Krajowy System e-Faktur nie będzie obowiązkowy od kwietnia 2023 r., jak pierwotnie chciał resort finansów. Termin przełożono na 1 stycznia 2024 r. Zgodę na taką zmianę wydała rada UE.

To odpowiedź na głos biznesu. Przedsiębiorcy alarmowali, że potrzebują więcej czasu na przygotowania do wdrożenia nowych obowiązków. Będą mieli więc więcej miesięcy na przygotowanie, testowanie, szkolenia, wdrożenie nowego systemu. Resort finansów decyzję Brukseli musi jeszcze przekuć na nową ustawę.

Tego jeszcze nie było

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to nie to samo, co obecnie funkcjonujące e-faktury, lecz nowe rozwiązanie, oparte na platformie zbudowanej przez Ministerstwo Finansów. Wraz z wprowadzeniem nowego obowiązku będzie musiał korzystać z niego każdy przedsiębiorca mający siedzibę na terytorium Polski – czyli czynni płatnicy VAT, osoby prowadzące działalność gospodarczą i zwolnione z VAT-u, podatnicy OSS z polskim NIP-em (możliwe, że nie tylko, na razie nie jest jasne, czy krąg podmiotów będzie szerszy).

Do korzystania z KSeF trzeba posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub e-pieczęć, zaufany podpis albo token. Będą potrzebne do uwierzytelniania. Ma być też opcja uwierzytelniania po zgłoszeniu danych do urzędu skarbowego.

Obecnie w system KSeF można wejść dobrowolnie i sprawdzić jak (i czy) działa. Resort finansów udostępnił odpowiednie narzędzia.

VAT w 40 dni

Celem KSeF jest wprowadzenie powszechnego standardu zapisu faktur (tzw. ustrukturyzowanych w formacie XML), automatyzacja i przyspieszenie obsługi, co powinno też przyspieszyć rozliczenia. Dzień wystawienia faktury jest dniem wprowadzenia jej do systemu, a odbioru – przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Użytkownikom KSeF fiskus obiecuje zwrot VAT-u w ciągu maksymalnie 40 dni. Dla skarbówki KSeF ma też tę zaletę, że uszczelni system.

Firmy nie będą musiały przechowywać faktur i wystawiać duplikatów. Każda faktura ustrukturyzowana będzie automatycznie archiwizowana w systemie przez 10 lat. To przykładowe zalety.

Kilkaset pól na fakturze

Niestety nowe e-faktury to oczywiście nie sam miód. Firmy muszą dostosować istniejące systemy informatyczne do KSeF. Te, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. ERP) albo rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji dostosowanych do KSeF – zauważa Webcon.

Kolejny kłopot to skomplikowana struktura nowego formularza e-faktury – został przygotowany na każdą ewentualność, więc zawiera… kilkaset pól. Zatem jego poprawne wypełnienie będzie, wbrew celom wdrożenia systemu, wymagać przynajmniej początkowo więcej czasu niż aktualnie znanej faktury, rośnie też ryzyko błędów.

Tym samym, jak to bywa w czasie zmian przepisów, trzeba będzie przeszkolić pracowników, jak korzystać z KSeF i związanych z nim narzędzi oraz jak wypełniać faktury. Co znów równa się poświęcony na to czas i pieniądze, zwłaszcza w większych firmach, gdzie ileś osób w różnych działach wystawia faktury (więc rośnie też ryzyko pomyłek). Z kolei mikrofirmy obsługiwane przez biura rachunkowe po przejściu na KSeF powinny liczyć się z podwyżką opłat.

Tym niemniej jak szacuje Webcon na przykładzie firmy wystawiajacej rocznie 42 tys. faktur oszczędność czasu po wdrożeniu KSeF oszacowano na ok. 2 tys. godz. (czyli mniej więcej 1 etat w ciągu roku).