W czasie pandemii firmy podjęły wiele transformacji, które były odkładane lub wcale ich nie planowano – wynika z VI Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą.

Jednak według raportu tylko 30 proc. podjętych zadań zakończyło się pełnym sukcesem.

Jeszcze słabiej było w branży IT, gdzie tylko 23 proc. wdrażanych zmian w pełni osiągnęło zakładane cele, a poziom zadowalający – mniej niż połowa z nich.

Najlepiej radziła sobie bankowość i usługi finansowe (pełny sukces w 38 proc.).

Home office celem numer 1

Najczęściej celem zmian w firmach było przejście na pracę zdalną (40 proc.). Spora grupa respondentów, bo 34 proc., deklarowała tutaj całkowite powodzenie.

Kolejne miejsca na liście zadań zajmują: przekształcenia struktury organizacyjnej i redukcja kosztów.

Dopiero na 4 pozycji pojawiały się popularne wcześniej zmiany kultury organizacyjnej, strategii i doskonalenia procesów (30 proc. projektów).

Zdolność firmy do skutecznego wdrażania zmian w okresie pandemii okazała się jedną z najważniejszych kompetencji zapewniających sukces  – mówi Krzysztof Safin, dyrektor Centrum Biznesu Rodzinnego w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu.

30 proc. sukcesów w zmianach IT

Część przemian w firmach była realizowana przez sektor IT lub we współpracy z nim.

Respondenci opisali 42 obszary, które dotyczyły zmiany oprogramowania lub systemu IT. Spośród nich 31 proc. zakończyło się pełną realizacją zamierzeń.

Ponadto 45 przeobrażeń dotyczyło transformacji cyfrowej, z tego według badania 31 proc. przedsięwzięć sfinalizowano z całkowitym sukcesem.

Menedżerowie nie chcieli dzielić się władzą

W sytuacji pandemii, która mogła zagrozić firmom, menedżerowie brali na siebie odpowiedzialność za wdrażane zmiany.

Prawie 30 proc. przekształceń było kierowanych przez zarząd, ponad 20 proc. – przez zespół projektowy złożony z menedżerów, a kolejne 17 proc. jednoosobowo przez zarządzającego przedsiębiorstwem.

Ponad 70 proc. modyfikacji było kierowanych przez zespół, ale tylko co piąta z nich przez zespół projektowy złożony z menedżerów i pracowników.

Przejęcie odpowiedzialności przez menedżerów nie przełożyło się jednak na efektywność działań.

Zespoły kierujące zmianą złożone z menedżerów i pracowników były najskuteczniejsze we wdrażaniu modyfikacji – mówi Jarosław Rubin, partner Szkoły Zarządzania Zmianą.

Według niego efektywność takich zespołów była co najmniej o 20 p.p. wyższa niż innych, jednak liczba zadań kierowanych przez zespoły obejmujące pracowników nie wzrosła wobec poprzedniego roku.

W IT to zarządy wolą decydować

W branży IT aż 30 proc. zmian było prowadzonych przez zarząd. Najskuteczniejsze – jak wynika z badania – zespoły mieszane złożone z menedżerów i pracowników były wykorzystywane równie często.

W rezultacie tylko 22 proc. zmian zarządzanych wyłącznie przez zarządy zostało ocenionych jako pełen sukces (co jest wynikiem gorszym niż 30 proc. dla całego badania).

Natomiast zespoły projektowe złożone z menedżerów i pracowników w sektorze IT miały aż w 43 proc. przypadków osiągnęły całkowite powodzenie.

Najczęściej wdrażane zmiany w IT
W branży IT 6 proc. wszystkich zmian miało ustalony termin, a w 53 proc. przypadków budżet.
Najczęściej realizowane zadania:
„Zmiana struktury organizacyjnej (w tym zmiany obsady stanowisk)”
„Reinżyniering lub doskonalenie procesów”
„Redukcja kosztów”
„Zmiana kultury organizacyjnej”
„Zmiana oprogramowania lub systemu IT”.

Jak zmieniać, to zwinnie

Najczęściej wykorzystywano metodyki zwinne, a potem klasyczne podejście projektowe (kaskadowe).

Trzy główne metody angażowania pracowników to „wyrażenie swojej opinii (przekazywania informacji zwrotnej dotyczącej wdrożenia)”, „wsparcie w postaci coachingu lub mentoringu” oraz „uczestnictwo w spotkaniu inicjującym wdrożenie – kick off meeting”.

Komunikacja w jedną stronę

W zakresie stosowanych narzędzi komunikacji najczęściej w branży IT wykorzystywano „maile z informacjami o postępach projektu”, „intranet” oraz „spotkanie informacyjne dla wszystkich pracowników organizacji”.

Warto się zastanowić, czy metody te zapewniały otwartą i dwukierunkową komunikację w trakcie zmian – zauważa raport.

Jak branża IT może się poprawić

Aby podnieść efektywność wdrażania zmian sektorze IT, warto doskonalić kompetencje i wspierać się ekspertami zewnętrznymi – radzą eksperci.

Warto też zaangażować w procesy przekształceń pracowników.

„Współtworzenie wizji oraz wypracowanie wariantów działań w ramach projektu to najskuteczniejsze formy angażowania pracowników. Z odpowiedzi respondentów wynika, że gdy pracownicy nie mieli wpływu na podejmowane decyzje to skuteczność wdrażania zmiany była na poziomie o 9 p.p. niższa niż w pozostałej grupie” – zauważa Wiesław Grabowski, partner Szkoły Zarządzania Zmianą.

Jak skutecznie przeprowadzić zmianę w firmie
• Zadbaj o kompetencje osób wdrażających zmiany.
• Zatrudniaj ekspertów zewnętrznych.
• Nie stawiaj wszystkiego na jedną kartę – poprzedzaj wdrożenie pilotem.
• W tak zmiennym świecie, nie przywiązuj się do planu.
• Zadbaj o otwartą i dwukierunkową komunikację.

Raport powstał na bazie VI Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą, przeprowadzonego w listopadzie i grudniu 2020 r. przez Szkołę Zarządzania Zmianą. W badaniu wzięło udział 251 przedstawicieli firm i instytucji z różnych branż.