Wielu przedsiębiorców nie realizuje odpowiedniej polityki licencjonowania, co prowadzi do kłopotów. Tymczasem koszty licencji i aktualizacji oprogramowania często pochłaniają nawet jedną trzecią budżetu IT – według danych Log System. Firma wskazała najczęściej popełniane błędy związane z polityką licencyjną.

1. „IT cienia”
Pracownicy często bez wiedzy swoich przełożonych instalują rozmaite aplikacje. Jest ryzyko, że znajdą się wśród niech nielegalne kopie lub użytkownicy zapomną o przedłużeniu licencji. Zwłaszcza w dużej firmie trudno zapanować nad takimi praktykami. Coraz szersze jest zjawisko shadow IT, polegające na tym, że pracownicy firmy kupują usługi informatyczne i oprogramowanie bez wiedzy działu IT.

Rada Firma powinna wdrożyć narzędzia lub mechanizmy kontrolujące zakupy wszystkich działów i placówek terenowych.

2. Brak centralnego repozytorium i zły przepływ komunikacji
Bez centralnego systemu zarządzania licencjami trudno je kontrolować w całej firmie, nie ma do nich łatwego dostępu.

Rada Stworzyć repozytorium, w którym będą gromadzone informacje o licencjach oprogramowania. Umożliwią także ich monitoring, np. śledzenie daty instalacji użytkowania i odnawiania licencji. Centralne repozytorium pomaga też nadrobić brak komunikacji pomiędzy działami, ponieważ system zarządzania licencjami i oprogramowanie „widzi” stan aplikacji we wszystkich jednostkach organizacyjnych.

3. Nieznajomość zmieniających się reguł gry
Zasady licencjonowania ulegają częstym zmianom. Śledzenie na bieżąco przepisów i regulacji przerasta możliwości przeciętnych pracowników.

Rada Wdrożenie specjalistycznego oprogramowania, które pozwoli kontrolować problem. Wiąże się to z dodatkowymi nakładami finansowymi, ale biorąc pod uwagę ewentualne koszty związane z karami czy utratą reputacji, taka inwestycja ma uzasadnienie.

4. Licencjonowanie nie jest częścią zarządzania zasobami IT
Kwestie związane z licencjonowaniem oprogramowania często nie wchodzą w skład kompleksowej strategii zarządzania aktywami IT.

Rada Skuteczne narzędzia do kontroli licencjonowania powinny obejmować wszystkie aplikacje używane na dowolnym urządzeniu. To ułatwia pracę administratorom, którzy w ten sposób zyskują kompleksową wiedzą na temat sprzętu i oprogramowania pracującego w organizacji.