Od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla największych przedsiębiorców wystawiających faktury, którzy osiągnęli w 2024 r. obroty powyżej 200 mln zł. To jest 4.213 podmiotów. Od 1 kwietnia będzie obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców z małym wyjątkiem, ten wyjątek to 1 stycznia 2027 r., kiedy Krajowy System e-Faktur będzie dotyczył tych najmniejszych przedsiębiorców, którzy mają obroty poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie. Natomiast od 1 lutego 2026 r. ten obowiązek dotyczy również wszystkich podmiotów, którzy odbierają faktury.

Zgodnie z ustawą dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą przekraczającą 200 mln zł w roku 2024 będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy – od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą oni musieli wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Ustawa przewiduje, że w związku z wejściem w życie KSeF podstawowy termin zwrotu VAT ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni. Do końca 2026 r. nie będą też stosowane kary za błędy we wdrażaniu nowych przepisów. Znika konieczność drukowania faktur i ręcznego wprowadzania ich do systemów księgowych. Faktury będą przechowywane przez 10 lat w KSeF.

Wprowadzenie KSeF ma zwiększyć dochody budżetu z tytułu uszczelnienia luki VAT. Szef Krajowej Administracji Skarbowej wskazał, że korzyść dla budżetu z uszczelnienia systemu dzięki KSeF w pełnym roku podatkowym to ok. 1,8 mld zł.