niezgodnie z tzw. schemą, minimalna kara została określona na poziomie 1 tys. zł.

Kary mają być nakładane po półrocznym okresie na dostosowanie, od 1 lipca 2024 r., przez urzędników poprzez wydanie decyzji, a więc podatnicy zapłacą je bez konieczności wezwania, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.