Tylko 16 proc. przedsiębiorców korzysta z platform zarządzania dokumentami elektronicznymi i jedynie 3 proc. z elektronicznej identyfikacji tożsamości – według Asseco. Jednocześnie już 3/4 używa podpisu elektronicznego.

Tak duża dysproporcja pokazuje, że firmom jest nadal daleko do całkowitej rezygnacji z dokumentów papierowych. Dane dotyczą przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 100 pracowników.  

„Mamy do czynienia z tzw. luką paperless, co oznacza, że firmy wdrażają narzędzia w ograniczonym i punktowym zakresie, co nie pozwala na pełną rezygnację z papieru” – komentuje Andrzej Dopierała, prezes Asseco Data Systems i wiceprezes Asseco Poland.

„Przedsiębiorcy nadal drukują, przesyłają i archiwizują dokumenty w postaci papierowej w obszarach, w których szybciej i efektywniej można to zrobić cyfrowo. Sytuacja dotyczy zarówno relacji pomiędzy firmami, jak również w kontaktach z konsumentami, a także wewnętrznych procesów firm” – dodaje.

Elektroniczna identyfikacja nadal w niszy

Elektroniczną identyfikację tożsamości wdraża przede wszystkim sektor finansowy, by usprawniać procesy obsługi klienta. Wiele branż nadal uznaje je za zbyt specjalistyczne.

Co do e-podpisu, to jego zastosowanie znacznie przyspieszyła pandemia. Niemal wszystkie – 96 proc. pytanych organizacji – stosują kwalifikowany podpis elektroniczny czyli taki, który jest równoważny podpisowi odręcznemu. Podpis zaufany lub zwykły wybrało 41 proc. firm.

E-podpis podoba się pracownikom i klientom

Co istotne, według deklaracji respondentów, wdrożenie podpisu elektronicznego jest pozytywnie odbierane zarówno przez pracowników (84 proc.), jak i klientów oraz partnerów biznesowych (79 proc.).

Firmy doceniają korzyści związane z digitalizacją dokumentów – oszczędność czasu (73 proc.) i pieniędzy (64 proc.).

„Może to oznaczać, że w firmach mamy do czynienia z coraz większym otwarciem na zmianę, która wiąże się z transformacją cyfrową” – uważa Andrzej Dopierała.

Jak zauważa, transformacja cyfrowa wymaga przygotowania na zmianę nie tylko od strony procesowej, ale też mentalności ludzi, którzy często są przywiązani do obowiązujących procedur.

———————————————————-

Dane zawiera raport „Luka paperless i inne wyzwania na drodze cyfryzacji dokumentów w biznesie”. Badanie zostało przeprowadzone przez Civitta Polska na zlecenie Asseco Data Systems metodą CATI na próbie 316 firm zatrudniających 100 lub więcej pracowników.