Tylko 8 proc. polskich firm skanuje wszystkie przychodzące do organizacji dokumenty i niszczy ich papierowe wersje – – według badania Insight Lab dla Canona.

Ankietowani pytani, czy ich firmy mają spójną politykę skanowania dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych, w ponad 50 proc. odpowiedzieli, że ich pracownicy skanują firmową dokumentację zgodnie z aktualnymi potrzebami, a 35 proc. postanowiło digitalizować jedynie niektóre dokumenty (np. faktury, umowy).

Spośród przedsiębiorstw na bieżąco digitalizujących dokumenty, 40 proc. wdrożyło centralne skanowanie wszystkich przychodzących umów, faktur i listów

Jak wynika z danych, cyfryzacja biura zyskuje na popularności – odsetek firm, które deklarują, że nie rozważają wprowadzenia nowoczesnych technologii w tym obszarze, zmalał o 13 proc. względem badania z ubiegłego roku.

Michał Mikulski. ekspert od transformacji cyfrowej w Canon Polska, radzi firmom rozpoczynającym digitalizację analizę potrzeb i odpowiedź na pytania: czy digitalizować całe papierowe archiwum? Czy potrzebne będzie skanowanie wybranych umów i faktur? Czy skaner powinien pojawić się w punkcie obsługi klienta, gdzie dokumenty będą skanowane na bieżąco?

To o tyle istotne, że do każdego z tych zadań stosuje się inne rodzaje skanerów. Np. produkcyjne do cyfryzacji dużej ilości dokumentów w krótkim czasie, podczas gdy biurowe urządzenia wielofunkcyjne nadają się do okazjonalnego skanowania. W punkcie obsługi klienta ekspert radzi zainstalować niewielki skaner do dokumentów z podajnikiem na papier.

——–

Badanie wykonano od 20 października do 10 listopada 2022 r. w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI). Obejmowało ono 200 wywiadów w średnich i dużych firmach w Polsce.