Aż 93 proc. firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat – według badania przeprowadzonego dla Iron Mountain.

Choć organizacje przechowują obecnie średnio 70 proc. swoich zasobów w formacie cyfrowym i odsetek ten rośnie, to biznes wciąż tonie w papierach. Nawet 1/3 respondentów trzyma w biurach ponad 100 tys. pudeł z papierowymi aktami.

Chcą porządkować zasoby

Pierwszy i najważniejszy krok na drodze do paperless stanowi inwentaryzacja dokumentacji, a tym samym zidentyfikowanie zasobów przeznaczonych do zniszczenia, przechowywania lub zdigitalizowania, a także ustrukturyzowanie zgromadzonych danych.

Z danych Iron Mountain wynika, że firmy coraz częściej deklarują zainteresowanie inwentaryzacją dokumentacji. Blisko 67 proc. pytanych twierdzi, że nadaje wysoki lub średni priorytet projektom mającym na celu uporządkowanie zasobów. Najczęściej motywacją jest redukcja kosztów (78 proc.) i ograniczenie ryzyka wycieku danych.

Paperless fundamentem digitalizacji firmy

Organizacje są świadome, że zrobienie porządków w dokumentacji jest fundamentem cyfrowej transformacji. Już 58 proc. decyduje się na taki projekt, aby w przyszłości proces digitalizacji przebiegał płynnie i bezproblemowo.

Z badania wynika, że 79 proc. firm uznaje za ważne lub bardzo ważne weryfikację zasobów na potrzeby późniejszej digitalizacji. Co nie dziwi, skoro według szacunków nawet ¼ papierowych dokumentów jest trudna w identyfikacji w codziennej pracy.

Problemy są hamulcem projektów

Mimo świadomości korzyści wynikających z uporządkowanych zasobów, firmy niejednokrotnie wstrzymują się z projektami.

„Pewne wyzwania utrudniają podjęcie konkretnych działań. Chodzi m.in. o brak odpowiedniego indeksowania zasobów i procedur przechowywania, co skutkuje tym, że dokumenty w pudłach są pomieszane. Jednak według połowy badanych największym problemem okazuje się niedobór personelu” – wyjaśnia Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Przekonuje, że rozwiązaniem dla wymienionych problemów jest outsourcing, który – jak twierdzi menedżer – pozwala ograniczyć zaangażowanie wewnętrznych zasobów o 63 proc. i zwiększyć efektywność działań o 52 proc.